Adviescollege: “Bewaar alle chatberichten van politieke en ambtelijke top.”

Het Adviescollege is in mei 2022 ingesteld, dit is het eerste advies. De aanleiding voor dit advies was de constatering dat de minister-president jarenlang chatberichten van zijn telefoon heeft gewist.

Overheden hanteren nu ieder voor zich regels rond de omgang met chatberichten. Bestuurders en ambtenaren beslissen nog zelf wat ze bewaren of weggooien. En als ze het willen bewaren moeten ze het handmatig overzetten naar een archiefsysteem. Dat is in strijd met geldende wetgeving en bovendien onwerkbaar aldus het ACOI, er moet een collectieve overheidsrichtlijn komen en het opslaan van chatberichten moet automatisch gebeuren. Daarmee bouwt dit advies voort op het rapport uit oktober van de inspectie voor Overheidsinformatie en Erfgoed die aangaf dat de huidige beleidspraktijk niet voldoet aan geldende wetgeving.

Het bewaarregime geldt niet voor alle chatberichten maar enkel die van sleutelfunctionarissen zoals  bewindslieden, bestuurders en de ambtelijke top. Chatberichten van bewindslieden en bestuurders moeten permanent bewaard worden, deze zijn van blijvende waarde, ook voor toekomstig historisch onderzoek. Chatberichten van de ambtelijke top moet de overheid tijdelijk bewaren, bijvoorbeeld vijf of tien jaar. Daarna kunnen ze worden verwijderd. Het ACOI volgt hiermee min of meer de capstone methodiek voor emailarchivering, daar worden ook alleen mailboxen van sleutelfiguren permanent bewaard.

Het ACOI roept overheden op om de nieuwe beheer- en bewaarstrategie voor chatberichten al vanaf 2024 toe te passen. Ook vraagt men het parlement om dit advies zo snel mogelijk te behandelen en bij de behandeling van het wetsvoorstel voor modernisering van de Archiefwet aandacht te besteden aan het instrument selectielijsten.

‘Dit is Chefsache’ aldus voorzitter van ACOI Ineke van Gent bij de aanbieding van het advies ,”toegang tot overheidsinformatie is een essentieel recht voor iedereen én noodzakelijk om de democratie beter te laten werken. Dat geldt niet alleen voor nota’s, rapporten en e-mails, maar net zo goed voor chatberichten. De wet gaat pas leven als de hoogste gezagsdragers het belang van openbaarheid en een goede informatiehuishouding erkennen”.

Lees hier verder, behalve het advies vindt u ook infographics waarmee overheden intern aan de slag kunnen.