Binnen de pilot was de opdracht te onderzoeken of het mogelijk is om archiefmateriaal geautomatiseerd toegankelijk te maken. De MVP die het team hiervoor ontwikkelde, richtte zich op het automatisch meta dateren en structureren van zowel (on)gestructureerd archiefmateriaal. De samenwerking is daarmee niet alleen een middel om een technische oplossing te ontwikkelen, maar ook om als sector kennis, standaarden, werkwijzen en infrastructuur te ontwikkelen en behoeften te formuleren die anders in het ongewisse blijven zweven.
Aanpak: leren door te doen
De pilot is bewust ingericht als een digitale werk- en experimenteerruimte, met duidelijke richting (het archief als nutsvoorziening) om resultaat te boeken, maar ook met ruimte om onderweg bij te sturen. Zes archiefdiensten werkten intensief samen vanuit verschillende disciplines en perspectieven. Daarnaast leverden nog zeven instellingen archiefmateriaal aan en waren nog eens 8 (archief)instellingen aangesloten vanuit een supporters rol.
Zo’n samenwerking ontstaat niet vanzelfsprekend. Deelnemers hebben elkaars taal moeten leren begrijpen,
belangen en werkwijzen leren kennen. Er is sturing en coördinatie nodig om een dergelijke samenwerking van de grond te krijgen en te begeleiden. Al doende door samen te experimenteren ontstond vertrouwen, gedeeld begrip en een gezamenlijk beeld van wat technisch én inhoudelijk haalbaar is. Tussentijdse evaluatie- en herijkkingssessie zijn daarbij een vast onderdeel.
De op agile geïnspireerde werkwijze met wekelijkse afstemming, hackathons, demo’s en andere inspiratie sessie met periodieke evaluaties maakten het mogelijk om snel te leren en inzichten direct toe te passen. Daarbij bleek ook dat innovatie niet vanzelf ontstaat uit nieuwe technologie alleen. Duidelijke coördinatie, eigenaarschap en inhoudelijke expertise zijn essentieel gebleken en vooral het
meenemen van alle disciplines op wisselende snelheden, zodat er gaandeweg ook breed draagvlak
ontstaat.
En het resultaat? Er is daadwerkelijk een gezamenlijke digitale werkplaats ontstaan waarin archiefprofessionals zelf kunnen experimenteren met AI, transcriptie, metadata en informatielagen. Én 245.863 scans van tot dusver beperkt toegankelijk archiefmateriaal zijn machineleesbaar gemaakt.
Afbeelding links scankar bij 2dA en rechts een informatielaag gegenereerd door prototype
Digitaliseren: van losse projecten naar een gezamenlijke aanpak
Dertien collectiebeherende instellingen leverden gezamenlijk circa 50 meter (papieren) archiefmateriaal aan van vóór 1925. Dit materiaal is binnen het project Tot op de Bodem! gedigitaliseerd naar naar 245.863 scans en evenzoveel gegenereerde transcripties.
Na wat omzwermingen is uiteindelijk de ATR met de bestaande ‘klassieke’ Transkribus-modellen gedaan. ‘Dutch Demeter’ voor vroegmodern en ‘Titan ter I’ voor anderstalig en modern materiaal. Omdat het materiaal zo divers was en onbekend of en waar afwijkende layout zich zou bevinden, zijn parameters gebruikt die op een zo breed mogelijke set een goed resultaat zouden geven.
De omvang en diversiteit van het materiaal maakten zichtbaar dat dertien afzonderlijke werkwijzen niet schaalbaar zijn. Verschillen in bestandsnaamgeving, scaninstructies, kwaliteitscriteria, uitlevering en betrokken rollen leiden tot extra complexiteit. De pilot heeft daarmee geconstateerd dat er belang is aan gemeenschappelijke kwaliteitscriteria, workflows en afspraken, waarbij ruimte blijft voor lokale verschillen. Een spin-off van deze pilot is dan ook een scancoördinatoren overleg. Tijdens de eindpresentatie is een oproep gedaan aan alle aanwezigen instellingen om zich hiervoor aan te melden. Standaardisatie maakt opschaling mogelijk en voorkomt dat iedere instelling opnieuw hetzelfde wiel moet uitvinden.
