archievenblad sinds 1892 jaargang 117 2013 10 Uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland Themanummer Buitenlandse ZakenUw informatiehuishouding op de juiste manier inrichten? BECIS Adviseurs Informatiemanagement Adviseurs van BECIS ondersteunen organisaties met het vormgeven van uw huidige en toekomstige informatievoorziening. Experts die de huidige informatiehuishouding doorlichten en informatiemanagement op een innovatieve wijze positioneren binnen uw organisatie. De ervaren professionals van BECIS dragen de zorg voor de ontwikkeling van uw informatievoorziening! Neem contact op via 020 – 403 11 47 | www.becis.nl 54 ‘Er valt nog heel wat te redden.’ In gesprek met Roelof Hol Hij had een gelukkige jeugd in Arnhem, studeerde in Amsterdam en maakte archiefcarrière in binnen- en buitenland. Als programma- manager Gemeenschappelijk Cultureel Erfgoed heeft Roelof Hol de wereld als werkveld. ‘Het gaat erom duidelijk te maken dat de archieven waar Nederlandse sporen in zitten, ook van lokaal belang zijn.’ René Spork ■ 36 ‘De deelnemers vinden elkaar in hun passie voor het vak.’ Grens- overschrijdend archief- symposium Het archiefwezen verandert voortdurend, ook buiten de landsgrenzen. En dus komt een selecte groep archivarissen uit Nederland, België, Duitsland en Luxemburg jaarlijks bij elkaar om informatie uit te wisselen tijdens het ‘Internationales Archiefsymposion’. Een gesprek met Peter van Beek, lid van de ‘Leitungskreis’ voor het symposium. Fransien Smeets ■ Inhoud 38 Train-de-trainer. Zaaien en oogsten in het Suri- naamse archiefwezen Het mag geen verbazing wekken dat de DIV en het archiefwezen in Suriname georganiseerd zijn op een wijze die vergelijkbaar is met hoe het bij de Nederlandse overheid is geregeld. Trek een archiefkast open op een wille- keurig ministerie in Paramaribo en je ziet de ordening van dossiermappen conform ‘onze’ Basis Archief Code. Ook het archiefonderwijs vertoont over- eenkomsten, het resultaat van een intensief programma ‘train-de-trainer’. Henk Duits ■ nummer 10 2013 n 3 04 Van de redactie 05 De archiefervaring 07 Nieuws uit het veld 13 Van Amerika tot Azië. Samenwerking in het kader van Gemeenschappelijk Cultureel Erfgoed, Redactie Archievenblad 14 Een kwestie van teamwork. De inventarisatie van VOC-archieven in Jakarta, Louisa Balk en Frans van Dijk 16 Duurzame digitale geschiedenisbron. Republiek Indonesië zet VOC-archieven online, Hendrik E. Niemeijer 18 ‘Een ongeloofelijke meenigte schrift.’ Over het traceren van ‘archival events’ in de VOC-archieven, Nico Vriend 22 Een indirecte archiefrelatie tussen Nederland en Formosa, Charles Jeurgens 25 Het beeld van archivarissen ... was altijd al slecht, Jan Fernhout 26 Verleden, heden en toekomst. Bangladesh Archives & Records Management (1995-2015), Floor Geraedts en René Spork 30 Een behouden vaart. Sonttolregisters online beschikbaar, Siem van der Woude 31 Sailing Letters. Buitgemaakte Nederlandse zeepost in een Engels archief, Perry Moree en Dirk J. Tang 34 Het BeNeDeLim-convent: grenzeloze collegialiteit, Fransien Smeets 36 ‘De deelnemers vinden elkaar in hun passie voor het vak.’ Grensoverschrijdend archiefsymposium, Fransien Smeets 38 Train-de-trainer. Zaaien en oogsten in het Surinaamse archiefwezen, Henk Duits 40 Veni vidi archivio. Een kennismaking met Italiaanse katholieke archieven, Peter Horsman 42 Vrijwilligers: bedankt!, Marcel Duijghuisen 43 Column 45 KVAN Nieuws 47 KVAN Nieuws | SNAAI Lab 49 Uitgelezen 52 Agenda 54 Burgerlijke Stand: ‘Er valt nog heel wat te redden.’ In gesprek met Roelof Hol, René Spork 14 Een kwestie van team- work. De inventarisatie van VOC-archieven in Jakarta In 2001 en 2002 werkten Frans van Dijk en Louisa Balk, in die tijd verbonden aan het Nationaal Archief, in Indonesië aan het ontsluiten van VOC- archieven. Dat bracht uit- dagingen met zich mee, zowel projectmatig als cultureel. Toch zeggen ze eensgezind: ‘Het was een ervaring die we niet hadden willen missen.’ Louisa Balk en Frans van Dijk ■ Colofon Het Archievenblad is een uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen In Nederland (KVAN). Het Archievenblad verschijnt tienmaal per jaar. Alle leden van de KVAN ontvangen het Archievenblad. Redactie Gabriëlle Beentjes, Dick Deuzeman, Joris van Dierendonck (eindredacteur), Ton Dijksterhuis, Tessa Free, Caroline Leistra, Evelien van der Meulen, May Scheepers, Fransien Smeets, René Spork (hoofd- redacteur), Floortje Tuinstra, Nico Vriend, Ruud Yap. Vaste medewerkers Charles Jeurgens, Gerrit Kouwenhoven, Theo Thomassen, Peter Vlot. Redactieadres Archievenblad Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 E-mail: redactie@archievenblad.nl E-mail persberichten: nieuws@archievenblad.nl Website: www.archievenblad.nl Abonnementen en ledenadministratie Wie geen lid is van de KVAN kan het Archievenblad bestellen bij het KVAN-bureau. Ook voor adres- wijzigingen kunt u daar terecht. KVAN-bureau Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 E-mail: bureau@kvan.nl Website: www.kvan.nl Jaarabonnement Nederland € 76,50 Buitenland € 88,50 Losse nummers € 7,80 Product- en personeelsadvertenties Sales & Services geeft inlichtingen over tarieven en plaatsing van alle advertenties. Postbus 2317, 1620 EH Hoorn Telefoon: (0229) 21 12 11 Fax: (0229) 27 04 04 E-mail: administratie@salesandservices.nl Ontwerp Infour, marketing en communicatie, Heerlen Opmaak en druk Schrijen-Lippertz Coverfoto Sjoerd Knibbeler ISSN 1385-4186 Het volgende nummer van het Archievenblad verschijnt einde januari 2014. 4 n 2013 nummer 10 Van de redactie Buitenland Citaat van de maand Jaren geleden kreeg ik van mijn vrouw een wekkerradio. Om niet met veel herrie wakker te worden, stelde ik het apparaat af op een zender met aandacht voor actualiteiten en discussies. De volgende ochtend werd ik zoals nooit eerder gewekt. Een zware stem sprak de woorden: ‘Elke zeven seconden sterft ergens ter wereld een kind van de honger.’ Ik ben nog nooit zo snel opgestaan. Het ontbijt, met een ruim aanbod van allerlei chocoladestrooisels (melk, puur, vlokken, hagel) stond mij ineens ernstig tegen. Toen besefte ik dat Nederland geen deel uitmaakt van ‘de wereld’. Nederland is wat Hillegersberg is voor Rotterdam, de Vogelwijk (geen vogelaarwijk) voor Den Haag, wat Zuid is voor Amsterdam en De Karpen voor Eindhoven: een goudkust in een hele grote poel van – in Nederland relatieve, elders werkelijke – ellende. Nederland is een paradijs, eigenlijk een paradijsje op een paar vierkante kilometer. Nederland beschikt over een enorm buitenland. Nederlandse archivarissen, die wellicht niet de reputatie hebben tot het meest onverschrokken deel der mensheid te behoren, zijn er in de loop van de tijd op uitgetrokken om onderzoek te doen of hun diensten aan te bieden in het buitenland, in landen als Indonesië, Suriname, Bangladesh en India. Dichter bij huis zijn er samenwerkingsverbanden met collega’s net over de grens. Aan deze onderzoekszin, ondernemingslust en collegialiteit besteden we aandacht in dit themanummer ‘Buitenlandse Zaken’. De keuze om onze diensten aan te bieden aan ‘het buitenland’ is meestal niet toevallig: vaak gaat het om oude koloniale banden en/of treden we in de sporen van de VOC en WIC. Oud-premier Balkenende kan trots op ons zijn, maar dat is bijzaak. Hoofdzaak is dat ‘ze’ in het buitenland daadwerkelijk iets aan onze hulp hebben (gehad), dat we dankzij onze inspanningen een afstand hebben overbrugd. Oordeel zelf. ■ René Spork ■ hoofdredacteur@archievenblad.nl ‘Afstand scheidt enkel de lichamen, niet de geesten.’ Erasmusnummer 10 2013 n 5 De archiefervaring van Anastassia Adriaanse Mijn werkervaring in het erfgoed begint in 1992. Tijdens een stage aan de Moskou Library School 1 werd mij een baan als senior bibliograaf in de bibliotheek van het Russisch Wetenschappelijk Instituut van Culturele Studies aangeboden. Dit was in een prachtig gebouw uit de 16e eeuw, gelegen tegenover het Kremlin aan de andere kant van de rivier de Moskva. Dit instituut werd in 1932 middels het Besluit van Volkscommissarissen van de RSFSR 2 opgericht als ‘Centraal wetenschap- pelijk Instituut van de werkmethoden van de lokale geschiedenis’. Deze bibliotheek had zich gespecialiseerd in museologie, etnografie en erfgoededucatie. Veel weten- schappelijk onderzoekers werken ook als docenten bij de Moskou Staat Historical en Archives Universiteit. 3 Met de directeur van de bibliotheek, mevrouw Ekaterina Bulatova, beheerden wij (slechts met z’n tweeën) meer dan 30.000 boeken waarvan het grootste deel unieke exemplaren. Het was mijn eerste professionele aanraking met erfgoed. Naast deze fulltime baan ben ik in de periode 1993–1998 afgestudeerd als informatiemanager aan de Moskou Staat Universiteit van Cultuur. De bedoeling was dat ik na het afstuderen de leiding van de bibliotheek zou overnemen maar dat ver- liep anders. De directeur van het Instituut, professor Kirill Razlogov, adviseerde me om verder te studeren. Zo startte ik in 1998 met de master ‘Leisure, Tourism and Environment’ aan Wageningen University. Deze beslissing heeft een enorme rol in mijn leven gespeeld. Tijdens de studie heb ik mijn man leren kennen en na ons samenwerking met 30 vrijwilligers gaat. Zij bieden ons ondersteuning bij bijna alle werkprocessen, van rondleidingen voor scholieren tot het digitaliseren van archiefmateriaal en het inventariseren van de archieven. En nu… heb ik een nieuwe uitdaging gevonden waarin ik bij de archiefinspectie betrokken wordt. Er zijn nog zoveel spannende en interessante uitdagingen dat ik mijzelf binnen het archiefveld voldoende kan ontplooien. In de zomer van 2013 is het Gemeentearchief Ede bijvoorbeeld gestart met ‘Open Data’ en ik ben dolblij dat ik dit project kan leiden. In oktober wordt voor het eerst data van de Gemeente Ede en het Gemeentearchief Ede opgesteld. Het gaat hier om metadata van bijna 11.000 bouwaanvragen bij de gemeente uit de periode 1903-1941. Uitrusten is er dus niet bij, want er is nog zoveel moois te doen! ■ Noten 1 ■ Vanaf 2010 ‘Humanitaire College van Informatie en Bibliotheek Technologie’. 2 ■ Russische Socialistische Federatieve Sovjetrepubliek (RSFSR). In het Russisch: Российская Советская Федеративная Социалистическая Республика (РСФСР). 3 ■ Vanaf 1991 ‘The Russian State University for the Humanities’. Anastassia Adriaanse ■ Gemeente- archief Ede. huwelijk in 2001 besloten we in Nederland te blijven. In 2005 werd ik ‘documentair informatie- verzorger’. In mijn eerste baan bij Vitens (afdeling DIV) heb ik geleerd hoe een dynamisch archief in Nederland werkt. Vanaf toen begon mijn werkervaring in het archief. In 2006 werkte ik bij de gemeente Arnhem op de afdeling Documentaire Informatievoorziening voor B&W, griffie en juridische zaken. Tijdens dit jaar heb ik SOD II, blok IV ‘Beheer Documentaire gegevens’ gestudeerd. In de praktijk deed ik ervaring op over