Artikel van Marc Holtman, bestuurslid KVAN, aanjager traject Het archief als Nutsvoorziening en Hoofd Toegankelijkheid en Digitale Innovatie bij Stadsarchief Amsterdam
Dit is een bijzonder moment. Het is de eerste stap in de concretisering van het concept Informatie Nutsvoorziening in de praktijk. Dat doet KVAN niet alleen, maar in samenwerking met de sector.
Voorbereiding
De eerste twee jaar in de realisatie van het nieuwe concept hebben in het teken van voorbereiding gestaan. Na het publiceren van de whitepaper hebben we betrokkenen uit het veld gevraagd te reflecteren op het stuk. De Archiefdag 2024 heeft met een uitverkocht programma volledig in het thema van het concept gestaan. Dat werd vanuit verschillende invalshoeken belicht, waarbij de maatschappelijk rol en functie van archieven nadrukkelijk een centrale plek gekregen heeft. Uit de evaluatie van deze dag onder de deelnemers kunnen we opmaken dat het thema leeft en de invulling van het programma enorm werd gewaardeerd.
On Tour
Tijdens deze dag is Ingrid Oostendorp voorgesteld als programmamanager. Zij heeft de opdracht gekregen het concept uit te dragen in de sector, best practices te verzamelen en een concrete roadmap uit te werken. Dat heeft in 2025 geleid tot een goed bezochte roadshow Nutsvoorziening on Tour met best practices in twee thema´s die op verschillende locaties in het land heeft plaatsgevonden.
Roadmap ´Geschiedenis doorzoekbaar maken´
Een van de speerpunten in de uitwerking van deze roadmap is het doel om met terugwerkende kracht het verleden letterlijk doorzoekbaar te maken. Een archief kan alleen maar fungeren als verdeelstation als er iets te verdelen valt. De beschikbaarheid van doorzoekbare data is dus een voorwaarde voor de Nutsvoorziening. Alle ambities ten spijt, de hoeveelheid archiefmateriaal dat landelijk gedigitaliseerd is de afgelopen jaren, is echter nog maar een fractie van wat in de depots besloten ligt en blijft nog ver achter bij de vraag van onze gebruikers. De ambitie die we daarom nastreven is Totaal Digitaal. Dit was tevens het thema van de Archiefdag in 2025. De digitalisering van het CABR project laat zien hoe vanzelfsprekend dit is, en wat het aan nieuwe tot voor kort ondenkbare mogelijkheden biedt.
Toegankelijkheid voor de gebruiker
De vraag die hierbij gesteld kan worden is hoe we die doorzoekbare data op een slimme, efficiëntere manier kunnen genereren. Hoewel er volop is gedigitaliseerd, en er inmiddels miljoenen scans en handmatig geïndexeerde bronnen beschikbaar zijn, kunnen we evengoed stellen dat de toegankelijkheid van de archieven voor de eindgebruiker maar beperkt is toegenomen. Een scan verkleint in eerste instantie vooral de afstand tussen gebruiker en de bron. Inventarissen geven meestal niet meer dan een heel summier overzicht van de inhoud. De productie van Indexen is, hoewel er door honderden vrijwilligers in Nederland een bijdrage aan wordt geleverd, enorm arbeidsintensief.
Razendsnelle ontwikkelingen
Tegelijkertijd zijn er de afgelopen jaren enorme stappen gezet in het doorzoekbaar maken van handgeschreven bronnen met Handwritten Tekst Recognition als technologie. De vraag is niet meer of het mogelijk is om de inhoud doorzoekbaar te maken, maar wanneer. De ontwikkelingen gaan razendsnel. Inmiddels zijn ook structuurherkenning en geautomatiseerde documentclassificatie mogelijk geworden, en kan dit in allerlei combinaties met het doorzoekbaar maken van de inhoud worden ingezet.
Experimenten maken cirkel rond
Naast deze ontwikkelingen biedt de toepassing van Large Language Models (LLMs) de mogelijkheid om op entiteiten te extraheren en te vertalen naar Linked Open Data gebaseerde terminologiebronnen. Hiermee zijn door een aantal instellingen in het land succesvolle pilots en experimenten gedraaid. Met al deze ontwikkelingen is de cirkel helemaal rond en krijgt de gebruiker de mogelijkheid zowel gericht naar informatie te zoeken, integraal de inhoud te doorzoeken en de scans te raadplegen als authentieke, gedigitaliseerde bron.
