Hoe kwam je op dit idee, Ingrid?
“Tijdens mijn bezoeken aan verschillende archieven hoorde ik telkens dezelfde vragen terugkomen: hoe kunnen we nieuwe werkwijzen bestendigen of opstarten? Niet alle instellingen hebben dezelfde expertise in huis, of zijn heel goed in de ene technologie maar missen kennis van de andere. Dat riep bij mij de gedachte op: waarom doen we dit niet samen, in een gedeelde aanpak? Dit past bij ons ‘learning by doing’ principe.”
Wat heb jij ervaren bij jouw bezoeken aan de archieven?
“Wat mij opviel, is hoe groot het enthousiasme is om samen te werken en om te leren van elkaar. Ik ben onder andere langs geweest bij Het Utrechts Archief, West-Brabants Archief, Tresoar, Groninger Archieven – overal merk je dezelfde energie. De transitie naar het archief als nutsvoorziening leeft écht. Het idee voor de pilot en van gezamenlijk versneld digitaliseren slaat aan.”
Kun je iets meer vertellen over de aanleiding voor deze pilot?
“Het begon eigenlijk met een gesprek met Marc Holtman (bestuurslid KVAN en Hoofd Toegankelijkheid en Digitale Innovatie bij Stadsarchief Amsterdam), die in samenwerking met anderen ongestructureerde archieven wil digitaliseren. Zoals bij het CABR-project ook al werd gedaan. Ondertussen waren Merel Geerlings en Nico Vriend (Stadsarchief Amsterdam en Noord-Hollands Archief) binnen hun Proof of Contexts-initiatief bezig met het omvormen van een klassieke inventaris naar een netwerkstructuur. We wisten dus: het kán. Vanuit die overtuiging ontstond het idee om dit vanuit het concept van het archief als nutsvoorziening breder op te pakken.”
Wat houdt de pilot precies in?
“De toekomst van archiefbeheer is het archief als nutsvoorziening. De weg hier naartoe ligt in het benutten van nieuwe technologische ontwikkelingen, automatisering, context, verbonden erfgoed, samenwerking en openbaarheid. Waarbij altijd de focus ligt op de eindgebruiker. In dit pilotproject Tot op de bodem! realiseren we met elkaar een digitale werkwijze die handmatig en tijdsintensief inventariseren kan vervangen. Dat betekent: scans ontvangen, automatisch classificeren, doorzoekbaar maken, en opleveren met linked data én een EAD-inventaris. Hiermee leveren we kant-en-klare methodiek op die helpt in de transitie naar verbonden, digitaal archiefmateriaal.”
Wie doen er al mee?
“Tot nu toe hebben Het Utrechts Archief, Stadsarchief Amsterdam en West-Brabants Archief toegezegd. Zeer waarschijnlijk sluiten ook de Noord-Hollands Archief en de Groninger Archieven aan. Regionaal Archief Nijmegen en Tresoar hebben ook interesse getoond. En we staan open voor meer partijen. En we willen mensen breder dan de archiefsector laten aansluiten. Zij kunnen in fase 1 meekijken en later toetreden tot het netwerk. We leveren namelijk niet alleen een inventaris (in EAD) aan, maar ook linked data entiteiten, connecten met termennetwerk en zorgen ervoor dat het hele archief tot op de bodem doorzoekbaar is. Op elk documentsniveau.”
Hoe ziet de samenwerking eruit?
“We hebben drie vormen van participatie omschreven:
1. Actieve participatie – meewerken en meebouwen.
2. Aanleverende participatie – archieven aanleveren om te laten verwerken.
3. Supportersrol – ambassadeur zijn, het project volgen en eventueel in een latere fase toetreden.
Iedere deelnemende partij krijgt het materiaal verrijkt terug, compleet met methodiek en handleiding om het zelf op te nemen in hun collectiebeheersysteem.”
Wat willen jullie met deze pilot bereiken?
“In fase 1 willen we aantonen dat deze aanpak werkt. Kwantitatief gezien dat het sneller gaat dan de oude werkwijze van inventariseren en daarna digitaliseren. En kwalitatief met een betere doorzoekbaarheid en dus toegankelijkheid. Dus van betere kwaliteit. We kijken daarbij ook al vooruit: wat betekent dit voor digital born materiaal of voor community archiving? Dat zijn onderzoeksvragen die we meenemen. De bedoeling is dat we een aanpak ontwikkelen die breder inzetbaar is dan alleen de traditionele archieven.”
Wat is de volgende stap?
“Op 8 mei organiseren we een online informatiesessie van 15:00 tot 16:00 uur. Daarin leggen we uit wat we verwachten qua tijdsinvestering, en hoe de aanpak van fase 1 eruitziet. Iedereen die interesse heeft, kan zich melden via nutsvoorziening@kvan.nl. En als je niet kunt op 8 mei, laat het dan vooral ook weten – dan houden we je op de hoogte.”
Tot slot: waarom moeten archieven hieraan meedoen?
“De toekomst van archiefbeheer ligt in samenwerking, technologie en verbondenheid. Deze pilot helpt om daar concreet invulling aan te geven. Het is een kans om als sector samen op te trekken en te laten zien dat we klaar zijn voor de volgende stap: het archief als echte publieke nutsvoorziening.”
Meer informatie | Doe mee aan de pilot!
Informeer of meld je aan via: nutsvoorziening@kvan.nl
Online infosessie: 8 mei 2025 | 15:00–16:00 uur