Welk openbaarheidsregime is van toepassing op de openbaarmaking van (informatie uit) een inventaris(lijst)/toegang die het Nationaal Archief online publiceert? 30 September deed de Raad van State afd. Bestuursrechtspraak (RvS) hierover uitspraak in een hoger beroepszaak. Het ging om de openbaarmaking van de inventaris van de Centrale Veiligheidsdienst/Binnenlandse Veiligheidsdienst: het CVD/BVD persoonsdossierarchief (BZK/AIVD).
Het Nationaal Archief is ten aanzien van deze kernvraag (wel of niet openbaar?) volledig in het gelijk gesteld. En mocht de inventaris dus wel degelijk openbaar maken en de (bijzondere) persoonsgegevens in de archiefinventaris uitzonderen van openbaarmaking op grond van de Wet open overheid (Woo).
De Archiefwet is namelijk niet van toepassing op de openbaarmaking van een archiefinventaris. Bij een verzoek om openbaarmaking ervan moet de Woo worden toegepast. Verder kan bij de beoordeling rondom het openbaar maken van de inventaris op grond van de Woo rekening worden gehouden met wat is bepaald in het Besluit Beperking Openbaarheid en de beperkingen die zijn gesteld aan de archiefbescheiden. De complete uitspraak vind je op de website van de Raad van State.
Eerdere uitspraak vernietigd
De Raad van State heeft de eerdere uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland, waartegen wij in hoger beroep zijn gegaan, vernietigd. Deze bevestiging komt het archiefveld als geheel ten goede als het gaat om de toegankelijkheid van archieven door publicatie van inventarissen (van beperkt openbare archieven).
Archiefdiensten kunnen inventarissen (van beperkt openbare archieven) actief openbaar maken door de online publicatie ervan op hun eigen websites. Daarbij moet wel rekening worden gehouden met openbaarmaking van (bijzondere) persoonsgegevens. Het Nationaal Archief maakt bijvoorbeeld namen van personen in de inventaris van het CVD/BVD archief pas openbaar nadat de personen aantoonbaar zijn overleden of nadat de personen 100 jaar zijn geworden. Dit doet het Nationaal Archief ter bescherming van (bijzondere) persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer. Zie deze zoekhulp op onze website voor meer informatie hierover.
Details:
Een inventaris is het officiële opleverdocument bij het overbrengen van een archief naar een archiefbewaarplaats, zoals het Nationaal Archief. Een inventaris helpt je om documenten in het bijbehorende archief te vinden. Je kan het zien als een gedetailleerde inhoudsopgave en gids voor een specifiek archief.
Inventarissen vallen niet onder het openbaarheidsregime van de Archiefwet. Dat betekent dat bij een verzoek om openbaarmaking van een (concept)inventaris de Woo toegepast moet worden.
Ook uit een Besluit Beperking Openbaarheid volgt niet dat de Archiefwet van toepassing is op een inventaris. Het Besluit regelt namelijk de (beperkingen aan) de openbaarheid van de inventarisnummers en de daaraan gekoppelde archiefstukken. In dit geval zijn dat nummers op de inventaris die zijn gekoppeld aan de persoonsdossiers. Het Besluit regelt dus niet de beperkingen aan de openbaarheid van de overige informatie in de inventaris, waaronder de persoonsgegevens. Verder kan bij de beoordeling van de inventaris op grond van de Woo rekening worden gehouden met wat is bepaald in het Besluit en de beperkingen die zijn gesteld aan de archiefbescheiden.