Samen gaan we aan de slag met onze toekomstige positie. We reflecteren op de veranderingen in het informatieveld, onze maatschappelijke rol en de wensen van bestaande en potentiële gebruikers. Dit doen we omdat de wereld verandert. De enorme impact van digitalisering op de maatschappij heeft ook impact op de positie, werkwijze en functie van archiefinstellingen. Informatie is steeds vaker en in verschillende vormen digitaal en de gebruikers van nu en in de toekomst hebben heel andere wensen ten aanzien van de toegang tot die informatie.
Toekomstige rol
We werken een nieuw concept voor archiefinstellingen uit: het archief als nutsvoorziening. Dit is uiteraard een metafoor. Een nutsvoorziening levert bepaalde producten of diensten die in het algemeen belang zijn, zoals een energiebedrijf. Vanuit dit oogpunt kan een archiefinstelling in essentie als nutsvoorziening worden gezien, specifiek voor informatie.
De rol archiefinstellingen in het digitale domein kan veranderen van een centrale (opslag en beheer) naar een verdeelstation (het verdelen en distribueren van informatie). De belangrijkste vraag waarover we met elkaar in gesprek willen gaan is wat de implicaties hiervan zijn en vervolgens hoe we hier met elkaar vorm aan kunnen geven.
Belangrijkste verschil
Het belangrijkste verschil met de huidige rol is dat we uitgaan van een kanteling van het heersende perspectief: niet het materiaal, maar de behoeftes van de gebruiker staan voorop. En die gebruiker heeft recht op informatie. Het maakt daarbij niet uit of de informatie wordt gepresenteerd vanuit het regime van de Archiefwet of vanuit de Wet open overheid (Woo). En ook niet of het gecreëerd is door een overheidsorganisatie of een particuliere archiefvormer.
De gebruiker wil integraal kunnen zoeken, vinden, wil verbindingen zien, en wil zoveel mogelijk de informatie in samenhang kunnen bevragen en gebruiken.
Het verdeelstation is de metafoor voor hoe informatie samenkomt en wordt verdeeld. Zo zou het archief om kunnen gaan met informatie. Dus als een informatienutsvoorziening. Het algemeen belang dat hiermee wordt gediend is het bieden van vrije toegang tot informatie.
Het archief als nutsvoorziening wil zeggen dat het archief wordt ingezet als centrale plek voor het faciliteren van alle vormen van gebruik en hergebruik van historische en actuele informatie, ongeacht de reden waarom die informatie is gevormd.
Het verbindende thema is toegankelijkheid van informatie. De nutsvoorziening is opgebouwd uit een omgeving waarin de informatie bewaard kan worden en die is uitgerust is met de benodigde technologie om de informatie op alle mogelijke manieren te kunnen bevragen, raadplegen, interpreteren, koppelen en downloaden.
Voor informatienutsvoorziening voldoen aan 3 uitgangspunten
1. De gebruiker staat centraal;
2. Het gaat in potentie om alle mogelijke informatie;
3. De nutsvoorziening fungeert als verdeelstation en legt verbindingen.
Speciaal hiervoor hebben wij een whitepaper uitgewerkt.
Lees het begeleidend schrijven
Daarnaast ontwikkelen we best practices.
Best practices | Kennisdocument
Het archief van de toekomst is: Het archief als nutsvoorziening. KVAN neemt het voortouw in de transitie van centrale naar verdeelstation. Door het delen van showcasedocumenten met best practices bieden wij inspiratie over hoe andere archiefinstellingen dit vormgeven. Om kennis te delen en als hulpmiddel. Van welke werkwijzen hebben zij gebruik gemaakt?
Volg Pilot Tot op de Bodem
Met maar liefst 19 (archief)instellingen gaat de KVAN pilot ‘Tot op de bodem! Geautomatiseerd toegankelijk maken van archieven’ van start. In dit project fase 1 realiseren we met elkaar een digitale werkwijze die handmatig en tijdsintensief inventariseren kan vervangen. Tijdens de pilot delen we updates vanuit de teams en interviews met de betrokkenen. Je kunt dit hier volgen.
Wat doet KVAN?
KVAN pleit voor het archief van de toekomst: Het archief als nutsvoorziening. KVAN neemt het voortouw in de transitie van centrale naar verdeelstation. Vertegenwoordigers van KVAN nemen daartoe actief deel. Het bestuur van KVAN werkt voor de ontwikkelingen op dit gebied samen met het Nationaal Archief, VNG Realisatie en Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE).