de structuur van de Nederlandse overheid en de opbouw van een overheidsarchief. Toch ging mijn gevoel meer uit naar erf- goed en cultuur. In 2007 kwam ik een vacature tegen bij het Gemeentearchief Ede. De taakbeschrijvingen, waaronder applicatiebeheerder Atlantis, bibliotheek- beheerder, projectleider ‘Fotocollectie Ede’ en ‘Documentatieverzameling Gemeente Ede’ spraken mij erg aan. Deze baan had alles wat mij trok: digitale ontwikkelingen in erfgoed en de mogelijkheid om infor- matie toegankelijk te maken, voorts beheer van de historische bibliotheek, documenta- tieverzamelingen en fotocollecties. Dankzij het vertrouwen van Peter van Beek in een buitenlandse vrouw met een ‘Nederlands- talige’ handicap, ben ik nu werkzaam in Ede. Om mijn kennis en ervaring te ver- diepen heb ik in 2012 de master Archief- wetenschap aan de Universiteit van Amsterdam afgerond, met veel ondersteu- ning van Peter van Beek en later Hans Berende. Het was een pittige studie maar deze opleiding heeft mijn ogen geopend voor de archiefwereld. Ik ben nu 6,5 jaar werkzaam bij het Gemeentearchief Ede en blijf me verbazen over hoe modern en ‘open mind’ het archief is, en hoe goed de Het Russisch Wetenschappelijk Instituut van Culturele Studies (foto part. coll.). Anastassia Adriaanse: ‘Er is nog zoveel moois te doen!’(foto Gemeentearchief Ede).karmac U wilt uw archiefstukken beschermen tegen verval of beter beschikbaar stellen voor uw bezoekers? Of komt u simpelweg ruimte tekort? Dan zijn wij u graag van dienst. Al meer dan 30 jaar is Karmac gespecialiseerd in de conversie van informatie. Eerst naar microfilm en sinds eind jaren negentig ook naar digitale media. Maar we doen meer. Onze archiefspecialisten adviseren u bijvoorbeeld over schoning en ordening. Voor bepaalde archieven is externe opslag wellicht een beter alternatief dan digitalisering. Ook voor deze opslag kunt u bij ons terecht. Graag delen we onze ervaring met u. Geïnteresseerd? Bel voor een afspraak 0320-286959, of mail naar info@karmac.nl. • Digitalisering • Archiefbewerking • Archiefopslag www.karmac.nl Pascallaan 72, 8218 NJ Lelystad, T 0320 - 28 69 59, info@karmac.nl Uw collectie, onze uitdaging!nummer 10 2013 n 7 Nieuws uit het veld >> BHIC zet foto’s Abdij van Berne online De Abdij van Berne kent een lange geschiedenis. Gesticht in Bern bij Heusden in 1134, vestigde ze zich na diverse omzwervingen in 1857 in Heeswijk. Daar kende het convent in de twintigste eeuw een bloeiend klooster- leven. Meer dan tienduizend foto’s uit die tijd illustreren dit. Het BHIC in ’s-Hertogenbosch heeft de gelegenheid gekregen de vele interessante foto’s uit dit tijdperk te scannen en via internet te presenteren. De fotocollectie toont het interne leven binnen de abdij. Centraal staan daarin de bewoners, de liturgie en de beleving van het kloosterleven. Vele families uit Brabant en daarbuiten hebben een bijdrage geleverd aan de bevolking van het Hees- wijkse convent. Een heerbroer of heer- oom was de trots van de familie. Op het hoogtepunt telde de abdij meer dan tweehonderd leden. Buiten de klooster- gracht was haar invloed eveneens merk- baar. Binnen Heeswijk lag de abdij aan de basis van Gymnasium Bernrode en Openluchttheater De Kersouwe. De huidige gemeentenaam Bernheze verwijst naar de abdij en kasteel Heeswijk was een van bevriende relaties in het dorp. Ook buiten het dorp en de gemeente was de abdij aanwezig. Vooral de parochies die bediend werden door de witheren van Heeswijk onderhielden een sterke band met de abdij, die in veel gevallen vanaf de middeleeuwen doorloopt tot op de dag van vandaag: Heeswijk zelf, Berlicum en