< PreviousUnieke ScanRobot zet boekcollecties eenvoudig en snel om naar eBook of ePub. DIGITALISEREN ■ INDEXEREN ■ CONVERSIESLAGEN ■ www.gmsnl.com Scan de QRcode met uw Smartphone voor meer info. GMS digitaliseert | Edisonweg 50d | 2952 AD Alblasserdam Telefoon: +31(0)78 69 31 300 | Fax: +31(0)78 69 31 123 | E-mail: info@gmsnl.com Carlsonstraat 13 8263 CA Kampen M & R ARCHIEFBEHEER EN OPSLAG Archiefopslag, beheer, bewerking, selectie en schoning van archieven Document scanning en microfilm Professionals van huis uit Archiefinrichtingen en bewaarplaatsen volledig conform de archiefwet. Scanning on demand Digitale dienstverlening en oplevering. Meestal sneller dan u naar uw archief kunt lopen. Voor meer informatie: M & R archiefbeheer en opslag bv Postbus 360 8260 AJ Kampen 038-3326918 info@mr.nl www.mr.nl M & R archiefbeheer en opslag alsmede M & R archiefbewerking en selectie zijn zusterbedrijven van M & R micro-imaging bv te Kampennummer 10 2013 n 11 Nieuws uit het veld >> als geheel beslaat een periode van meer dan zeven eeuwen: 1267-1997. De oudste Bredase oorkonde van 1 mei 1269 maakt onderdeel uit van dit archief. Het is een van de oudste in de Nederlandse taal gestelde oorkonden van ons land. Deze akte bevat ook het oudste zegel met het stadswapen van Breda. Het archief heeft een omvang van ongeveer 9,5 meter en bestaat uit omslagen, akten, brieven, kasboeken, oorkonden en beeldarchief. De boek- houding is een belangrijk onderdeel: die vormt een bijna volledige serie sinds het begin van de 16e eeuw tot 1945. Dankzij de compleetheid van het archief van het Begijnhof Breda is het mogelijk om een reconstructie te maken van de dagelijkse bezigheden van de begijnen door de eeuwen heen. Hierdoor ontstaat een beter beeld van hun rol in de maat- schappij. De begijnenstichting in Breda dateert van 1267. De band met de heren van Breda, een titel die in 1403 aan het huis van Nassau toekwam, is voor het begijnhof diverse malen van levensbelang geweest, want de godsdienstvrijheid van de begijnen stond in Breda tijdens de Tachtigjarige Oorlog en daarna verschillende keren onder druk. Zo ontving het Begijnhof in de periode 1590-1653 diverse keren afzonderlijke bescherming (een ‘sauvegarde’) van opeenvolgende prinsen van Oranje, tevens heren van Breda. In 1747 heeft stadhouder prins Willem IV van Oranje er mede voor gezorgd dat een verbod op het aan- nemen van novicen werd opgeheven. De 19e eeuw was grotendeels een periode van bloei. In de 20e eeuw werd het Begijnhof grondig gerestaureerd. Bron: Gemeente Breda (www.stadsarchief.breda.nl) Erfgoed Leiden wint Prijs der Neder- landse Publieks- archeologie Het door Erfgoed Leiden en Omstreken ontwikkelde lespakket Naar de stad? is de winnaar van de Prijs der Nederlandse Publieksarcheologie. In dit innovatieve lespakket verplaatsen scholieren zich met behulp van oude bronnen en moderne iPads in hun middeleeuwse leeftijd- genoten Lijsje en Didde. Met de Prijs der Nederlandse Publieks- archeologie wil de Stichting Archeologie en Publiek (SAP) de maatschappelijke relevantie van archeologie laten zien. Uit vier genomineerden werd samen door de jury en het publiek de winnaar gekozen. Volgens SAP is Naar de stad? geen klassiek lesprogramma: niet door kennis uit te dragen, maar door kinderen zelf te laten beleven komen vragen naar boven en worden kinderen, leerkrachten en ouders geënthousiasmeerd. Bron: www.archiefleiden.nl Alle mensen Vanaf 1 november legt Rolf Hage, op eigen verzoek, zijn functie neer als hoofd van het Stadsarchief ‘s-Hertogenbosch. Hij blijft wel in dienst als stadsarchivaris. Dit betekent dat hij de dagelijkse leiding van de afdeling neerlegt, maar inhoudelijk actief blijft. Joost Hansum neemt vanaf 1 november de functie van hoofd Stadsarchief waar. Hij doet dit in combinatie met zijn functie als hoofd Documentaire en Facilitaire Zaken. Afelonne Doek is per 1 november benoemd als adjunct-directeur Collecties en Digitale Infrastructuur van het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG). Samen met Henk Wals (algemeen directeur) en Marcel van der Linden (adjunct- directeur Onderzoek) vormt zij nu de directie van het IISG. Doek studeerde geschiedenis aan de Vrije Universiteit en volgde een postdoctorale opleiding Historical Information Sciences aan de Universiteit van Leiden. In het IISG vervulde zij verschillende functies, waaronder die van senior informatieanalist. Het laatste jaar trad zij op als hoofd van de afdelingen Digitale Infrastructuur, Collectieverwerking en