Begeleidende nota voor ontheffing gemeenten vastgesteld door VNG

De Archiefwet 2026 maakt het voor een ‘verantwoordelijk overheidsorgaan’ mogelijk om een ontheffing van de overbrengingsverplichting naar een ‘archiefdienst’ aan te vragen. Oftewel de mogelijkheid voor “bewaren bij de bron”. De Rijksarchivaris beoordeelt alle aanvragen tot ontheffing, ook die van gemeenten. Onder de nieuwe Archiefwet krijgt de gemeentearchivaris een wettelijke adviesrol bij aanvragen tot ontheffing. De begeleidende nota is een bijlage behorende bij de landelijke eisen voor het verkrijgen van die ontheffing. Begeleidende nota en eisen vormen samen het toetsingsinstrument. De eisen liggen vast en vormen de kern van het toetsingsinstrument. De eisen zijn echter opgesteld met het oog op de rijkscontext. Voor de vertaling naar de gemeentelijke praktijk is de begeleidende gemeentelijke nota opgesteld.

Het toetsingsinstrument wordt gebruikt om te beoordelen of een aanvrager voldoende ‘adequate voorzieningen’ voor het beheren van de specifieke gegevensverzameling heeft getroffen om de ontheffing daadwerkelijk te verkrijgen. De adequate voorzieningen zijn een voorwaarde gesteld in de Archiefwet onder Artikel 5.6. Het Nationaal Archief wil erop kunnen vertrouwen dat elk advies van een gemeentearchivaris op dezelfde basis tot stand komt. Alleen dan kan het Nationaal Archief bij de behandeling van een aanvraag op dat advies bouwen, zonder het inhoudelijk alsnog over te moeten doen. Die gedeelde basis is het vastgestelde toetsingsinstrument: de 26 eisen waaraan een aanvrager moet voldoen om aan te tonen dat er adequate voorzieningen zijn getroffen voor duurzame bewaring en beschikbaarstelling. Voorwaarde is dan ook dat iedere gemeentearchivaris het advies baseert op Aw Artikel 5.6, lid 2, voorwaarden a, b en c (de eisen uit het toetsingsinstrument).

Daarmee zijn nog niet alle vragen rond de ontheffing van de overbrengingsverplichting beantwoord. Zo wordt er nog nagedacht over een collectieve oplossing voor de ontheffing vanwege de gemeentelijke basisregistraties. Een andere vraag is wat de rol kan zijn van de gemeentelijke archivaris bij het toezicht door het Nationaal Archief op een verleende ontheffing. En tot slot is er de meer inhoudelijke vraag hoe de ontheffing zich verhoudt tot de mogelijkheid van ‘overbrengen zonder verplaatsen’ voor gemeenten.

Meer informatie

> VNG, archieven
> Themapagina Archiefwet