Standpunt bestuur KVAN Archiefwet 2021

Het concept nieuwe Archiefwet 2021 bevat grote risico’s voor de openbaarheid van overheidsinformatie en de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer en daarmee voor het democratisch bestel. Deze conceptwet zal niet leiden tot de door de initiatiefnemers gevraagde verbetering van de informatiehuishouding van de overheid.

Uitwerking

• Het huidige voorstel van wijziging Archiefwet gaat niet ver genoeg, het is ‘too little, too late’. Het is niet geformuleerd vanuit een visie op de toekomst van modern informatiebeheer, maar vanuit een pragmatisme om bepaalde aanpassingen te maken en de motie Seegers (verkorting van de overbrengingstermijn naar 10 jaar) uit te voeren. Die motie beoogde de informatiepositie van de burger te versterken, maar deze nieuwe wet verslechtert die juist. (Noot: de laatste archiefvisie van het ministerie van OCW dateert uit 2011).

• Archivering en informatiebeheer zijn processen die in elkaar overlopen en elkaar aanvullen. Deze informatieketen is bij de overheid niet op orde, met verregaande consequenties. Door informatie- en archiefbeheer als één proces te zien en ook vanuit één wettelijk kader te reguleren en te borgen, kunnen we dat tij keren. ‘Archiving by design’ – het aan de voorkant borgen dat langdurige en blijvende bewaring van overheidsinformatie, én tijdige vernietiging daarvan als dat nodig is – is hiervoor de aangewezen methode. Maar dat wordt door de nieuwe, instrumentele Archiefwet op geen enkele wijze geborgd of geregeld. Een integrale informatiewet kan dat wel.

• Er komen steeds meer wetten die betrekking hebben op overheidsinformatie en die aan elkaar gerelateerd zijn: naast de Archiefwet komen dan vooral de AVG en de Woo in beeld; veel meer wetten regelen iets op het gebied van overheidsinformatie. Synchronisatie van dit wetgevingscomplex is nodig, want al die wetten regelen dezelfde processen rond beschikbaarstelling van informatie voor de burger. De nieuwe Archiefwet regelt dit niet, terwijl de infrastructuren die de archiefsector al heeft ontwikkeld hiervoor uitstekend kunnen worden gebruikt (zie bv open.amsterdam.nl | beschikbaarstelling Woo-verzoeken vanuit Stadsarchief Amsterdam). Ook handig voor de burger trouwens: één punt van waaruit alle overheidsinformatie beschikbaar is. Als de archiefsector op die manier wordt ingezet, ontwikkelt de overheid haar eigen ‘nutsvoorziening’ voor beschikbaarstelling van informatie. Die rol en taak, en het beschikbaar stellen van overheidsinformatie als nutsvoorziening wordt in het wetsvoorstel ook onbesproken gelaten.

• In het wetsvoorstel wordt gesproken over verkorting van de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar. Op het eerste gezicht een verbetering van de informatiepositie van de burger. Maar gecombineerd met de (ruime) mogelijkheid tot ‘ontheffing van overbrenging’ in de nieuwe wet, wordt dat positieve effect waarschijnlijk volledig teniet gedaan. Bij ontheffing van overbrenging blijft het Woo-openbaarheidsregime van kracht, een stuk minder ‘open’ dan het openbaarheidsregime van de Archiefwet. En waar ‘ontheffing van overbrenging’ is opgevoerd als ‘noodzakelijk’ voor bepaalde grote basisregistraties, zal deze wettelijke mogelijkheid ongetwijfeld in toenemende mate ook gebruikt gaan worden voor archieven die daar helemaal niets mee te maken hebben. Want als je toch ook mag ‘bewaren bij de bron’ (lees: digitale data bewaren in de applicatie waarin ze gecreëerd zijn en tijdens het werkproces gebruikt), dan is het toch wel heel gemakkelijk om daar dan ook ‘ontheffing van overbrenging’ voor aan te vragen – scheelt een hoop gedoe en datamigratie, en de wettelijke vereisten voor die ontheffing zijn boterzacht.

• Overigens is ook de vraag gerechtvaardigd of de variant van ‘ontheffing van overbrenging’ niet vanuit verkeerde mechanismen wordt bepleit. Want waarom is het logisch dat het Kadaster, dat al jaren niet overbrengt, een betaalmodel hanteert voor overheidsinformatie die voor de burger kosteloos raadpleegbaar zou moeten zijn?