Dienstverlening. Columnist Gerrit Kouwenhoven neemt afscheid van het Archievenblad. In dit nummer vindt u de laatste bijdrage van zijn hand. De redactie dankt hem hartelijk voor zijn inzet, betrokkenheid en prikkelende columns. ■ In het prijswinnende lespakket ‘Naar de stad?’ van Erfgoed Leiden en Omstreken verplaatsen leerlingen zich in een middeleeuws plattelandsgezin (foto Luca di Tommasso).Meesters in kwaliteit Bezoekadres: Insulindestraat 5 5013 BA Tilburg Postadres: Poorterstraat 21 5663 CG Geldrop T 013 535 00 04 F 013 535 01 29 E info@tiendschuur.com www.tiendschuur.com Wat doet Restauratieatelier De Tiendschuur? • Archiefrestauratie • Papierconservering • Inktvraatbehandeling • Handboekbinderij • Charterrestauratie • Archiefverhuizingen • Digitaliseren • Calamiteitenservice • Vacuüm vriesdrogen • Behandeling van brand-, roet- en waterschade • Schilderijrestauratie • Kunstrestauratie • Inlijstwerk Waarom Restauratieatelier De Tiendschuur? • 30 jaar ervaring • 100% kwaliteit • Erkend handboekbinder Bij calamiteiten buiten kantooruren: 06 - 21 37 14 72 Van Amerika tot Azië Samenwerking in het kader van Gemeenschappelijk Cultureel Erfgoed Het Nationaal Archief startte in 2000, samen met archiefdiensten in Indonesië, Sri Lanka, India en Zuid-Afrika, het programma ‘Towards a New Age of Partnership’ (TANAP). Deze landen maakten in het verleden deel uit van het handelsgebied van de VOC. Gezamenlijk is gewerkt aan het behoud en het toegankelijk maken van archiefmateriaal. De kerndoelstelling van TANAP was het bevorderen van internationale samen- werking op het gebied van verantwoord beheer van gemeenschappelijk cultureel erfgoed. Het programma richtte zich daartoe op behoud, ontsluiting en beschikbaarstelling van archieven van de VOC in Europa, Afrika en Azië. Tevens werd het onderzoek naar de vroeg- moderne economische en sociale transformaties in deze werelddelen op basis van VOC-archieven gestimuleerd. Het programma is in 2007 officieel afgesloten. Opvolger is het project van de Universiteit Leiden ‘Cosmopolis’ (2012- 2017), dat in samenwerking met het NA in de voetsporen treedt van TANAP en ENCOMPASS (‘Encountering a common past in Asia’, 2006-2012). Afrika en Amerika ‘Atlantic World and the Dutch’ (AWAD) is in 2004 geïnitieerd door het Koninklijk Instituut voor Taal, Land en Volkenkunde (KITLV). AWAD heeft tot doel het bevorderen van de bestudering en het behoud van gemeenschappelijk cultureel erfgoed dat ontstaan is uit het contact tussen Nederlanders met volkeren uit zowel Afrika als de beide Amerika’s. Een belangrijk onderdeel daarvan is het identificeren van relevante geschreven bronnen binnen de archieven van de betrokken landen. Een ander element behelst het inventariseren van projecten die de materiële en immateriële erfenis van de Nederlandse aanwezigheid overzee beschermen of bestuderen. Het Nationaal Archief zet zich samen met Erfgoed Nederland en het KITLV in voor continuering van AWAD en wil daarbij ook de landen in de Oost gaan betrekken. Oostzeelanden Het Nationaal Archief heeft in 2005 het initiatief genomen voor het project ‘Baltic Connections’ om het archiefmateriaal resulterend uit het gedeelde verleden met de landen in het Oostzeegebied zichtbaar te maken en daarmee de belangstelling voor de eeuwenoude relatie een nieuwe impuls te geven. Naast Nederland hebben maar liefst negen Oostzeelanden in het project geparticipeerd: Letland, Estland, Litouwen, Denemarken, Duitsland, Polen, Zweden, Finland en Rusland. Het project Baltic Connections werd per 31 december 2007 afgerond. Duurzame doelstellingen Op 31 december 2012 eindigde het eerste Programma Gemeenschappelijk Cultureel Erfgoed (2009-2012), om direct te worden opgevolgd door het tweede GCE-programma (2013-2016). Dit programma, geïnitieerd en gefinancierd door de ministeries van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) en Buitenlandse Zaken (BZ), is gericht op duurzame instandhouding en het verbeteren van de toegankelijkheid van gemeenschappelijk cultureel erfgoed. Daarnaast is het zichtbaar maken van het gemeenschappelijke verleden een streven. De ministeries van OCW en BZ hebben gezamenlijk een beleidskader voor het GCE-programma 2013-2016 opgesteld. Dit beleidskader dient om de ambities met betrekking tot GCE te formuleren en de structuur van de uitvoering vast te leggen. Australië, Brazilië, India, Indonesië, Japan, de Russische Federatie, Sri Lanka, Suriname, de Verenigde Staten en Zuid-Afrika zijn door de Nederlandse overheid als prioriteitslanden in