Middelrode, Lithoijen, Bokhoven, Elshout, Vlijmen, Hedikhuizen, Engelen en Haarsteeg. Diverse foto’s in het fotoarchief van de abdij zijn in deze plaatsen gemaakt. Voor Berlicum en Middelrode laten de foto’s en tekeningen van Hiëronymus Breugelmans, kapelaan in Berlicum van 1926 tot 1932, een fraai dorpsbeeld zien, soms zelfs in kleur. De foto’s die nu op internet geplaatst zijn, vormen nog maar een deel van de hele collectie. Het BHIC hoopt de komende jaren dit project te kunnen voortzetten. Lang wachten is geen optie, want dan resteren steeds meer nietszeggende foto’s, omgeven met vraagtekens. De foto’s kunnen direct bekeken worden via: www.bhic.nl/abdijvanberne. Bron: Brabants Historische Informatie Centrum (www.bhic.nl). Kaartje Feyenoord- Celtic: Stuk van het Jaar Het toegangskaartje voor de Europa- cupfinale Feyenoord-Celtic (1970) van het Stadsarchief Rotterdam is met 2.275 stemmen gekozen als hét Stuk van het Jaar 2013. Voetbal is in ons land topsport en volks- sport nummer één. Feyenoord schreef in 1970 sportgeschiedenis door als eerste voetbalclub zowel de Europacup als de Wereldbeker te veroveren. Dit fraai vormgegeven entreebewijs voert de liefhebber weer even terug naar deze historische Europacupfinale op 6 mei 1970. Meteen na het opengaan van de stembus op 1 oktober 2013, nam het aantal stemmen voor dit kaartje een enorme vlucht. De prijs voor de winnaar is een wisselbokaal ontworpen door de Rotterdamse kunstenares Niki Murphy en een grote foto van het winnende stuk. De tweede prijs gaat naar een ont- roerende potloodtekening van een doodgeboren Siamese tweeling van het Stadsarchief Vlaardingen. De ouders lieten op 25 oktober 1877 hun dood- geboren kinderen als blijvende herinnering op papier vastleggen. Fries Historisch en Letterkundig Centrum Tresoar heeft de derde prijs in de wacht gesleept. Hun topstuk is een persoonlijk briefje dat stadhouder Willem Frederik van Nassau schreef kort voor zijn over- lijden in 1664. Hij had zichzelf verwond bij het schoonmaken van zijn pistool. Bron: www.onsdna.nl/stukvanhetjaar 17e Nederlands- Duits Archief- symposium Op donderdag en vrijdag 17 en 18 oktober 2013 werd in het nieuwe gebouw van het Gelders Archief in Arnhem het Nederlands-Duits Archief- symposium gehouden. Als thema voor deze dagen was gekozen voor de samen- werking van archieven ten aanzien van digitale en gedigitaliseerde bescheiden. Met ruim 40 deelnemers uit Duitsland en Nederland een goed bezocht symposium met een aantal presentaties en zinvolle discussies. Dit symposium haakte aan bij de vorige bijeenkomst in 2010 in Bocholt, toen het ging over de ‘digital cliff’. Inmiddels is er Vier jonge norbertijnen buiten de abdij, wadend door het water. Midden boven Leonardus Verlinden, later de eerste pastoor van Middelrode. Rechts Martinus Pennings, later leraar aan het gymnasium in Heeswijk. De andere twee zijn (nog) onbekend. De foto is waarschijnlijk gemaakt tussen 1920 en 1924 (coll. BHIC). Het entreekaartje voor de Europacupfinale (1970) van het Stadsarchief Rotterdam.nummer 10 2013 n 9 Nieuws uit het veld >> zowel in Duitsland als in Nederland op dit gebied veel gebeurd. Er werd verteld over de ontwikkelingen in de visie op het archiefvak en de rol daarvan in de volledige informatiehuishouding. Hans Waalwijk (Hogeschool van Amsterdam) benadrukte de in Nederland heersende gedachte van het records continuum. Hierbij gaf hij ook aandacht aan de betekenis van de archiefwet en de gewenste ontwikkelingen. Uit zijn verhaal en dat van de andere Neder- landse sprekers bleek vooral dat hier de Nederlandse insteek een hele andere is dan die van de Duitse