Groot enthousiasme voor digitaal Register van Overledenen

27 mei 2021
Op woensdag 19 mei kwam na een oproep in de KVAN-nieuwsbrief voor het eerst de begeleidingsgroep Matching met het Nationaal Register van Overledenen (NRO) bijeen. Het archiefveld heeft daarmee positief en enthousiast gereageerd op dit initiatief van KVAN en het CBG.

De begeleidingsgroep bestaat uit twintig vertegenwoordigers van grote en kleinere archiefdiensten uit zowel openbaar archiefwezen als categorale instellingen. Na een presentatie door het CBG | Centrum voor Familiegeschiedenis van dit monsterproject werden de mogelijkheden verkend voor een nieuw te realiseren digitaal Nationaal Register van Overledenen om matching met eigen bestanden uit het archiefwezen te realiseren.

 

Project van onschatbaar belang

Voor wie het heeft gemist: bij het CBG wordt momenteel een groot project ondernomen om de zes miljoen persoonskaarten uit 1939-1994 te scannen en te indiceren. Dit project zal in de loop van 2022 leiden tot een digitaal Register van Overledenen uit de hele periode vanaf 1939 tot heden. Het CBG beschikt namelijk ook over de digitale persoonslijsten vanaf 1994, met de gegevens van overleden personen vanaf dat jaar. De landelijke overlijdensgegevens over de hele periode 1939-heden zijn dan beschikbaar.
Dit is van onschatbaar belang voor de erfgoedsector, en speciaal het archiefwezen. Vanwege zowel de privacywetgeving (AVG) als het auteursrecht is het namelijk belangrijk om te weten of en wanneer iemand is overleden, en daaruit af te leiden of gegevens openbaar kunnen zijn. De AVG geldt immers alleen voor nog levende personen en het auteursrecht geldt tot zeventig jaar na de dood van de maker. Wanneer digitale bestanden van archiefinstellingen kunnen worden gematcht met een digitaal Nationaal Register van Overledenen, kan eenvoudig worden gecontroleerd welke persoonsgegevens qua privacy openbaar gemaakt kunnen worden, namelijk van personen die inmiddels zijn overleden.

 

Wensen 

In de sessie van 19 mei zijn voldoende gegevens opgehaald over de wensen over het matchen die leven bij archiefinstellingen. CBG en KVAN kunnen hiermee verder. Het bleek dat er zowel behoefte is aan ad hoc raadpleging van het digitale Register van Overledenen als aan een ‘abonnementsvorm’, die bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks kan worden geraadpleegd. Ad hoc vragen ontstaan bijvoorbeeld naar aanleiding van een vraag van een klant, bij inventarisatie en bij opname van een archief bij een instelling. Omdat er steeds nieuwe overledenen bijkomen is een ‘abonnement’ ook nodig.


Vervolg

In september komt de begeleidingsgroep opnieuw bijeen. Eind dit jaar moet het scanproject zijn afgerond. Dan gaan CBG en KVAN subsidieverzoeken opstellen en indienen om de indicering en de matchingtool te kunnen realiseren. Op dit moment worden twee pilots gestart waarbij gewerkt wordt met een combinatie van automatisch indiceren van de belangrijkste velden en menselijke controle. Tegelijkertijd worden de matchingsmogelijkheden verder onderzocht en gerealiseerd. In de loop van 2022 zal de KVAN een project voor kennisdeling en -overdracht starten over matching voor archiefinstellingen. In alle fasen blijft de begeleidingsgroep vanuit de doelgroep, de archiefinstellingen, betrokken.
Meer informatie? Stel je vraag via info@kvan.nl