Ambitie
Dit allemaal bij elkaar opgeteld brengt ons bij de vraag of het hiermee ook mogelijk geworden is om het intensieve handwerk dat bij klassiek ontsluiten komt kijken kan komen te vervallen. En of er gebruik gemaakt kan worden van de nieuwe technologie om geautomatiseerd structuur aan te brengen en op basis daarvan zelfs een toegang te genereren. Zonder, of met alleen minimaal handwerk vooraf.
Eerste stap realisatie
Met de kick-off voor het pilotproject fase 1 is de eerste stap gezet in het realiseren van deze ambitie. Het doel is simpel gesteld om te onderzoeken of het mogelijk is ongestructureerde archieven geautomatiseerd te ontsluiten. Met de stand van de techniek op dit moment lijkt dit iets dat binnen handbereik ligt. Met alle projecten die al zijn gedraaid is de vraag feitelijk niet óf het kan, maar hóe we de techniek op een manier inzetten dat dit tot generieke werkprocessen leidt die door instellingen klein en groot kunnen worden gebruikt. Die schaalbaar zijn in volume en betaalbaar blijven. Als het lukt, hebben we een oplossing die vele niveaus raakt en op verschillende manier kan worden ingezet.
Ontsluiter én verbinder
Betekent deze oefening ook het einde van ontsluiting als vak? Absoluut niet, want het resultaat uit de voorgestelde oplossing creëert de uitdaging om de toegankelijkheid nog verder te optimaliseren. Bijvoorbeeld door bronnen, ook over de grenzen van instellingen heen, met elkaar te verbinden. Bovendien zijn er thema’s als emotionele toegankelijkheid en de aansluiting op archieven van communities waar de techniek nog geen antwoord op heeft en de nodige uitdagingen liggen. Het vak ontsluiter wordt dus niet overbodig, maar krijgt een nieuwe vorm en dimensie. De ontsluiter wordt naast specialist van archieven en collecties, ook – letterlijk – een verbinder. Dit is iets dat in het logisch verlengde ligt van de al veel eerder in gang gezette verschuiving naar de rol van crowd manager bij on- en offline vrijwilligersprojecten bij het creëren van genealogische Indexen.
Concreet programma
Tijdens de kick-off hebben de deelnemers het globale projectplan al omgezet naar een concreet programma. Hierin zijn teams samengesteld, producten gedefinieerd, de activiteiten in een tijdlijn gezet en afhankelijkheden in kaart gebracht. Tijdens deze twee dagen is met veel enthousiasme de basis voor het komende jaar gelegd. Het was enorm inspirerend om te zien hoe dit in twee dagen vorm kreeg met een club professionals, opererend op verschillende disciplines van het archiefvak. Dit geeft vertrouwen in het resultaat dat we willen behalen. Het project combineert daarmee innovatie, digitalisering en creativiteit op een manier zoals deze nog niet eerder vorm heeft gekregen in de Nederlandse archiefsector. Samenwerking staat daarbij centraal, met KVAN als drijvende en faciliterende kracht.
Samen doen, samen profiteren
Het is ontzettend mooi om te ervaren hoeveel instellingen actief bij willen dragen aan dit project. De deelnemers doen dit allemaal naast hun reguliere werk. Het is een serieus project dat het nodige vraagt aan inzet, creativiteit en discipline. Met de twee dagen achter ons is er geen enkele twijfel dat dit goedkomt. Maar ook dat we sector breed straks van de uitkomsten van dit project kunnen profiteren. Een project met ambities als deze is alleen maar mogelijk als we het samen doen. En dat is precies waar de twee kick-off dagen over ging en de deelnemers overtuigend in zijn geslaagd.
Pilotfase 1 start meerjarentraject
Het komende jaar zal het Tot op de Bodem pilotproject fase 1 centraal staan bij de verdere uitwerking van het concept van Het Archief als Nutsvoorziening. Het veld en andere geïnteresseerden worden op de hoogte gehouden via verschillende digitale en fysieke kanalen. Het project blijft ook een speerpunt voor KVAN, waarbij dit de eerste stap is in een meerjarentraject dat veel meer behelst, en waarbij bijvoorbeeld ook de Woo en digitale archivering nog een plek zullen gaan krijgen. Maar we starten met Tot op de Bodem pilotfase 1 en zien uit naar een innovatief jaar!
Marc Holtman, dagvoorzitter Archiefdag Let’s go nuts! | Foto: Koen Mol
Meer informatie
> Volg de themapagina Pilot tot de Bodem! (Achter themapagina Het Archief als Nutsvoorziening)