Hoe voorbereiding archieven op informatieconsumptie van de toekomst

Toegankelijkheid zorgt ervoor dat de waarde van archieven volledig benut kan worden in dienst van de samenleving. De belangrijkste manier waarop we nu toegang hebben tot die in formatie is door middel van digitalisering. Het archief als nutsvoorziening stelt daarin drie belangrijke principes centraal:
• Niet het materiaal staat centraal, maar de behoeften van de gebruiker.
• Het gaat om historische én actuele informatie.
• Het archief is een verspreider van informatie: een verdeelstation.

Een archiefinstelling die ervoor kiest om een verdeelstation van informatie te zijn, kan haar relevantie, bereik en maatschappelijke impact aanzienlijk vergroten. Door zich te richten op het actief delen van informatie en het toegankelijk maken van collecties blijft de instelling ook relevant voor ‘nieuwe’ of toekomstige gebruikers. De urgentie om te voldoen aan de groeiende vraag naar digitale toegang, dynamische doorzoekbaarheid en gebruikers gerichte ervaringen is hoog. Het gaat niet alleen om massadigitalisering en het machineleesbaar maken van archiefmateriaal, maar ook om veranderingen binnen de organisatie. Een organisatie moet wendbaar zijn en zich snel kunnen aanpassen aan de veranderende behoeften van de gebruiker. Dat betekent dat we scherp moeten blijven op hoe informatieconsumptie verandert.

Om relevant te blijven, moeten archieven innovatieve en nieuwe methoden omarmen waarmee ze in contact komen met een modern publiek. Daarmee vertel ik natuurlijk niets nieuws. Als programmamanager Nutsvoorziening namens KVAN zie ik dat het besef er wel is, maar dat de uitdagingen groot zijn, waardoor de ‘nutsvoorziening’ nog niet overal prioriteit krijgt. Vandaar dit programma: om ondersteuning te bieden, handvatten aan te reiken en goede voorbeelden te tonen, zodat (kleine) stappen vooruit gezet kunnen worden.

Twee thema’s ter afbakening
In deze versnelde digitale revolutie biedt KVAN voorbeelden, kennisdocumenten met processtappen en advies waar nodig. Het programma Nutsvoorziening legt de nadruk op DOEN. We presenteren goede en inspirerende voorbeelden, met als doel informatie toegankelijk te maken, bij voorkeur zonder benodigde voorkennis. Vanaf nu verschijnt daarom in iedere editie van het Archievenblad een best practice van het archief als nutsvoorziening. Deze reeks richt zich op twee hoofdthema’s:
• Geschiedenis doorzoekbaar
• Woo en actieve openbaarheid
 

Geschiedenis doorzoekbaar
Iedere archiefinstelling kijkt over de grenzen van haar collecties heen. Waar kunnen we verbinden en inclusieve, intersectionele context bieden, zodat iedere burger zich in de informatie kan herkennen? Archieven zijn volop bezig bronmateriaal te digitaliseren. Dat is een grote stap die nog vele jaren werk vergt. Vaak worden echter alleen ‘plaatjes’ van het materiaal gemaakt. Slechts een fractie van de informatie is doorzoekbaar en de toegankelijkheid is vaak beperkt. Bovendien is archiefkennis nodig om gebruikers te helpen vinden wat ze zoeken.

 
Archieven kunnen toegankelijker worden gemaakt door nieuwe technologieën in te zetten of ermee te experimenteren. Dan wordt het mogelijk om op elk woord in de archieven te zoeken en onbekende informatie te ontdekken. Toegang voor iedereen. Het is vergelijkbaar met het verschil tussen zoeken in een boek via de index achterin, of door direct op alle woorden in het boek te kunnen zoeken. Waar hebben we het dan praktisch over? Laten we eens kijken naar het CABR (oorlogvoorderechter.nl), dat oorspronkelijk live zou gaan op 2 januari jongstleden. Na de massadigitalisering van verschillende collecties en met behulp van nieuwe technologieën zijn transcripties, verrijkingen en contextualiseringen gemaakt. Het materiaal zou op innovatieve wijze toegankelijk en digitaal beschikbaar worden gemaakt. Met Linked (Open) Data zijn koppelingen gelegd, data geharvest en informatie toegevoegd. Met andere woorden: door context te bieden transformeert data in relevante informatie.