Ook ondersteunt KVAN de (instellings)leden in dit traject door voorlichtingsbijeenkomsten te organiseren, hulpmiddelen zoals de whitepaper op te stellen en best practices te verzamelen en te delen. En KVAN start pilots op.
Welke stappen hebben we in dit traject genomen?
Volg hier de ontwikkelingen in dit verandertraject. Het meest actuele staat bovenaan.
November 2025 | Lancering zevende kennisdocument Best Practice: Woo-dienstverlening door het Noord-Hollands Archief
Bij deze showcase staat één best practice centraal: Woo-dienstverlening door het Noord-Hollands Archief.
Hoe wil het Noord-Hollands Archief al vanaf de creatie van informatie een actieve rol spelen. Een belangrijk onderdeel hiervan is de ontwikkeling van een nieuwe dienstverlening rondom de Wet open overheid. Daarmee positioneert het Noord-Hollands Archief zich komende jaren verder als hét informatiecentrum voor de inwoners van Noord-Holland. Het uiteindelijke doel? Samen werken aan een transparantere overheid, waarbij overheidsinformatie niet alleen toegankelijk is, maar ook duurzaam vindbaar blijft voor iedereen. Het project Woo dienstverlening door het Noord-Hollands Archief richt zich op het opnemen, beheren en publiceren van zowel actieve als passieve Woo-informatie op een speciaal ingericht publicatieplatform.
Download het kennisdocument met Best practice – Woo-dienstverlening door het Noord-Hollands Archief
13 november 2025 | Nutsvoorziening on Tour in ’s Hertogenbosch
> Verslag en foto’s op LinkedIn
4 november 2025 | Werkbezoek: rondleiding digitaliseringstraject
Daar werd duidelijk hoeveel er inmiddels is gebeurd: het grootste deel van de ruim 41 meter fysieke archiefstukken van de 19 deelnemende archiefinstellingen is al gedigitaliseerd. En natuurlijk was het extra leuk om de ‘kar van KVAN’ in het echt te zien tijdens het werkbezoek. Tijdens de rondleiding kregen zij een inhoudelijke toelichting. Aan de hand van archiefmateriaal rondom Marietje Kessels, ingebracht door het Brabants Historisch Informatie Centrum, was te zien wat er technisch allemaal mogelijk is met de gedigitaliseerde stukken.
> Info en foto’s
1 oktober 2025 | Hackaton pilot Tot op de bodem!
De pilot kreeg een creatieve impuls tijdens een hackathon. Vakgenoten van de 20 deelnemende archiefinstellingen kwamen samen om in teamverband te werken aan de vraag: hoe kunnen we data zo structureren dat het bruikbaar en betekenisvol wordt?
> Lees verslag en bekijk de foto’s
September 2025 | Lancering vijfde kennisdocument Best Practice: Het Westfries Archief als informatiedistributiecentrum
Bij deze showcase staat één best practice centraal: Het Westfries Archief als informatiedistributiecentrum.
Het WFA heeft een regionaal informatieplatform ontwikkeld dat gemeenten en regelingen ondersteunt bij duurzaam digitaal informatiebeheer. Vanuit één centrale infrastructuur krijgen partners toegang tot veilige opslag, efficiënte ontsluiting, publicatie en – waar nodig – gecontroleerde vernietiging van digitale informatie. Daarbij blijft de regie altijd bij de bronorganisatie. Zo neemt het WFA een voortrekkersrol in de archiefsector en laat zien hoe toekomstbestendig informatiebeheer in de praktijk vorm kan krijgen.
September 2025 | Lancering zesde kennisdocument Best Practice: Populariteit van het Indisch Oud-Paspoortarchief – CBG
Bij deze showcase staat één best practice centraal: Populariteit van het Indisch Oud-Paspoortarchief – CBG | Centrum voor familiegeschiedenis.
Dit archief bevat circa ruim 140.000 paspoortaanvragen van Indische Nederlanders die in de periode 1950-1959 een paspoort nodig hadden om naar Nederland te reizen. Het gaat hierbij niet om de paspoorten zelf, maar om voorgedrukte aanvraagkaarten waarop persoonsgegevens zijn ingevuld. Er is een index op naam en alle kaarten zijn gescand.