Productontwikkeling: van kennis naar werkend prototype
Wat begon als een technisch en inhoudelijk experiment ontwikkelde zich tot een werkend prototype met een lokale set-up waarin verschillende stappen in de toegankelijkheidsketen kunnen worden gecombineerd. De ontwikkelde werkwijze ondersteunt op hoofdlijnen:
scan → transcriptie → beschrijving → verrijking → structurering → export
Er waren twee ontwikkelingen. Een cloudversie van de applicatie door Rick Companje van Het Utrechts Archief en een lokale set-up door Mitchell Hélant Muller van het Westfries Archief. Het Westfries Archief ontwikkelde dit parallel aan de cloudversie op eigen hardware. Later is besloten een kopie van deze lokale set-up met NVIDIA Spark dedicated neer te zetten bij het WFA ten behoeve van de verdere pilotontwikkeling. Zodat teamleden van de pilot de toegankelijkheidsketen in een eigen gecontroleerde omgeving konden testen.
Vanuit de lokale omgeving kunnen scans en transcripties worden verwerkt en vervolgens stapsgewijs worden verrijkt. Daarbij worden onder meer visuele en tekstuele verrijkingen gegenereerd, beschrijvingen gemaakt en namen, locaties en andere inhoudelijke kenmerken automatisch geëxtraheerd. De verrijkingsstappen kunnen daarbij worden afgestemd op het type archiefmateriaal en worden aangevuld met beschikbare context en relevante inhoudelijke standaarden. De afzonderlijke stappen zijn herhaalbaar ingericht, waardoor instellingen de werkwijze kunnen testen, bijstellen en opnieuw uitvoeren.
Afbeelding gemaakt door het Westfries Archief
De archiefprofessional kan geautomatiseerd de informatielagen laten genereren op basis van prompts die tevens aangepast kunnen worden en worden opgeslagen in een prompt-bibliotheek. Gebleken is dat toegevoegde context of standaarden de kwaliteit van de uitkomsten aanzienlijk verhoogd. Tot slot kunnen de werkprocessen worden vastgelegd en herhaald.
De pilot heeft daarmee aangetoond dat een MVP daadwerkelijk kan worden gerealiseerd, getest en iteratief verbeterd. Tegelijkertijd is een belangrijke onderzoeksvraag zichtbaar geworden, namelijk automatische documentsegmentatie en fijnmazige metadata op recordniveau is in deze fase nog onvoldoende betrouwbaar gebleken. Er is daarvoor is vervolgonderzoek en experiment nodig.
Onderzoek: wat kan AI betekenen voor archieven?
De belangrijkste uitkomst is dat het technisch mogelijk is om zeer diverse archiefcollecties automatisch te transcriberen, structureren en verrijken en daarmee veel beter doorzoekbaar te maken. Maar de pilot heeft ook laten zien dat de vraag inmiddels verschuift. Het gaat niet meer alleen om wat de technologie kan, maar steeds meer om wat de sector en de gebruiker een goede beschrijving vinden.
Welke minimale kwaliteit is noodzakelijk en wie bepaalt dat?
Daarover moet de archiefsector zich, met nieuwe inzichten, buigen in het Landelijk Strategisch Archief Overleg zo gaf Willeke de Groot aan tijdens de eindpresentatie van de pilot, voorzitter van KVAN.
Pilot Tot op de Bodem! heeft daarmee fundamentele archivistische vragen op tafel gelegd.
AI kan grote hoeveelheden informatie verwerken, maar inhoudelijke keuzes, context en kwaliteitsbeoordeling blijft mensenwerk.
De gekozen werkwijze is daarom human-in-the-loop gebleken. De professional bepaalt, stuurt bij en valideert. AI is een hulpmiddel om grote hoeveelheden materiaal sneller en consistenter te verwerken, niet een vervanging van archivistische expertise.
De pilot toont bovendien aan dat de sector zelf het vermogen heeft om toepassingen te ontwikkelen.
Medewerkers met technische en inhoudelijke expertise konden zelfstandig experimenteren, prototypes bouwen en deze met elkaar toetsen. Dit vergroot de technologische slagvaardigheid van de sector en vermindert afhankelijkheid van afzonderlijke leveranciers.
