Ultieme tips voor een hoge respons op de Kwaliteitsmonitor

Het antwoord is eenvoudig: een pop-up op de website en een e-mail naar gebruikers. Christian van der Ven (BHIC) legt uit: “Het allerbeste werkt het als je mensen heel direct aanspreekt met de oproep om jou te helpen door die vragenlijst in te vullen. Een nieuwsbericht of tweet wordt vast ook door enkele mensen gezien, maar er gaat niks boven een opvallende pop-up of een bericht in je mailbox. Daar kun je letterlijk niet omheen.”

Veel collega’s vinden een pop-up echter onwenselijk en kiezen er daarom niet voor. “Irritant zijn ze zeker, dus je moet het ding ook weg kunnen klikken en daarna moet ie ook niet meer terugkomen. Maar onze ervaring is, dat heel veel mensen ons juist graag helpen door mee te doen aan de Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven. Bovendien staat de pop-up bij ons maar korte tijd online, want dan hebben we echt al genoeg respondenten.”

Christian vergelijkt de oproep voor de Kwaliteitsmonitor met een enquête onder studiezaalbezoekers. “In dat geval spreek je mensen ook persoonlijk aan en leg je iedereen actief de vragenlijst voor. Een postertje ophangen dat je mee kunt doen en de vragenlijsten op een tafeltje in de hal leggen levert simpelweg niet voldoende respons op.”

Daarnaast verzamelt het BHIC de e-mailadressen van mensen die meermaals op het forum, verhalen en foto’s op de website reageerden, en een selectie van adressen van gebruikers van de scanservice of die een vraag via e-mail hebben gestuurd. Deze mensen krijgen een e-mail met korte uitleg en vraag om mee te doen aan de Kwaliteitsmonitor. “Bij de opmerkingen lezen we naderhand vaak terug dat mensen dit graag hebben gedaan”, vult Christian aan. “Op onze website hebben we een aparte pagina gemaakt met een korte uitleg en de knop naar de vragenlijst. Natuurlijk verwijzen wij in een nieuwsbericht naar deze pagina, ook vanuit onze nieuwsbrief, in enkele berichten op sociale media en wanneer iemand heeft gechat met ons.”

Maar de ultieme tip is dus een directe e-mail naar mensen én een pop-up die je kortstondig op je website laat verschijnen. Christian: “Je kunt via het Dashboard per dag volgen hoeveel respondenten je al hebt, dus je kunt de pop-up offline zetten zodra je dat voldoende vindt.”