GCE-verband gedefinieerd. Met deze landen wordt intensief samengewerkt aan GCE-projecten. De twee Nederlandse rijksdiensten voor cultureel erfgoed – het Nationaal Archief en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) – voeren het programma uit, in samenwerking met het ‘Dutch Centre for International Cultural Coopera- tion’ (DCICC), de partnerinstellingen in de prioriteitslanden en de Nederlandse ambassades in deze landen. ■ Dit artikel is deels ontleend aan: www.nationaalarchief.nl/internationaal/ gemeenschappelijk-cultureel-erfgoed. Redactie Archievenblad ■ Foto: Sjoerd Knibbeler. Redactie Archievenblad ■ Nederland heeft een rijke historie en deelt een gezamenlijk verleden met talloze landen over de hele wereld. Vooral de handelsbetrekkingen van de Verenigde Oostindische Compagnie (VOC), de Westindische Compagnie (WIC) en de koloniale relaties (en slavernij) hebben hun sporen nagelaten, maar dat geldt ook voor de relaties met de Baltische staten (Oostzeehandel). Om Gemeenschappelijk Cultureel Erfgoed te behouden, wordt veelvuldig internationaal samengewerkt. Een overzicht. nummer 10 2013 n 1314 n 2013 nummer 10 Het onderzoek werd uitgevoerd in het kader van het TANAP-programma (‘Towards A New Age of Partnership’) gericht op behoud, ontsluiting en onderzoek van VOC-archieven wereldwijd. Het ministerie van OCW en Buitenlandse Zaken realiseerden de subsidie voor het TANAP-programma van 1999 tot 2007. Het onderzoeks- en opleidingstraject met studenten uit voormalige VOC-landen werd geleid door de Universiteit Leiden. De ontsluiting van de archieven in Indonesië stond niet op zichzelf, er moest ook kennis worden overgedragen over behoud en restauratie, een onderdeel waarbij Gerrit de Bruin en Ted Steemers namens het Nationaal Archief betrokken waren. In november 2001 werd in Jakarta de ICA-conferentie ‘Preservation of archives in tropical climates’ met het ANRI (‘Arsip National Republik Indonesia’) georganiseerd. De opdracht in het ANRI bestond uit het opleiden van een team van archivarissen, het inventariseren van schade en het reconstrueren van het oorspronkelijk verband tussen de series en de afge- dwaalde stukken terugplaatsen. Het VOC-archief werd geïnventariseerd, genummerd en opnieuw verpakt. De toegangen werden opgenomen in de website www.tanap.net, waar ook VOC- archieven uit andere landen, waaronder Nederland, (nader) toegankelijk zijn gemaakt. In 2007 verscheen de inventaris van alle vijftien archieven die in Batavia gevormd werden gedurende de VOC- periode. Tijdens het afsluitende seminar op Bali met de titel ‘Archives as collective memory of the nations’ kon het kloeke deel The archives of the Dutch East India Company and the local institutions in Batavia door de algemene rijksarchivaris Maarten van Boven aan zijn collega van het ANRI, de heer Djoko Utomo, worden overhandigd. Frans van Dijk en Louisa Balk vertellen over hun ervaringen tijdens dit bijzondere project. Aan het werk ‘Elke morgen rijden we in alle vroegte met onze kinderen in een auto van het ANRI naar het archief. De kinderen worden respectievelijk afgezet bij de Jakarta International School en de Nederlandse Internationale School. Wat een ervaring voor Thomas en Charlotte, nog steeds hebben ze contact met hun klasgenoten. Wij arriveren ruim voordat het VOC-team start. Zo kunnen we nog wat voorraad van de vorige dag wegwerken of nieuwe opdrachten bespreken. Zodra de 15 medewerkers binnendruppelen worden allerlei zakjes en doosjes met gefrituurde hapjes tevoorschijn gehaald. Eten is heel belangrijk. Zodra het archief binnengebracht wordt door de depotmedewerkers, verschijnen de mondkapjes. Er kunnen schimmels in het archief zitten. Binnen het team is er een steeds wisselende werkverdeling om alle aspecten van inventarisatie te leren kennen. Een groepje onderzoekt de achtergrond van het kaartmateriaal, dat zoals bij veel archieven vanwege het formaat elders geborgen is. Wat is de samenhang met de series en zijn er kenmerken die verwijzen naar de besluitvorming? Een ander groepje werkt zich door een serie secrete resoluties heen. Bij elke band die opengaat, wordt eerst een schadeformulier gemaakt. Dit is nodig om de hoeveelheid en aard van de restauratiewerkzaamheden in te kunnen schatten. Daarna worden van elk stuk de archivistische kenmerken opgeschreven. Een andere ploeg controleert eerder ingevulde formulieren op juistheid en haalt inconsequenties in de beschrijvingen eruit. Een derde groep onderzoekt inven- tarisnummers uit de collectie ‘Buitenland’. Er zijn een aantal stukken die in het Een kwestie van teamwork De inventarisatie van VOC-archieven in Jakarta In 2001 en 2002 werkten Frans van Dijk en Louisa Balk, in die tijd verbonden aan het Nationaal Archief, in Indonesië aan het ontsluiten van VOC-archieven. Dat bracht uitdagingen met zich mee, zowel project- matig als cultureel. Toch zeggen ze eensgezind: ‘Het was een ervaring die we niet hadden willen missen.’ Louisa Balk en Frans van Dijk ■ Een lid van het team is bezig met de schade-inventarisatie (foto’s part. coll.). Het depotteam verpakt de stukken.nummer 10 2013 n 15 archief van de Hoge Regering thuishoren. Wij beantwoorden vragen, verwerken de gegevens in een database en werken aan een toelichting bij iedere serie.’ Paleografie ‘Na een korte pauze wordt er paleografie geoefend. Elk teamlid heeft voor aanvang van het project een cursus Nederlands gevolgd, want dat is hard nodig om de archieven enigszins te kunnen begrijpen. Elke ploeg met een speciale opdracht verzorgt na afloop een presentatie voor het team. Een nieuwe aanpak waarbij schaamte moet worden overwonnen. Tussen de middag wordt de warme maaltijd gebracht, vaak rijst met een visje. Gedurende de dag moet er op vaste tijden gebeden worden. Dat gebeurt na het wassen in een hoek van het gebouw. Binnen de groep zijn er ook christenen, maar gelukkig gaat iedereen heel ontspannen met de verschillen om. Aan het eind van de middag maken we het omgekeerde rondje door het drukke verkeer langs de scholen. Thuisgekomen bereidt onze kokkin Yanti het avondeten. Om zes uur wordt het donker. We zetten een ventilator aan om de ergste warmte te verdrijven.’ Spanning ‘We bouwen voort op een traditie van archivarissen die ons zijn voorgegaan naar Jakarta. Van der Chijs maakt een eerste inventaris in de 19e eeuw, helaas zonder een goede nummering. Trix van Hoof, Ben Slot, Hein de Graaf, Rob Kramer en André Tempelaars werkten in Jakarta aan zowel het archief van de VOC, als dat van de koloniale periode erna. Wij hebben het gemakkelijk als je vergelijkt hoe zij contact moesten onderhouden met Nederland. Bij een probleem kunnen wij gewoon e-mailen en het antwoord van project- leider Pieter Koenders volgt snel. Maar de omstandigheden veranderen voortdurend tijdens ons verblijf: de aan- slag op de Twin Towers en vervolgens de Amerikaanse inval in Afghanistan zorgen voor een onrustige periode. Onze kinderen krijgen hun eerste mobiele telefoon mee naar school en wij dragen de paspoorten bij ons, als er geruchten de ronde doen dat westerlingen het doelwit zouden kunnen worden van extremisten. Gelukkig blijft het bij geruchten. Het werken in een land met een cultuur zo anders dan die van ons, is soms lastig. Zo is de methode van projectmatig werken met een concreet omschreven doel en een tijdspad een nieuwigheid waar het team zichtbaar aan moet wennen. Hun commentaar: ‘Nu begrijpen we waarom westerlingen zo hard vakantie nodig hebben.’ Dat is voor ons ook stof tot nadenken.’ VOC-jaar ‘Wat het verblijf bijzonder maakt, is de aandacht voor het VOC-jaar in 2002. In Nederland is veel belangstelling voor de oprichting van de VOC in 1602. Ook in Indonesië gaat het niet onopgemerkt voorbij. Het VOC-team presenteert met zichtbare trots de resultaten aan de directie, genodigden van de universiteit en het personeel van het ANRI. De leerlingen van de Nederlandse school komen langs in het kader van een projectweek VOC. Zij krijgen een rondleiding en een quiz van het VOC-team. De media tonen belangstel- ling en er volgen reportages op tv, radio en in verschillende Nederlandse en Indonesische kranten. Het terugvinden van stukken die in de loop der jaren in andere collecties terecht zijn gekomen, zoals de oudste notulen van de kerkenraad van Taiwan, vinden we geweldig. De oproep om de muiters van de Bounty op te pakken met gedetail- leerde beschrijving van hun uiterlijk, is een pareltje.’ Aflossing ‘Na anderhalf jaar worden we afgelost. Twee inventarissen zijn afgerond: het archief van de Hoge Regering en van de Hoge Commissie. Het team is inmiddels begonnen met de archieven van de notarissen. Diederick Kortlang zet het project voort en verhuist met zijn gezin naar Jakarta. Samenwerken binnen één project en met je gezin in een andere cultuur leven is heel speciaal. Een ervaring die we niet hadden willen missen.’ ■ Louisa Balk ■ accountmanager educatie bij het Stadsarchief Rotterdam. Frans van Dijk ■ projectmanager bij het Nationaal Archief. Staatssecretaris Van der Ploeg krijgt uitleg van een lid van het VOC-team over de inventarisatie, november 2001. Het eindresultaat.16 n 2013 nummer 10 Duurzame digitale geschiedenisbron Republiek Indonesië zet VOC-archieven online Het Nationaal Archief van de Republiek Indonesië (ANRI) heeft op 27 september jongstleden een eerste gedeelte van het VOC-archief online gezet. Dat gebeurde tijdens een conferentie van de Southeast Asian Regional Branch of the International Council on Archives (SARBICA). Daarmee is de presentatie van het eerste grote digitale geschiedenisproject in Indonesië een feit. Hendrik E. Niemeijer ■ Het digitaliseringsproject DASA (Digital Archives Systems at ANRI) wordt uit- gevoerd door het ANRI in samenwerking met The Corts Foundation (TCF). Deze Nederlandse erfgoedstichting heeft als doelstelling het behoud en de beschik- baarstelling van VOC-archieven. De stichting is als ‘non-governmental organization’ in Jakarta gevestigd en heeft (als eerste Nederlandse erfgoedstichting) toestem- ming van de Indonesische regering om bedrijfsmatig te opereren en projecten uit te voeren. Als eerste zijn de ‘Daghregisters van ’t Casteel Batavia’ online gezet. Deze registers zijn van groot belang voor de geschiedenis van de regio Javazee, en voor de geschiedenis van Zuidoost-Azië in het algemeen. De nieuwe site is te bezichtigen op www.sejarah-nusantara. anri.go.id. Digitale infrastructuur Het DASA-project betekent voor het ANRI de verwerving van technologische kennis inzake digitalisering en digitale preserve- ring, de ontwikkeling van archiefinfor- matiesystemen en opslagsystemen voor digitale bestanden. Standaarden en inzichten die in Nederland zijn ontwik- keld, kunnen veelal direct worden geïmplementeerd. In het DASA-project is gekeken naar het concept van ‘Open Archival Management Systems’. Uitgangspunt is een zo eenvoudig mogelijk proces voor het online publi- ceren van gedigitaliseerde documenten. Een speciaal ingericht lokaal netwerk is daartoe opgezet. Ook is op de project- locatie (het directiegebouw van het ANRI in Zuid-Jakarta) een externe webserver ingericht met een aantal geïntegreerde softwarecomponenten om de teams in het publicatieproces te ondersteunen. Het publicatieproces Een van de belangrijkste standaarden waarvoor direct is gekozen, is die van de Metamorfoze-richtlijnen voor ‘preserva- tion imaging’. In samenwerking met technici van Zeutschel in Tübingen en de Zeutschel-distributeur voor Asia-Pacific in Singapore, zijn twee aangekochte OS 14000 A1 scanners nauwkeurig geconfi- gureerd en gekalibreerd. De eerste scanner is zonder problemen een jaar lang perfect volgens de specificaties van Metamorfoze gebruikt. Een dagelijkse productie van circa duizend scans moet efficiënt en correct worden verwerkt om betrouwbare publicatie mogelijk te maken. De scanners produceren voor elke paginazijde direct een TIFF-bestand in hoge resolutie en een gecomprimeerd JPG-bestand. Beide bestanden zijn voorzien van automatische naamgeving. De TIFF fungeert als masterscan en wordt veiliggesteld op een afgeschermde server. De JPG is het digitale duplicaat dat wordt geüpload in wat we noemen de ‘scan store’ en vervolgens gepubliceerd op het web. De scan store is een speciaal ontwikkelde softwareapplicatie die het mogelijk maakt metadata toe te voegen aan de JPG, zoals de archiefherkomst, en inhoudelijke data zoals folionummers of datums van resoluties. Naast de scan store maakt ook de inven- taris van het Indonesische VOC-archief onderdeel uit van het digitale systeem. Deze VOC-inventaris uit 2007 is in drie talen (Engels, Indonesisch en Nederlands) ingevoerd in een door de International Council of Archivists (ICA) ondersteunde softwareapplicatie (ICA-AtoM). De inven- taris wordt in EAD-formaat in dezelfde ‘repository’ geplaatst als de scans. De inrichting van de website maakt het mogelijk om automatisch koppelingen te maken tussen de inventaris en de scans. Drie speciale teams van gezamenlijk vijftien ANRI-medewerkers werken allen in dit publicatieproces. Het content team bereidt de bundels voor (selectie, depotadministratie, folionummering, band verwijderen); het scan team digitaliseert de pagina’s, zorgt voor opslag en uploaden in de scan store en geeft de archiefbundels retour; het content team opent elke scan in de scan store, voegt metadata toe en zet de goedgekeurde scan online. Een afzonderlijk public access team beheert de website inhoudelijk en publiceert in samenwerking met nummer 10 2013 n 17 internationale historici exemplarische documenten in de zogeheten ‘Harta Karun’, ofwel de ‘verborgen