Het vergt echter wel een investering in gezamenlijke infrastructuur.
Afbeelding bron: https://www.kvan.nl/wp-content/uploads/2026/07/Twopager-visual-voortgang-KVAN-pilot-TodB1.pdf
Innoveren: samenwerking is de voorwaarde voor opschaling
Een belangrijke opbrengst van de pilot is dat innovatie niet alleen een nieuwe werkwijze of product oplevert, maar ook draagvlak, kennis en een stevig netwerk. De meer inhoudelijke deelnemers hebben nieuwe technische competenties ontwikkeld en een beter begrip van wat kan. En tegelijkertijd hebben technische experts meer inzicht gekregen in archivistische principes en gebruikersbehoeften. Ook buiten de directe projectgroep zijn nieuwe initiatieven ontstaan, zoals verdere toepassing van transcripties en een blijvende samenwerking rond scannen.
De ontwikkeling is daarmee niet af. Het via open source beschikbaar stellen van de huidige applicatie is verre van toereikend. Wanneer iedere instelling afzonderlijk hardware aanschaft, installeert, onderhoudt en beveiligt, blijft de sector versnipperd en nemen kosten en beheerslast toe. Ook wordt hiermee de noodzakelijke compatibiliteit niet bevordert.
De strategische opgave ligt daarom bij de infrastructuur. Een gedeelde basis voor kennisontwikkeling, experimenten, tooling, kwaliteitscriteria en toepassingen. Daarvoor zijn samenwerking en strategische partners noodzakelijk. Tijdens de eindpresentatie van de pilot Tot op de Bodem! Bij het Noord-Hollands Archief op 14 september 2026, toonden NDE en SURF zich al geïnteresseerd en eerder heeft het IISG al aangegeven een intensivering van de samenwerking te willen aangaan.
Vooruitblik: publiek belang, van papieren legacy naar digital legacy
De opgedane kennis is direct relevant voor de volgende fase van de archiefopgave. De pilot wordt daarom voortgezet met een verschuiving van de focus naar digital legacy. De basisworkflow die in de pilot is ontwikkeld — selecteren, verwerken, transcriberen/extraheren, verrijken, structureren, exporteren en beschikbaar stellen — is ook toepasbaar op digitaal geboren archief.
Er is gedurende het afgelopen jaar ook een samenwerking ontstaan met het Vlaamse equivalent MODAL, dat tot doel heeft te onderzoeken welke toepassingsmogelijkheden generatieve artificiële intelligentie (GenAI) de cultureelerfgoedsector biedt en kennis hierover te verspreiden. Dat project loopt ten einde. Een perspectief op een structurele ontwikkeling binnen de archiefsector is noodzakelijk. Geautomatiseerde toegankelijkheid niet als los experiment zien, maar als onderdeel van de reguliere werkprocessen maar dan wel in samenwerking.
Omdat samenwerking tussen archiefinstellingen oplevert wat afzonderlijke instellingen moeilijk tot niet kunnen realiseren:
• Experiment: nieuwe technologie kan gecontroleerd in de praktijk worden getest.
• Een werkend prototype: van scan, transcriptie naar automatische beschrijving en verrijking.
• Schaalbaarheid: gezamenlijke standaarden en workflows verminderen versnippering.
• Kennis: archiefprofessionals ontwikkelen zelf technische en inhoudelijke competenties.
• Kwaliteitsborging: menselijke expertise en validatie blijven onderdeel van het proces.
• Toegankelijkheid: grote hoeveelheden archiefmateriaal sneller en rijker doorzoekbaar.
• Fundament voor vervolginnovatie: gereed voor doorontwikkeld voor digital legacy.
De volgende stap is verdere ontwikkeling van kennis én techniek, door het creëren van een gedeelde infrastructuur waarin deze experiment, tooling en toepassingen sectorbreed kunnen worden ontwikkeld, onderhouden en toegepast. Daarmee kan de samenwerking uitgroeien van een succesvolle pilot naar een structurele innovatievoorziening voor de Nederlandse archiefsector.