Advies Raad van State over concept-Archiefbesluit gepubliceerd

Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) bestudeert het advies en betrekt dit bij de verdere uitwerking van het besluit. Deze stap heeft op dit moment geen directe gevolgen voor archiefvormers of archiefinstellingen.

Samenvatting
Vanwege de digitale transitie die de samenleving heeft doorgemaakt, is het nodig de archiefwetgeving te moderniseren. Dit ontwerp voor een nieuw Archiefbesluit vormt de eerste verdere uitwerking van de nieuwe Archiefwet. Het ontwerpbesluit stelt algemene normen over duurzame toegankelijkheid van overheidsdocumenten en procedurele normen waar overheden in dat kader aan moeten voldoen.

Alle overheidsorganisaties vallen onder de archiefwetgeving. Zij vormen een grote en zeer diverse doelgroep en kunnen niet allemaal aan de zelfde eisen worden gehouden. Dit stelt de wetgever voor een dilemma. Enerzijds zullen regels enigszins algemeen moeten worden geformuleerd zodat ze voor alle organisaties uitvoerbaar zijn. Anderzijds is er behoefte aan concrete normen die houvast bieden. In het licht van dit dilemma tussen ‘algemeen’ en ‘concreet’ maakt de Afdeling advisering van de Raad van State de volgende opmerkingen.

Digitalisering
De toelichting bij het ontwerpbesluit schenkt weinig aandacht aan de uitdagingen die er zijn om digitale overheidsinformatie goed te archiveren. Daarmee blijft onderbelicht dat de overheid voor bepaalde gedigitaliseerde werkprocessen al praktijken heeft ontwikkeld om de archivering op een goede manier te volbrengen. Te denken valt aan de archivering van websites, e-mails en chatberichten. Voor zover voor deze digitale toepassingen de werkwijzen zijn uitgekristalliseerd, zou normstelling in elk geval op een aantal hoofdlijnen in de rede liggen.

Voor andere digitale toepassingen, daarentegen, is minder duidelijk hoe archivering precies moet plaatsvinden. Dit speelt in het bijzonder bij de archivering van gegevensverzamelingen en van software. Voorts speelt de vraag hoe om te gaan met situaties waarin opslag van informatie of het gebruik van softwarediensten bij archivering is uitbesteed aan een externe dienstverlener.

De Afdeling onderkent dat hier geen eenvoudige oplossingen voorhanden zijn. Tegelijk gaat het om urgente vraagstukken waar de regering in de toelichting aandacht aan zou moeten besteden.

Handhaving
Het ontwerpbesluit is vooral procedureel van aard en voor zover er normen worden gesteld, zijn deze open geformuleerd. Dit betekent dat het beperkt houvast biedt over de vraag wanneer archivering aan de eisen voldoet. Dit betekent ook dat de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed de open normen moeilijk kan toetsen of handhaven. Om in deze leemte te voorzien, kan de Inspectie zelf beleidsregels stellen. Vanuit democratische legitimiteit van wetgeving is dat echter niet wenselijk. Daarom moet nader worden bezien of het mogelijk en nuttig is om een aantal bindende materiële regels op te nemen in het ontwerpbesluit en daarbij te differentiëren, bijvoorbeeld tussen categorieën documenttypen of overheidsinstanties.

Papieren documenten
De normen voor het papieren archiefbeheer zijn wél uitgekristalliseerd. De regering wil dit regelen in een ministeriële regeling. De materiële hoofdlijnen van goed papieren archiefbeheer, met name als deze raken aan beleidsmatige afwegingen, zouden echter in het ontwerpbesluit moeten worden geregeld.

In verband met deze opmerkingen is aanpassing wenselijk van het ontwerpbesluit en van de nota van toelichting.

Meer informatie
> Lees het advies op de website van de Raad van State 
> Meer informatie staat op onze themapagina Archiefwet