Trefwoorden
Samen met archiefvormers verkennen wat de Omgevingswet gaat betekenen voor en vergt van archiefvormingsprocessen. Dat is de bedoeling van de regionale sessies die vanuit het Kennisplatform Informatiehuishouding Overheid worden georganiseerd.
In Flevoland zijn de voorbereidingen voor een regionale sessie in volle gang, in de omgeving van Leiden zijn verkenningen gaande om ook daar een sessie te organiseren. Brigit Hoomans, die voor KVAN/BRAIN de expertpool Omgevingswet binnen het Kennisplatform Informatiehuishouding Overheid ondersteunt, vertelt je er graag meer over.
Waarom en wanneer regionale sessies organiseren?
Voor degenen die ook zelf overwegen een regionale sessie te organiseren, hierbij een kort overzicht van de afwegingen en keuzes die in beide voorbereidende teams aan de orde zijn:
• Waarom nu een regiosessie?
De insteek is in beide regio’s bewustwording creëren, een gedeeld beeld creëren en kennis delen over archiveren en de Omgevingswet. De impact van de Omgevingswet is groot: uitstel betekent niet dat we kunnen wachten met het inrichten van de archieffuncties.
• Hoe kaderen we de sessie in?
In beide regio’s wordt de sessie gepositioneerd binnen een bestaand programma (‘collegetour’) of onderdeel van een al geplande bijeenkomst in het kader van de Omgevingswet
• Voor wie?
Nodigen we ‘breed’ uit, d.w.z. ook de Veiligheidsregio, GGD, brandweer, politie? Of toch liever ‘smal”: gemeenten in de regio, provincie, waterschap en omgevingsdienst?
• Wat gaan we doen?
Plenaire presentaties met inleidingen over bijvoorbeeld het DSO, ketenarchivering, maar ook e-depot of digitalisering als wordt gekozen voor een bredere doelgroep. In parallelsessies met praktijkcasussen (bijvoorbeeld een locatie of een gebeurtenis) wordt vervolgens met elkaar gedeeld wat we al weten over ketensamenwerking, digitalisering en archivering, en om te onderzoeken waar we mee te maken gaan krijgen.
• Wat moet de opbrengst zijn aan het einde van de sessie?
Idealiter krijgt de bijeenkomst een vervolg met bijvoorbeeld een DUTO-scan op een of meer ketenprocessen. De casussen die tijdens de regiosessie worden besproken, kunnen hiervoor het vertrekpunt zijn. Een andere mogelijkheid voor een vervolg is een nulmeting over de hele keten.
• Wie doet wat?
Een werkgroep die de inhoudelijke voorbereiding doet en de casussen uitwerkt is onontbeerlijk. Daarnaast moet er een trekker zijn voor de organisatie van de sessie zelf.