KVAN/BRAIN adviseert instellingen die een gemeentelijke archiefbewaarplaats beheren om de gezinskaarten z.s.m. offline te halen en te stoppen met beschikbaarstelling op de studiezaal.
Advies: beperk openbaarheid gezinskaarten
9 februari 2018
Bijzondere persoonsgegevens
Gezinskaarten maken deel uit van de bevolkingsadministratie. Ze zijn gebruikt in de periode 1921-1940, tot de introductie van de persoonskaart. De kaarten bevatten onder andere gegevens over godsdienstige gezindte. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens, waarvoor extra strenge regels gelden ingevolge de Wbp en straks (na 25 mei 2018) de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Strijdig met archief- en privacywetgeving
Veel archiefinstellingen stellen gezinskaarten tot dusver gewoon ter beschikking. Bij de afhandeling van een klacht hierover bleek dat gezinskaarten niet beschikbaar mogen worden gesteld wanneer deze kaarten bijzondere persoonsgegevens bevatten van nog levende personen. Omdat het praktisch niet of nauwelijks is mogelijk om uit te zoeken welke gezinskaarten gegevens bevatten van nog levende personen is het op grond van artikel 2 lid 2 sub d van de Archiefwet nodig om de beschikbaarstelling te stoppen. Alleen als wordt voldaan aan de uitzonderingsgronden van artikel 23 Wbp, kan een archiefinstelling in bijzondere gevallen gezinskaarten ter beschikking stellen.
Formele openbaarheidsbeperking dient belang onderzoekers
In het advies stelt KVAN/BRAIN dat het wenselijk is alsnog een beperking aan de openbaarheid stellen vanwege de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer (artikel 15, tweede lid Archiefwet). Het stellen van een formele beperking geeft helderheid over de kaders waarbinnen uitzonderingen op de beperking kunnen worden gemaakt en beschermt de belangen van onderzoekers doordat er beroep en bezwaar mogelijk is tegen een afwijzing van een verzoek om raadpleging.