Trefwoorden
Gemeenten hebben ten opzichte van 2016 over de hele linie stappen gezet in taken en uitdagingen waarvoor ze staan ten aanzien van archivering van digitale informatie, waaronder aansluiting op e-depotvoorzieningen. Dat blijkt uit de peiling die het ICTU heeft uitgevoerd in opdracht van VNG Realisatie.
ICT enquêteerde gemeentesecretarissen en kreeg van 40% van hen een ingevulde vragenlijst. De hoge respons in een relatief kort tijdsbestek onderschrijft de gevoelde urgentie van gemeenten bij het thema, vindt VNG Realisatie. Het resultaat is het rapport Peiling stand van zaken digitale informatiehuishouding bij gemeenten 2018.
Positieve trend
Zowel kleine als (middel)grote gemeenten gaan vooruit in hun digitale archivering. Op enkele terreinen lopen grote gemeenten iets voorop, bijvoorbeeld als het gaat om de inzet van techniek en het gebruik van samenwerkingsruimten. Ook op het gebied van duurzaam digitaal beheer is een duidelijke vooruitgang zichtbaar. Was men in 2016 vooral bezig met oriënteren op een e-depot, nu laat het onderzoek zien dat gemeenten bezig zijn met de voorbereidingen op het overbrengen van archieven naar een e-depotvoorziening.
Actieve openbaarheid wordt gewoon
Steeds meer gemeenten werken aan actieve openbaarheid van informatie. Informatie over besluitvorming en uitvoering, vergaderstukken en in mindere mate financiële informatie (jaarrapportages) worden actief openbaar gemaakt. Wob-verzoeken maken gemeenten minder vaak actief openbaar. Niettemin hebben gemeenten nog een weg te gaan als de Wet open overheid wordt ingevoerd. Gemeenten stellen niet zo vaak beperkingen aan de openbaarheid van archieven bij de overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Als er beperkingen worden gesteld, dan gebeurt dat met name op grond van bescherming van privacy en de belangen van derden.
Hoofdbrekens over e-mail
Mailarchivering is voor ruim de helft van de gemeenten (58%) een behoorlijk probleem. Het ontbreken van discipline bij medewerkers en de lastige afweging welke mail gearchiveerd dient te worden zijn daarvoor de voornaamste redenen. Ook de gebrekkige technische voorzieningen en integratie met zaaksystemen en procesapplicaties zit e-mailarchivering in de weg.