Vanaf 1 juli hebben acht gemeenten op de Veluwe een nieuwe, gezamenlijke archiefdienst: het Noord-Veluws Archief (NoVA). De gemeenten Elburg, Ermelo Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek, die tot 1 juli al samenwerkten binnen het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe, en de gemeenten Epe, Hattem en Heerde, die hun archieven hadden ondergebracht bij Streekarchief Epe, Hattem en Heerde, gaan vanaf 1 juli hun krachten bundelen. Dat hebben de colleges van B&W van de deelnemende gemeenten onlangs besloten.
Vanuit de Archiefwet zijn gemeenten verplicht om hun archieven toegankelijk te maken voor het publiek. Zij moeten dit doen door de te bewaren archieven na twintig jaar over te dragen aan een archiefdienst. Vanaf dat moment zijn archieven, op enkele uitzonderingen na, openbaar en kosteloos te raadplegen. Het beheren en toegankelijk maken van deze documenten vraagt de nodige kennis en expertise.
Door de oprichting van het Noord-Veluws Archief ontstaat er voor de acht gemeenten een robuuste en toekomstgerichte archiefdienst. Dit is nodig om de wettelijke taken rondom archief- en informatiebeheer – in een tijd van digitalisering en complexer wordende wet- en regelgeving rondom privacy, openbaarheid van overheidsinformatie – goed te kunnen blijven uitoefenen.
NoVA bewaart bijna 13 kilometer aan fysiek archief in zes depots. Daarnaast wordt er steeds meer digitaal archief door de gemeenten overgedragen. Dit wordt opgeslagen in een e-Depot.
Toezicht
Naast het beheren van het overgedragen archief, houdt het Noord-Veluws Archief toezicht op het informatiebeheer van de gemeenten, zodat informatie goed wordt beheerd in de gemeentelijke systemen, maar ook tijdig wordt vernietigd. “Archieven bewaren is geen doel op zich”, zo stelt streekarchivaris Rudolf Bosch. “Goed informatie- en archiefbeheer is belangrijk voor de samenleving. Het helpt de gemeenten om sneller en beter informatie te vinden en gebruiken in hun werk voor inwoners. Mensen kunnen zo ook zelf informatie opvragen, bijvoorbeeld via het archief of de Wet open overheid (Woo), om te zien wat de gemeente doet en waarom. Archieven hebben ook grote historische waarde. Ze bewaren de verhalen van onze regio en laten zien waar we vandaan komen. Zo dragen de archieven bij aan wie wij zijn, als persoon én als gemeenschap. Daarmee is het Noord-Veluws Archief straks hét duurzame, collectieve geheugen van de regio”.
Het duurzaam, collectief geheugen van de regio
Dat geheugen strekt zich uit van het oudst bewaarde stuk – het stadsrechtprivilege van graaf Otto II van Gelre voor Harderwijk uit 1231 – tot de jongste digitaal overgebrachte stukken in het e-Depot die slechts een paar jaar oud zijn. Dat zijn niet alleen overheidsarchieven, maar bijvoorbeeld ook het archief van je sportvereniging, kerkgenootschap of andere instelling. “Door een brede collectie op te bouwen zorgen we ervoor dat ons verleden vanuit verschillende perspectieven en door verschillende doelgroepen kan worden benaderd, nu én voor onderzoekers in de toekomst”, zegt Bosch.
Het Noord-Veluws Archief gaat de duurzame toegankelijkheid van deze informatie blijvend waarborgen. NoVA zoekt graag de samenwerking met onder andere historische verenigingen, musea en universiteiten. Het Noord-Veluws Archief wil vooral zorgen voor betrouwbare informatie. Daarmee kunnen andere organisaties nieuwe producten, zoals educatie, tentoonstellingen, onderzoek en publicaties, maken om zo het verhaal van onze regio te vertellen.
> Meer informatie over het Noord-Veluws Archief en haar collectie is te vinden op www.noordveluwsarchief.nl