Download het kennisdocument met Best practice – CBG
16 september 2025 | Nutsvoorziening on Tour in Zwolle
> Info & Aanmelden
3 & 4 september 2025 | Startsessies KVAN pilot Tot op de bodem!
Pilot Tot op de bodem! Geautomatiseerd toegankelijk maken van archieven.
> Bekijk hier de foto’s van de eerste dag
16 juni 2025 | Archiefdag 2025 – KVAN Jaarcongres | Totaal Digitaal
Het Het archief van de toekomst is niet het op orde hebben van je archief… Maar het volledig doorzoekbaar hebben van je archief: totaal digitaal! Het archief als nutsvoorziening, als verdeelstation. Niet alleen om het verdelen van data, maar ook door er context aan toe te voegen en door te verwijzen. Het dit jaar gelanceerde CABR is daar hét inspirerend voorbeeld van door de geschiedenis volledig doorzoekbaar te maken. Een uniek en vooruitstrevend pioniersproject, zowel nationaal als internationaal.
> Meer op www.archiefdagen.nl
Mei 2025 | Lancering vierde kennisdocument Best Practice: Oorlog voor de Rechter – CABR
Bij deze showcase staat één best practice centraal: het CABR, het grootste archief over de Tweede Wereldoorlog van Nederland.
Download het kennisdocument met Best practice – Oorlog voor de Rechter
8 mei 2025 | Online informatiesessie Pilot: Tot op de bodem! Geautomatiseerd toegankelijk maken van archieven
KVAN start binnenkort een pilot versneld digitaliseren van (on)gestructureerd materiaal. Dat willen we doen in gezamenlijkheid. Op 8 mei 2025 organiseren wij een informatiesessie voor belangstellenden.
> Info & Meld je aan
> Download Presentatie informatiesessie
Mei 2025 | Lancering derde kennisdocument Best Practice: Proof of Contexts – Stadsarchief Amsterdam en Noord-Hollands Archief
Bij deze showcase staat één best practice centraal: hoe Stadsarchief Amsterdam en Noord-Hollands Archief een samenwerking zijn aangegaan voor ‘Proof of Contexts’. Om te onderzoeken óf en hoe een klassiek geordende archiefinventaris kan worden omgezet naar een netwerkstructuur.
Download het kennisdocument met Best practice – Proof of Contexts
23 april 2025 | Interview met programmamanager over pilot versneld digitaliseren
Ingrid Oostendorp spreekt als programmamanager Nutsvoorziening bij KVAN met archiefinstellingen over de toekomst van het archief als nutsvoorziening. In dit interview vertelt zij over een veelbelovende pilot die zij binnenkort wil starten: Tot op de bodem! Geautomatiseerd toegankelijk maken van archieven. Op 8 mei 2025 organiseert zij een online informatiesessie.
> Lees het interview over de pilot
April 2025 | Lancering tweede kennisdocument Best Practice: Stadsarchief Amsterdam – Openbaarheid en openbaarheidscentrum
Bij deze showcase staat één best practice centraal: hoe Stadsarchief overheidsinformatie ontsluit via het openbaarheidscentrum.
Download het kennisdocument met Best practice – Openbaarheid en openbaarheidscentrum
17 april 2025 | Nutsvoorziening on Tour in Groningen
> Info & Aanmelden
> Fotoverslag LinkedIn
April 2025 | Lancering eerste kennisdocument Best Practice: Het geluid van Groningen
Bij deze showcase staat één best practice centraal: hoe Groninger Archieven audiovisueel erfgoed toegankelijk maakt voor iedereen – óók voor mensen met een gehoorbeperking.
Download het kennisdocument met Best practice – Het geluid van Groningen
April 2025 | Artikel in Archievenblad
> Artikel Best practice nutsvoorziening – Het geluid van Groningen
6 februari 2025 | Nutsvoorziening on Tour in Amsterdam
> Aankondiging
> Fotoverslag LinkedIn
februari 2025 | Artikel in Archievenblad
> Hoe voorbereiding archieven op informatieconsumptie van de toekomst
28 november 2024 | Presentatie op Netwerkevenement Lancering Nationale Strategie Digitaal Erfgoed 2025-2028
Ingrid Oostendorp en Marc Holtman geven een presenstatie met de titel ‘Geschiedenis doorzoekbaar’.