 
Een ander mooi voorbeeld is Proof of Contexts, een samen werking tussen het NoordHollands Archief (Nico Vriend) en het Stadsarchief Amsterdam (Merel Geerlings). Hierbij wordt de traditionele hiërarchie en boomstructuur van inventarissen als primaire zoekingang losgelaten. In plaats daarvan is gekeken naar extractie van entiteiten om een laagdrempelige en gebruikersvriendelijke zoekingang voor archiefinformatie te creëren. (Meer hierover lees je verderop in het Archievenblad: de eerste best practice in deze reeks over het archief als nutsvoorziening.)

Woo en actieve openbaarheid
Het volgende thema is van een heel andere orde, en toch ook weer niet. De Woo verplicht overheden om informatie actief openbaar te maken. Dit levert een fundamentele bijdrage aan het democratisch recht op toegang tot informatie voor iedereen. De infrastructuren van archiefinstellingen, zoals e-depots en raadpleegomgevingen, kunnen hierin een sleutel rol spelen door duurzame toegankelijkheid te borgen.
Archiefinstellingen kunnen een regierol vervullen in het realiseren van duurzame toegankelijkheid door het opnemen en publiceren van Wooinformatie. Dit biedt de sector een kans om de eigen toekomst te versterken. De scheidslijn tussen historische en actuele informatie (statisch versus dynamisch) is dun en tijdelijk. Dit geldt niet alleen voor archiefwettelijk over te dragen materiaal, maar voor alle soorten informatie.

Het archief is zorgdrager van duurzame informatie waaraan continu nieuwe gegevens worden toegevoegd. Als nutsvoorziening borgt, bewaart en verspreidt het deze informatie. De gebruiker kan een mens zijn die via een zoekomgeving toegang krijgt, maar ook een machine die informatie koppelt of hergebruikt in een andere omgeving. Het klassieke archiveren verschuift steeds meer richting IT. Nieuwe rolverdelingen, verantwoordelijkheden en architecturen zijn al in ontwikkeling. Het delen van succesverhalen, mislukkingen en ideeën is essentieel om betere samenwerking en meer efficiëntie en effectiviteit te bereiken.

Informatiespreiding
Dit artikel is geïnspireerd op de vraag: hoe kunnen archiefinstellingen zich voorbereiden op de informatieconsumptie en spreiding van de toekomst? Het korte antwoord daarop is: door wendbaar te zijn, agile te werken en digitaal toegankelijk te blijven. Het meer realistische antwoord is: met kleine stappen vooruit. Een vaste zekerheid is dat het archief de hoeder is van erfgoed, van authentieke bronnen en bovendien een ster is in informatiedienstverlening. Vanuit dat perspectief is de stap naar facilitator van authentieke kennisdeling en verbinder van erfgoed misschien helemaal niet zo groot.

 
Nieuwe technologieën, zoals generatieve AI, bieden kansen om enorme sprongen vooruit te maken. De kwaliteit en potentie van AI verbeteren continu. Wanneer deze technologie op de juiste manier wordt ingezet, kan dat een zeer positieve impact hebben op de snelheid waarmee we archieven toegankelijk maken. De kansen en mogelijkheden ontwikkelen zich bovendien in een steeds sneller tempo. Dus hoe maken we ons gereed? Door te blijven experimenteren, implementeren en leren van elkaar en van de koplopers.

 
Kennis delen
Dit is de aftrap van een reeks waarin best practices gedeeld worden. Om dat nog meer te stimuleren organiseert KVAN ook een aantal evenementen. Tijdens deze bijeenkomsten leren we de mensen achter de praktijkverhalen kennen. Met oog voor het proces en waardering voor het feit dat succes vaak gepaard gaat met misstappen. Oftewel: leren door te doen. Jullie zijn van harte uitgenodigd om deze evenementen bij te wonen. Wil je weten wanneer? Houd kvan.nl in de gaten of abonneer je op de nieuwsbrief via kvan.nl/aanmeldennieuwsbrief. Sinds kort is er ook een Instagramkanaal, specifiek voor het programma
Nutsvoorziening: @nuts.voorziening. Blijf op de hoogte via een van deze kanalen.

Linked (Open) Data, context en toegankelijkheid zijn de kernwoorden die houvast bieden bij het maken van keuzes in de verschillende routes naar een nutsvoorziening. Heb je vragen over het programma Nutsvoorziening? Mail dan naar nutsvoorziening@kvan.nl. Laten we samen werken aan een wendbare archiefsector die voorbereid is op de veranderende informatie behoeften. De toekomst wacht niet.

> Meer over dit programma 
> Archievenblad 1, februari 2025