schat’ collectie. Omvang VOC-archieven De VOC-archieven die in Zuid-Jakarta zijn geconserveerd, zijn in omvang 2,5 kilo- meter lang. Het zal derhalve nog vele jaren duren voordat de belangrijkste series uit dit archief zijn gedigitaliseerd en toegankelijk gemaakt. Het archief valt feitelijk uiteen in twee deelarchieven: de archieven van de gouverneurs-generaal en raden van Indië (ook wel de ‘Hoge Regering’ genoemd, en de archieven van allerlei instituties in en van de stad Batavia. Aangezien de bestuurlijke instel- lingen van Batavia direct onder het gezag van de Hoge Regering vielen, rekenen we de Bataviase archieven ook onder de VOC-archieven. Hoofdstructuur Het archief van de Hoge Regering omvat slechts een deel van wat eens aan archief is gevormd in Kasteel Batavia. Dit kasteelcomplex werd begin negentiende eeuw afgebroken. Hier huisde eens de Generale Secretarie van de VOC in Azië. Brieven en rapporten van alle VOC-facto- rijen in Azië kwamen daar binnen en werden er gearchiveerd. De hoofstructuur van het archief wordt gevormd door de net-generale resoluties van de Hoge Regering en de dagregisters van het kasteel Batavia. De net-generale resoluties omvatten circa 211.000 pagina’s van 1613 tot 1810. In de eerste helft van de achttiende eeuw maakten de klerken de resolutiedelen steeds omvangrijker. Dit ging ten koste van de omvang van de andere belangrijke serie: de dagregisters van Batavia, circa 80.000 pagina’s. In feite kunnen allerlei ingekomen en uitgaande brievenseries, plakkaat- en contracten- boeken et cetera, chronologisch worden verbonden met deze dubbele ruggengraat van het archief van de Hoge Regering. Eigentijdse marginalia De afzonderlijke archiefdelen van de resoluties en dagregisters zijn soms meer dan duizend foliopagina’s dik. De eerste toegang tot het archief is de gedigitali- seerde inventaris. Deze is gekoppeld aan de digitale archieven. Het praktisch gebruik van de digitale archieven is echter beperkt zonder goede zoekmogelijk- heden. Voor dit grote probleem is een oplossing gevonden. Veel VOC-archieven zijn op elke pagina voorzien van eigen- tijdse marginalia: in de marge neer- geschreven korte samenvattingen van de tekst. Wanneer een jaar werd afgesloten, dan werden alle marginalia overge- schreven in een ‘register’, feitelijk een chronologische lijst van marginalia. De net-generale resoluties en dagregisters laten in vrijwel elk deel marginalia en marginalialijsten zien. Ambachtelijk werk Senior archivaris Mona Lohanda begon ruim tien jaar geleden uit eigen beweging met het transcriberen van marginalia uit de dagregisters. Dat leverde na tien jaar van toegewijde arbeid een concept- manuscript op van meer dan 5.500 pagina’s. Deze marginalia worden tijdens het project in gedeelten gecollationeerd en vervolgens geconverteerd naar records in een databasebestand. Deze records worden in de website automatisch gekoppeld aan de metadata van de scans. Zo ontstaat een zeer gedetailleerde toegang op de dagregisters die volledig doorzoekbaar is. Op deze wijze kunnen onderzoekers in het kort kennisnemen van de inhoud van elke scan door middel van deze gedigitaliseerde eigentijdse toegang. Het collationeren van 5.500 pagina’s ruwe transcriptie is echter zeer tijdrovend en specialistisch werk, waarbij duizenden begrippen en (plaats)namen juist getrans- cribeerd dienen te worden. Na enkele jaren van collationeren is meer dan de helft online gezet. Het dagregisterproject laat zien dat het maken van digitale producten weliswaar veel ICT-expertise vergt, maar ook dat het traditionele, tijdrovende, ambachtelijke werk van transcriberen, collationeren, tekstanalyse en standaardisatie van spelling nog steeds de wetenschappelijke waarde van een digitaal bronnenproject bepaalt. Achttiende-eeuwse ‘realisten’ Ook de resolutieboeken vertonen margi- nalia en lange marginalialijsten. Op het totaal van 211.000 pagina’s aan resoluties zijn er meer dan 13.500 pagina’s aan marginalialijsten uitgeschreven. Het is onbegonnen werk om die alle te tran- scriberen, zoals wel gedaan is bij marginalia bij de dagregisters van Batavia. Begin achttiende eeuw concludeerden ook de secretaris en klerken van de Generale Secretarie dat de hoeveelheid marginalia in de resolutieboeken wel heel erg begon uit te dijen. Teveel om goed overzicht te houden op de genomen besluiten. Voortaan ging een ‘realist’ aan de hand van een onderwerpenlijst marginalia selecteren die betrekking hadden op de voornaamste besluiten betreffende een onderwerp. Deze ‘realia’ werden