archievenblad sinds 1892 jaargang 122 2018 9 Uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederlandnummer 9 2018 n 3 38 ‘Er is duidelijk een gemeenschappelijk doel’ Hoewel ze al vroeg in aanraking kwam met oude registers, koos ze niet voor de archiefsector. Via een kunstenaarsvereniging kwam ze toch in aanraking met het archiefwezen. Inmiddels is Roosmarijn Ubink directeur van het RHC Vecht en Venen en die overstap bevalt goed: ‘Het valt me op dat de sector enorm bereid is om informatie en kennis te delen.’ Bernadine Ypma n 14 Het dekoloniseren van archiefbeheer en historisch onderzoek in Nederland Op 23 en 24 november 2017 organiseerden het Nationaal Archief en de Universiteit Leiden het symposium Rethinking the VOC. Tijdens de afsluitende paneldiscussie werd over dekolonisatie gesproken door sprekers uit het erfgoedveld. In hoeverre is dekolonisatie van archieven en onderzoek haalbaar en wat is daarvoor nodig? Thomas Dresscher n Inhoud 06 Een uitgestorven beeldbank? Sinds 25 mei 2018 is de AVG van kracht. De omgang met persoonsgegevens stelt specifieke eisen aan het online publiceren van foto’s in beeldarchieven. Wat is er veranderd en hoe ga je daar als archiefinstelling mee om? Eva van den Hurk- van ’t Klooster n 29 Archiefeducatie en presentatie: schakel tussen archieven en mensen ‘Wat is een archief en wat kun je ermee?’ Wie die vraag stelt, krijgt geregeld antwoorden als ‘een bibliotheek’ of ‘een plek waar oude spullen liggen’. Ondanks investeringen in publieksbereik heeft de archiefsector nog een weg te gaan. Wat is daarbij de rol van archiefeducatie en presentatie? Anneke van Waarden-Koets n 04 Van de redactie 05 De archiefervaring 06 Een uitgestorven beeldbank? De gevolgen van de AVG voor online beeldcollecties, Eva van den Hurk-van ’t Klooster 10 Erfgoed eenvoudiger zoeken en vinden. Samen bouwen aan een netwerk van erfgoedinformatie, Marian Hellema 14 Het dekoloniseren van archiefbeheer en historisch onderzoek in Nederland, Thomas Dresscher 20 Vlot vooruit bij Beeld en Geluid: analoge achterstanden aanpakken, Arnoud Goos 22 Omgaan met auteursrecht: een praktijkvoorbeeld, Roosje Keijser en Hannah Jansen 25 Column | Samenwerken is een werkwood, Puck Huitsing 26 Van eenvoudige hoogleraararchieven naar complexe onderzoeksomgevingen, Mart van Duijn en Charles Jeurgens 29 Archiefeducatie en presentatie: schakel tussen archieven en mensen, Anneke van Waarden-Koets 32 In memoriam Bert Kölker (1930-2018), Marianne Loef 33 In memoriam Hans Brokken (1940-2018), Dick Kaajan 34 Column | Europa en een paleis met 1200 kamers, Peer Boselie 35 Archiefmonument 36 Uitgelezen 38 Burgerlijke Stand | ‘Er is duidelijk een gemeenschappelijk doel.’ In gesprek met Roosmarijn Ubink, Bernadine Ypma 4 n 2018 nummer 9 Colofon Van de redactie Verandering In onze sector is verandering een constante geworden. De afgelopen jaren hebben archiefinstellingen en archivarissen op verschillende manieren aansluiting gezocht bij de technologische ontwikkelingen en de digitale samenleving. Zo wordt verandering dus omarmd en dat is een gezond uitgangspunt. Eliud Kipchoge, wereldrecordhouder marathon, vertelde in een groot interview in NRC hoe hij omgaat met verandering. Hij wist eens een marathon als eerste te eindigen terwijl zijn inlegzolen langzaam uit zijn schoenen schoven. Hij besloot geen energie te besteden aan negatieve gedachten, maar aan het winnen van de marathon. Kipchoge stelt dat je verandering moet begrijpen en accepteren. Zo ben je voorbereid op alles wat komen gaat. Arnoud Goos van Beeld en Geluid vertelt hoe je door verandering sneller kunt gaan. Het afgelopen jaar heeft Beeld en Geluid geëxperimenteerd met een nieuwe methode om versneld films te digitaliseren. De resultaten zijn indrukwekkend. Maar om beeldcollecties online te kunnen presenteren, moet er natuurlijk wel rekening worden gehouden met wet- en regelgeving. Om de auteursrechten te borgen heeft Het Utrechts Archief daarom elk beeld op de website voorzien van een handreiking voor verder gebruik. Ook de AVG speelt hierbij een rol. Eva van den Hurk-van ‘t Klooster legt uit wat de gevolgen zijn van de AVG voor beeldbanken. Na publicatie is het voor de gebruiker prettig om eenvoudig door meerdere collecties van verschillende instellingen te kunnen zoeken. Hoe kunnen erfgoedorganisaties hun informatie koppelen in een netwerk? Marian Hellema geeft uitleg over het werkprogramma Bruikbaar van het Netwerk Digitaal Erfgoed. Op 23 en 24 november 2017 organiseerden het Nationaal Archief en de Universiteit Leiden het symposium Rethinking the VOC. Thomas Dresscher legde de belangrijkste vragen nogmaals voor aan de deelnemers. Dit artikel is een voorproefje van een reeks artikelen die in 2019 van start gaat over de maatschappelijke rol van archieven. In het oktobernummer vertelde Roosje Keijser over hoogleraararchieven. Het stokje is overgenomen door Charles Jeurgens en Mart van