collega’s. Uit de diverse inleidingen van Duitse vak- genoten bleek dat zij vooral op zoek zijn naar een werkbare begrenzing van het terrein van de archivaris in verhouding tot de administratie. Ruud Yap (Nationaal Archief) besteedde in zijn bijdrage vooral aandacht aan waardering en selectie en besprak de verschillen in het digitale tijdperk. Hij benoemde vooral het belang van het moment waarop de bepalende keuzes gemaakt worden. Ulrich Fischer (Histo- risches Archiv der Stadt Koln) vertelde over samenwerkingsverbanden in Duitsland en de diverse (technische) oplossingen die daar zijn gekozen. Marcus Stumpf (LWL Archivamt fur Westfalen, Munster) had het over het ontbreken van digitaliseringstrategieën in Duitsland. Sinds juni 2013 worden vanuit de Archivschule Marburg met zes archief- instellingen pilotprojecten uitgevoerd voor het langdurig bewaren van diverse bestandstypen. Klaartje Pompe (Noord-Hollands Archief) vertelde over initiatieven rondom de ontwikkeling van het e-depot in Nederland, vooral die vanuit het Nationaal Archief en de RHC’s. Pepijn Lucker bracht vervolgens de ontwikkeling van het e-depot bij het Stadsarchief Amsterdam ter sprake. Als laatste deelthema was gekozen voor ontsluiting van gedigitaliseerde bestanden, waarbij Nelleke van Zeeland (Stadsarchief Amsterdam) de successen liet zien van crowdsourcingprojecten zoals Vele Handen. Het symposium werd afgesloten met een presentatie door Fred van Kan over het nieuwe dienst- verleningsconcept bij het Gelders Archief. Schouwen-Duiveland zijn dat al sinds november 2012. De digitalisering van de openbare akten van de burgerlijke stand is een initiatief van het Zeeuws Archief in samenwerking met de genoemde gemeenten. Het gaat in totaal om zo’n 440.933 scans van 908.611 openbare akten, die te raad- plegen zijn via de websites van de betreffende gemeenten en via www.zeeuwengezocht.nl. Stamboomonderzoekers kunnen de scans van de openbare akten niet alleen inzien, maar ook gratis downloaden in lage resolutie en/of online kopen in hoge resolutie. Bron: www.zeeuwengezocht.nl Archief Begijnhof Breda digitaal beschikbaar Het archief van het Bredase Begijnhof is gerestaureerd en gedigitaliseerd. Dit is mogelijk gemaakt door een landelijke subsidie uit het programma Metamorfoze van het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap, met als doel behoud van het papieren erfgoed van door verval bedreigde collecties van archieven, bibliotheken en andere ‘bewaarinstellingen’. In 2011 hebben het Stadsarchief Breda en Stichting Het Begijnhof, in samen- werking met het Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek, hierover een overeenkomst ondertekend. Het archief van het Begijnhof Breda is voor een deel eigendom van de Gemeente Breda en voor een ander deel in bezit van Stichting Het Begijnhof. Het archief >> Het thema van het Nederlands-Duits Archiefsymposium 2013 was de samenwerking van archieven ten aanzien van digitale en gedigitaliseerde bescheiden (foto part. coll.). In 2013 behaalden tien studenten hun archiefdiploma aan de Reinwardt Academie. Bij deze de aanstormende nieuwe generatie, met in het midden docente Els van den Bent en Geert-Jan van Bussel (bijzonder lector Digital Archiving & Compliance aan de Hogeschool van Amsterdam). Van Bussel heeft een van de studenten begeleid bij een onderzoek naar ‘green archiving’. Zeeuwse akten burgerlijke stand online beschikbaar De openbare akten van de burgerlijke stand (1811-1963) van de gemeenten Hulst, Kapelle, Reimerswaal, Tholen, Middelburg, Veere en Vlissingen zijn sinds zaterdag 2 november 2013 via scans online te raadplegen. Die van Next >