12 augustus 2024 | Programmamanager Nutsvoorziening aangesteld
KVAN heeft Ingrid Oostendorp als Programmamanager Nutsvoorziening aangesteld. De eerste periode is zij in gesprek met archiefinstellingen die hierin al een voortrekkersrol op zich hebben genomen. Zij brengt in kaart:
Hoe zijn de projecten gerealiseerd?
Welke resultaten hebben deze opgeleverd? En…
Waarom zijn ze zo belangrijk voor het archief van de toekomst?
Wat kunnen we gezamenlijk oppakken?
Via de communicatiekanalen van KVAN houdt zij de leden op de hoogte van de ontwikkelingen en ontmoetingen met de leden. Zij doet dit via:
– KVAN Nieuwsbrief
– KVAN LinkedIn, ieder kwartaal #nutsvoorziening
– Speciaal hiervoor opgezet Instagram account: @nuts.voorziening
Wil je hierover meer lezen of meepraten? Volg ons dan op Instagram via @nuts.voorziening
Of mail ons met specifieke voorbeelden naar nutsvoorziening@kvan.nl
17 juni 2024 | Archiefdag 2024: Let’s go nuts!
Het archief van de toekomst is: Het archief als nutsvoorziening. KVAN neemt het voortouw in de transitie van centrale naar verdeelstation. We zijn enthousiast om met elkaar onze maatschappelijke rol vorm te geven. Wat kunnen we nú al doen. Samen leven we ons uit op onze toekomstige positie. Het archief waarin de behoefte van de (nieuwe) gebruiker centraal staat. Doe mee tijdens Archiefdag 2024: Let’s go nuts!
>Terugblik Archiefdag 2024 met foto’s en downloads presentaties op www.archiefdagen.nl
28 februari 2024 | Open kennissessie
Tijdens deze fysieke bijeenkomst bespreken we de whitepaper ‘Het Archief als Nutsvoorziening’. Deze open sessie is voor alle KVAN leden.
6 december 2023 | Lancering whitepaper tijdens ALV KVAN
De leden van KVAN hebben de whitepaper Het archief als nutsvoorziening ontvangen.
Lees het begeleidend schrijven
September 2023 | Managementsessie en Food for Thought sessie
Tijdens deze bijeenkomsten kunnen management en leden meedenken over ‘Het archief als nutsvoorziening’. We bespreken daarin het concept van de ‘whitepaper’ over dit onderwerp aan de hand van een praatplaat.
Download de praatplaat, september 2023
Download de presentatie, september 2023
12 juni 2023 | Panelgesprek op KVAN jaarcongres Archiefdag
De archiefsector heeft de kennis en kunde om overheidsinformatie actief openbaar te maken. Zo kunnen wij meehelpen aan het herstel van het vertrouwen in de overheid bij de burger. Kortom, de archiefsector als nutsvoorziening! Hierover ging het panelgesprek tijdens Archiefdag 2023 met:
Tom De Smet van het Nationaal Archief
Sofie Bustraan, Informatiecommissaris City of Amsterdam
Marc Holtman van Stadsarchief Amsterdam / bestuur KVAN
Anouk Schoemaker van Westfries Archief
Onder leiding van Ellen Van Der Waerden, toenmalige voorzitter KVAN
Lees het verslag van het panelgesprek, 12 juni 2023
6 juni 2023 | Koplopersbijeenkomst
Georganiseerd door Nationaal Archief en KVAN bij Stadsarchief Amsterdam
17 april 2023 | Pleidooi tijdens Food for Thoughts webinar
Thema van de webinar is: Woo en actief openbaar maken van overheidsinformatie.
Sprekers Marc Holtman en Nelleke van Zeeland houden een pleidooi voor het archief als nutsvoorziening. Met daarin hun open.amsterdam als voorbeeld.
Overheidsorganisaties moeten zo veel mogelijk informatie actief openbaar maken (Wet open overheid, Woo). Het realiseren van een heldere en duurzame publicatievorm voor deze informatie is voor hen een uitdaging. ‘De archiefsector kan de oplossing bieden!’, zo werd gepleit in de Food for Thoughts webinar van KVAN en VNG Realisatie. Met een oproep willen zij samenwerking stimuleren.
Lees het artikel over dit pleidooi, 20 april 2023
Kijk de webinar terug, 17 april 2023