De opgave is urgent. De nieuwe Archiefwet, die 2027 ingaat, verkort de termijn voor het overbrengen van overheidsarchieven van twintig naar tien jaar. Tegelijkertijd groeit de hoeveelheid informatie die overheden produceren. Archiefdiensten krijgen daarmee minder tijd om meer archief te selecteren, bewerken, overbrengen en toegankelijk te maken. Dat vraagt om nieuwe oplossingen. Niet alleen om meer capaciteit, maar ook om andere manieren van werken.
‘Overdonderend’
Bij de eindpresentatie was vertegenwoordiging van het Ministerie van OCW aanwezig die de pilot op de voet volgt. Net als Nationaal Archief, waterschappen, provinciale archieven en gemeentearchieven en opleidingen. Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) is al samenwerkingspartner. Daarnaast hebben Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE), coöperatie SURF (ict van het Nederlands onderwijs en onderzoek) en Agentschap Digitaal Vlaanderen, dat ook al aan het experimenteren is, aangegeven bij de pilot betrokken te willen zijn. Aanwezigen bestempelden de resultaten van de pilot als ‘overdonderend’.
Van experiment naar toepasbare oplossing
Met veel enthousiasme laat het pilotteam tijdens de eindpresentatie zien welke stappen zijn gezet, welke inzichten de pilot heeft opgeleverd en vooral: welke mogelijkheden er liggen voor de archiefsector als instellingen samen durven te innoveren. Nieuwe technologie maakt experimenteren bovendien toegankelijker. Met AI, vibecoding en low-/no-code tooling kunnen ook archiefprofessionals zelf oplossingen ontwikkelen en testen, zonder developer of engineer te hoeven zijn.
Een belangrijk moment in het traject was het ontstaan van een werkende Proof of Concept. Mitchell Hélant Muller van het Westfries Archief demonstreert wat het prototype van de tool in het werkproces kan opleveren. Grote hoeveelheden dossiers kunnen op hoge snelheid worden gebundeld, gemetadateerd en beschreven. Dat kan in de vorm van een klassieke inventaris, maar Mitchell laat zien dat ook andere vormen mogelijk zijn. Bijvoorbeeld een beschrijving voor kinderen. Ook toont het Westfries Archief hoe zij de technologie al in de praktijk toepassen met het toegankelijk maken van ongestructureerde omgevingsvergunningen.
Hulpmiddel voor de archiefprofessional
De toepassing is nog niet op kwaliteit gevalideerd, maar de potentie is veelbelovend voor verdere ontwikkeling en wordt door KVAN als ‘revolutionair’ en ‘radicaal vernieuwend’ gezien. Op dit moment is het prototype vooral een hulpmiddel voor de archiefprofessional: om sneller, eenvoudiger en consistenter te werken. Een toepassing die in theorie op verschillende typen bronnen kan worden ingezet, waarbij de verwachting is dat dit ook voor digital legacy geschikt zal zijn.
Digitalisering
Elmar van de Ree van het Regionaal Archief Nijmegen benadrukt daarbij een essentiële voorwaarde: digitalisering. Zonder digitale bestanden geen doorzoekbaarheid tot op de bodem. Binnen de pilot is vanuit 13 collectiebeherende instellingen circa 50 meter archief digitaal toegankelijk gemaakt: volledig gescande en getranscribeerde archieven die bij diverse instellingen ook al te raadplegen zijn. Hij legt daarbij de nadruk op het belang van gestandaardiseerd werken. Het doel “doorzoekbaar maken” stelt daarbij nieuwe eisen stelt aan de kwaliteit, die digitalisering mogelijk makkelijker maakt. Daar kunnen we op voortbouwen.
Vakmanschap blijft onmisbaar
De kracht van het project zit juist in de voortdurende inbreng van de kennis van archiefprofessionals uit verschillende disciplines. Zij bepaalden mede hoe technologie kan aansluiten op de praktijk van het vak. Marjolein Jacobs van het Gelders Archief en Merel Geerlings van het Stadsarchief Amsterdam laten zien waarom die combinatie van technologie, inhoudelijke vakmanschap en samenwerking noodzakelijk is om vooruit te komen.
Sector neemt het voortouw
Op initiatief van KVAN ging een pilotteam van 21 deelnemende instellingen en verschillende domeinspecialisten een jaar lang aan de slag met geautomatiseerde ontsluiting. Marc Holtman, bestuurslid KVAN, en Hoofd Toegankelijkheid en Digitale Innovatie bij Stadsarchief Amsterdam: ‘Het project combineert hierbij innovatie, digitalisering en creativiteit op een manier zoals deze nog niet eerder vorm heeft gekregen in de Nederlandse archiefsector. Het is de concretisering van het concept Het Archief als Nutsvoorziening. Samenwerking met instellingen en kennispartners staat daarbij centraal, met KVAN als drijvende kracht.’
De volgende stap
De eindpresentatie van fase 1 is daarom vooral een startpunt. KVAN wil de komende periode verder bouwen langs twee sporen: productontwikkeling en kennisontwikkeling.
De komende periode werken we het vervolg verder uit, waarbij we de samenwerking met onze kennispartners verstevigen. De pilot wordt voortgezet tot ten minste eind 2026. Dankzij de bijdrage en betrokkenheid van Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) kan het project verder bouwen op de resultaten uit de eerste fase én de volgende stap zetten richting de toekomst van digitale archieven. Dit is ook te volgen op hun platform bij thema Digitale Transformatie.
De belangrijkste conclusie van vandaag is helder: de archiefsector hoeft de digitale toegankelijkheidsopgave niet afzonderlijk op te lossen. Door kennis, capaciteit en technologie te bundelen, kunnen we samen oplossingen ontwikkelen die het vak én de hele sector vooruithelpen. De pilot heeft laten zien dat het kan. Nu is het tijd om samen door te pakken.
Dank aan enthousiaste deelnemers van de pilot:
Met dank aan het Noord-Hollands Archief voor ontvangst en organisatie. En vooral aan het actieve pilotteam, dat het afgelopen jaar met grote inzet en enthousiasme aan deze eerste fase heeft gewerkt, onder leiding van programmamanager Ingrid Oostendorp:
Gelders Archief, Regionaal Archief Nijmegen, Stadsarchief Amsterdam, Noord-Hollands Archief, Westfries Archief, Het Utrechts Archief, Waterschap Amstel, Gooi en Vecht, Tresoar, West-Brabants Archief, IISG, Zeeuws Archief, Regionaal Archief Rivierenland, Brabants Historisch Informatie Centrum, HTR Experts, Waterlands Archief, Groninger Archieven, Regionaal Archief Tilburg, Amsterdam Time Machine van University of Amsterdam, Stadsarchief & archeologie Breda, NADD, en leverancier 2dA. En onze samenwerkingspartner KIA.
Meer informatie
> KVAN Themapagina Pilot ‘Tot op de bodem!’, met updates fase 1
> KIA platform Digitale Transformatie
> Foto’s eindpresentatie op LinkedIn (Ingrid Oostendorp en Kim Krijnen)