jaarlijks uit de marginalialijsten geselecteerd en op onderwerp weer uitgeschreven. Gedurende de achttiende eeuw werden zo nu en dan de realia voor een aantal jaren opnieuw uitgeschreven en gebundeld. De verzameling van circa dertig gebun- delde achttiende-eeuwse realiadelen werd in de jaren 1882-1886 door het ‘Bataviaasch Genootschap voor Kunsten en Wetenschappen’ in drie delen gepubliceerd. Deze delen zijn voor het DASA-project gedigitaliseerd, gecontro- leerd en in een database geplaatst. Hiermee is een toegang gemaakt van circa 47.000 records tot de net-generale resoluties. De realia zijn al op onder- werpen gegroepeerd, zijn volledig doorzoekbaar en kunnen ook in chronolo- gische volgorde worden getoond op de website. De realia database is al online te zien. Het komende jaar zullen de scans van 211.000 pagina’s net-generale resoluties worden gekoppeld aan deze achttiende-eeuwse gedigitaliseerde toegang. ■ Hendrik E. Niemeijer ■ historicus en projectleider digitalisering in Jakarta.18 n 2013 nummer 10 ‘Een ongeloofelijke meenigte schrift’ Over het traceren van ‘archival events’ in de VOC-archieven Door de Amerikaanse antropologe Ann Stoler wordt verondersteld dat de documentenstroom van een organisatie een zekere ‘pulse’ heeft, een polsslag waarmee documenten in verschillende snelheden en hoeveelheden worden uitgewisseld. Kan deze polsslag ook worden teruggevonden in de archieven van de Verenigde Oostindische Compagnie (VOC) en zijn daarin onderwerpen te vinden waarover met een ‘verhoogde polsslag’ werd gecorrespondeerd? Nico Vriend ■ De archieven van de VOC liggen verspreid over de hele wereld. Het grootste gedeelte bij het Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) in Jakarta en het Nationaal Archief in Den Haag, maar ook in bijvoorbeeld Kaapstad, Colombo en Chennai liggen honderden strekkende meters aan plank- ruimte. Het zijn de overblijfselen van een wereldwijd netwerk waarbinnen goederen en mensen hun weg vonden, maar ook informatie werd uitgewisseld. Dit laatste, het informatienetwerk en -systeem van de VOC, is het aandachtspunt van mijn onderzoek. Want hoe deed de VOC dit nu eigenlijk? Hoe zorgde de Heeren XVII, het centrale bestuursorgaan van de compagnie in de Republiek, ervoor dat zij op de hoogte bleef van het reilen en zeilen in het verre Batavia, laat staan in een buiten- kantoor als Gamron (Perzië), Deshima (Japan) of Ambon? Welke weg legden documenten af in het wereldwijde informatienetwerk van de compagnie, welke registratiemiddelen stonden tot de beschikking van de administratie, en wie registreerde wat? Het zijn vragen die teveel omvatten om in dit artikel uitgebreid uiteen te kunnen zetten. Hier richt ik mij dan ook vooral op de methode die ik heb gebruikt om het informatiesys- teem en -netwerk van de compagnie in kaart te kunnen brengen: de zoektocht naar de hierboven al genoemde polsslag. Fascinatie Het onderzoek, uitgevoerd in het kader van de master Archival Studies aan de Universiteit Leiden 1 , heeft mij in ieder geval gewezen op een – in mijn ogen – fascinerend systeem, een systeem waarin pennisten een centrale rol spelen. In Batavia, het administratieve centrum van de VOC in Azië en zetel van de Hoge Regering, was bijvoorbeeld minimaal honderd man in die rol werkzaam op de Generale Secretarye. Hun taak: schrijven, schrijven en vooral overschrijven. Ieder jaar weer werden daar alle papieren van alle buitenkantoren (verplicht) verzameld, verwerkt, overgeschreven en uitgewisseld. Twee kopieën werden naar de Republiek gezonden: één voor de kamer Zeeland en één voor de kamer Amsterdam. Daar werden al deze documenten wederom verzameld, in Amsterdam met behulp van ongeveer vijftig werkzame lieden op het zogenaamde schrijfcomptoir. De Heeren XVII liepen altijd achter de feiten aan, want de schepen vanuit Batavia deden er acht maanden over om de Republiek te bereiken. Archival events Omdat archief kan worden gezien als de nagebleven communicatielijnen uit het verleden, zou het informatiesysteem en -netwerk van de VOC in kaart gebracht moeten kunnen worden door middel van een analyse van het (resterende) archiefmateriaal. Het archief representeert immers de informatiebehoefte van destijds, aangezien de documenten ooit met een bepaald doel zijn geproduceerd. Er zijn echter verschillen in deze informatie- behoefte. Zo zouden er momenten kunnen zijn waarop over een bepaald onderwerp met een verhoogde polsslag besluiten worden genomen, rapporten worden geproduceerd en correspondentie wordt uitgewisseld. Ann Stoler noemt een dergelijke gebeurtenis een ‘archival event’. 