• Juist omdat informatiebeheer in deze digitale tijd kwetsbaar is, zijn goed gekwalificeerde informatie- en archiefprofessionals essentieel. Informatieprofessionals en archiefprofessionals werken samen in de keten, maar hebben wel verschillende expertises en perspectieven. De informatieprofessional stelt overheidsambtenaren in staat hun werk te doen vanuit digitale applicaties die werkprocessen ‘in het hier en nu’ moeten ondersteunen. De archivaris zorgt ervoor dat gecreëerde overheidsinformatie/data langdurig en blijvend bewaard kan worden én terugvindbaar is en blijft. En dat verlangt echt specifieke kennis van archivistische principes en voorwaarden die gesteld moeten worden aan de creatie en omgang met informatie/data. In het nieuwe wetvoorstel staat dat iedere gemeente een gekwalificeerd archivaris moet aanstellen. Dat lijkt fijn, maar tegelijkertijd wordt de diploma-eis afgeschaft. Maar wat is dan een archivaris? Als er geen diploma meer wordt gevraagd, dan kan iedereen zich ‘archivaris’ noemen. Echter door in de wet het beschikken over een archivaris verplicht te stellen, lijkt de wetgever toch aan te willen geven dat specifieke archivistische kennis noodzakelijk is. Maar wat is dan die kennis, die een functionaris als archivaris kwalificeert? Hier geeft het wetsvoorstel geen uitsluitsel over, en de staatssecretaris is ook niet ingegaan op voorstellen uit de branche- en beroepsgroep voor een registratiemodel. De staatssecretaris lijkt te koersen op hoop dat de onderwijswereld ‘als vanzelfsprekend’ goed passende curricula blijft aanbieden, in de archivistiek. Dat is naïef, ook omdat onderwijsinstellingen vooral kijken naar aantallen instromende en afgestudeerde studenten, en in de ‘niche’ van de archivistiek zijn die laag. Het is zeer de vraag of blijven investeren in volwaardige curricula voor een opleidingsinstituut rendabel is – we zien nu al een trend naar afkalving wat dat betreft. Ook is duidelijk dat het onderwijsveld nu al niet alle disciplines die voor de archiefprofessional in de praktijk relevant zijn, afdoende ‘dekken’. Om die gaten te dichten kan het creëren van een ‘Informatie- en Archiefacademie’ voor de overheid (rijk en lagere overheden samen) een oplossing bieden. Binnen die academie wordt vanuit het aanbod dat verschillende opleidingsinstituten – privaat en publiek – aanbieden, een volwaardige kennisaanbod bijeengebracht voor verschillende soorten archiefdisciplines binnen de sector.
  De diploma-eis van de archivaris hoort daarom in de nieuwe Archiefwet, waarbij bovendien van opleidingen verwacht mag worden dat zij hun curriculum periodiek toetsen aan hetgeen de archiefpraktijk aan kennis, kwalificaties en competenties nodig heeft. Als die diploma-eis niet in de wet wordt opgenomen, is een systeem van registratie en kwalificatie een noodzakelijke voorwaarde om de kwaliteit van de archivaris en de archiefsector op niveau te houden.

• De verzuchting is alom tegenwoordig, en we lijken ons er ook niet eens meer voor te schamen: het informatiebeheer bij de overheid (in alle overheidslagen) is er beroerd aan toe. Onlangs gaf ook staatssecretaris Alexandra van Huffelen dit in een webinar inzake Woo onomwonden toe. Een belangrijke reden dat het zover is gekomen is de zeer zwakke positie van het toezicht in alle overheidslagen, een ontoereikend toezichtsinstrumentarium, geen handhavingsinstrumenten en ontbrekende escalatiemogelijkheden als misstanden en grove onvolkomenheden in het informatiebeheer worden geconstateerd. Als we in Nederland het recht op informatie voor burgers willen borgen, dan moet dit echt vele malen beter worden geregeld en van een wettelijk vereiste worden voorzien. En wat regelt de nieuwe Archiefwet daarvoor? Niets.

• En tot slot: een samenleving die het belangrijk vindt haar geschiedenis vanuit verschillende perspectieven te documenteren, kan niet zonder particuliere archieven en informatiebronnen, zoals websites. De nieuwe Archiefwet voorziet niet in een verplichting om archieven van grote landelijke organisaties en bedrijven te bewaren, die voor het kunnen onderzoeken en reconstrueren ‘hoe het was’ onmisbaar zijn. Een staatssecretaris van cultuur, eerste indiener van deze nieuwe Archiefwet, zou zich juist voor het behoud van dit stuk nationaal erfgoed sterk moeten maken.