2 Dit theoretisch concept speelt in mijn onderzoek een grote rol. Als deze archival events inderdaad plaatsvinden, zoals Stoler suggereert, dan zou dat immers betekenen dat de communicatie van een organisatie op een dergelijk moment enorm toeneemt en zodoende de informatiestromen het beste zichtbaar worden. Het zou dan dus een uitstekend middel zijn om het informatienetwerk van de compagnie in kaart te brengen. Bovendien zou er soms sprake kunnen zijn van een ‘information panic’, zoals Christopher Bayly dit omschrijft in zijn belangrijke studie over Brits koloniaal India. 3 In een periode van (informatie-) crisis kan het communicatienetwerk nog meer bloot komen te liggen en er zouden zelfs informatiestromen zichtbaar kunnen nummer 10 2013 n 19 worden die in een ‘normale’ situatie niet aan het licht komen. Als een archival event plaatsvindt, dan zou dit in de administratieve neerslag van een organisatie tot uiting moeten komen in een ‘verdikking’ van documenten rondom een bepaald onderwerp. Deze verdikking kan als een puur fysieke toename van de papiermassa worden gezien, daar vele extra volgeschreven pagina’s worden geproduceerd. Om van een archival event te kunnen spreken, moet deze toege- nomen productie en uitwisseling van documenten echter een relatieve toename in de tijd zijn. Er zijn immers onderwerpen waarover een organisatie altijd veel documenten produceert, in het geval van de VOC bijvoorbeeld peper of de retourschepen, maar daarmee zijn het nog geen archival events. Wel zouden zij dit kunnen zijn als blijkt dat er binnen een bepaald tijdsbestek, vergeleken met de periode daarvoor en daarna, veel meer documenten rondom een onderwerp zijn geproduceerd. Zoektocht In de archieven van de Heeren XVII en kamer Amsterdam (Nationaal Archief) en de Hoge Regering (ANRI) ben ik nagegaan welke onderwerpen in de administratie in de jaren 1737-1750 het meest van belang waren, en of er archival events te traceren zijn. Ik heb daarvoor gebruik gemaakt van de destijds aangemaakte realia. Dit zijn alfabetisch op trefwoord geordende indices op de resoluties (besluiten) van de Hoge Regering of Heeren XVII. Daar de VOC gebruikmaakte van het resolutie- stelsel, waarbij alle documenten worden gekoppeld aan (de datum van) besluiten, is via de realia theoretisch gezien het gehele archief toegankelijk. In de realia wordt onder ieder trefwoord in chronolo- gische volgorde verwezen naar de besluiten die op dat gebied genomen zijn. Door deze verwijzingen per tijdseenheid te turven, is het zodoende mogelijk om per trefwoord toe- of afnamen in de hoeveelheid besluiten duidelijk te maken en kan de door Stoler bedoelde polsslag inzichtelijk worden gemaakt. Met uit de statistiek afkomstige middelen, met name kansberekening (Poissonverdeling), heb ik vervolgens geprobeerd om archival events te traceren.4 Daarbij ben ik steeds nage- gaan of een gevonden hoeveelheid verwijzingen per tijdseenheid, per tref- woord, door toeval zou kunnen ontstaan. Zo niet, dus bij een uitzonderlijk hoge ‘piek’ in het aantal verwijzingen, dan zou er iets anders aan de hand kunnen zijn. Mogelijk een archival event? In tabel 1 (zie pagina 20) is een voorbeeld van de door mij gevonden resultaten te zien, met daarin de mogelijke archival events (alfabetisch op trefwoord) in de archieven van de Hoge Regering. In de derde kolom wordt het jaar en kwartaal gegeven waarin onder het betreffende trefwoord een mogelijk archival event plaatsvindt. De gevonden hoeveelheid verwijzingen onder dit kwartaal is terug te vinden in kolom ‘0’. In de tabel worden ook de gevonden waarden van een achttal voorafgaande (-) en opvolgende (+) kwartalen weergegeven, waardoor de toe- en afname in vergelijking met de omliggende kwartalen in absolute zin zichtbaar wordt gemaakt. In het geval dat een van deze kwartalen ook een uit- zonderlijk hoge piek vertoont, is deze in dezelfde kleurstelling als kolom 0 weergegeven. Analyse Om te kunnen bepalen of achter deze ‘pieken’ ook werkelijk archival events schuilgaan, heb ik een aantal van deze nader onderzocht. Sommige lijken verklaard te kunnen worden aan de hand van al bekende ‘historische gebeurte- nissen’ uit de geschiedenis van de VOC. Zo kan het grote aantal verwijzingen onder het trefwoord ‘Hoge Regering’ in het tweede halfjaar van 1740 en 1741 worden verklaard door de bestuurscrisis in die Hoge Regering na de zogenaamde Chinezenmoord van oktober 1740, en het >> Documentenstromen van de VOC, 1737-1750.Next >