Duijn. Zij bespreken de relevantie van hoogleraararchieven, de uitdagingen bij archivering en het belang van proactieve acquisitie. Het archief is een plek van verrassingen. Daniël Blom vertelt over een bijzondere ontdekking tijdens de voorbereidingen op een filmexpositie. Anneke van Waarden- Koets doet verslag van de activiteiten van het Kennisplatform Educatie & Presentatie. Puck Huitsing en Peer Boselie schreven beiden een prikkelende column en het archief- monument is deze keer een portret van archivaris Frie Couwenbergh, geschreven door Christian van der Ven. n Bernadine Ypma n hoofdredacteur@archievenblad.nl n ‘Als je verandering begrijpt en leert accepteren, dan ben je overal op voor- bereid en kom je nooit voor verrassingen te staan.’ Eluid Kipchoge, wereldrecordhouder marathon Het Archievenblad is een uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen In Nederland (KVAN). Het Archievenblad verschijnt tienmaal per jaar. Alle leden van de KVAN ontvangen het Archievenblad. Redactie Joris van Dierendonck (eindredacteur), Merel Geerlings, Mirjam Schaap, May Scheepers, Geert Stroo, Cees Tromp, Floortje Tuinstra, Bernadine Ypma (hoofdredacteur), Marian de Vos, Nick Werring, Vera Weterings. Vaste medewerkers Niels Bongers, Peer Boselie, Wouter van Dijk, Puck Huitsing, Charles Jeurgens, Hannie Kool-Blokland, Erik Kraai, Noor Schreuder, Christian van der Ven, Bert de Vries. Redactieadres Archievenblad Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 E-mail: redactie@archievenblad.nl E-mail persberichten: nieuws@archievenblad.nl Website: www.archievenblad.nl Abonnementen en ledenadministratie Wie geen lid is van de KVAN kan het Archievenblad bestellen bij het KVAN-bureau. Ook voor adres- wijzigingen kunt u daar terecht. KVAN-bureau Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 E-mail: bureau@kvan.nl Website: www.kvan.nl Jaarabonnement Nederland € 78,00 Buitenland € 90,25 Losse nummers € 8,00 Product- en personeelsadvertenties Sales & Services geeft inlichtingen over tarieven en plaatsing van alle advertenties. Postbus 2317, 1620 EH Hoorn Telefoon: (0229) 21 12 11 Fax: (0229) 27 04 04 E-mail: administratie@salesandservices.nl Ontwerp Infour, marketing en communicatie, Heerlen Opmaak Els Gulpen Grafische Vormgeving, Heerlen Druk Damen Drukkers, Werkendam Covertekening Niels Bongers ISSN 1385-4186 Het volgende nummer van het Archievenblad verschijnt in december 2018. Citaat van de maandnummer 9 2018 n 5 Persoonlijk kreeg het verhaal nog een staartje. Daags na de ingeving van Huis Wisch ontdekte ik thuis een boek van mijn overgrootvader met de sprekende titel Er op of er onder: hoe de Achterhoek en Lijmers de Duitsche bezetting doorstonden en ervan werden bevrijd. In dit boek uit 1946 trof ik een afbeelding aan van het Terborgse kasteel met in het onderschrift: ‘Het fraai gelegen ‘Huize Wisch’ te Terborg, waarin na de woelige Septemberdagen de Duitsche hoofdofficieren hun intrek namen, werd eveneens gebombardeerd, waarbij de kasteelheer jammerlijk om het leven kwam.’ Ik weet niet in hoeverre de informatie uit dit boek onbewust in mijn hoofd zat. De hier beschreven archiefervaring maakt echter wel duidelijk dat je het soms niet ver hoeft te zoeken, al is het dan misschien niet binnen de gebaande paden. De oplossing stond thuis in de kast. n Daniël Blom n projectmedewerker bij Het Utrechts Archief. De archiefervaring van Daniël Blom ‘Attack on enemy m.t. between Utrecht & Amersfoort’, zo luidden de tekstuele vlucht gegevens in een filmfragment uit de archieven van de Royal Air Force, waar ik onlangs, tijdens de voorbereiding van een filmexpositie, mee in aanraking kwam. In dit filmfragment uit 1944 was de beschieting van een gebouw te zien dat leek op een groot klooster of landhuis. De spectaculaire beelden waren gemaakt met een onboard camera van een Hawker Typhoon gevechtsvliegtuig. In eerste instantie lijken het onopvallende luchtopnamen van een rokend gebouw, totdat onder in beeld raketten verschijnen die agressief richting het rokende gebouw vliegen. Hoewel het gebouw en het nabijgelegen dorp duidelijk in beeld komen, konden we met de gezamenlijke expertise bij Het Utrechts Archief niet vaststellen welke locatie in onze provincie hier zo wreed werd beschoten. Ik ging een week of drie peinzend naar huis en kon het thuis niet laten om online (satel- liet)foto’s en kaarten na te speuren. Een groot bouwwerk tussen Amersfoort en Utrecht: hoe moeilijk kan zoiets zijn? Toen ik de hoop al had opgegeven, kwam de oplossing opeens uit het niets en zonder dat ik er bewust mee bezig was. Terwijl ik in bed lag – zo erg was het klaarblijkelijk met me gesteld – kwam opeens de overtuiging bij me op dat het gebouw in de film Huis Wisch bij Terborg moest zijn. Opmerkelijk genoeg heb ik dit Achterhoekse kasteel nooit fysiek gezien. Wel kende ik het van afbeeldingen uit mijn familie. Veel van mijn voorouders zijn in de gemeente Wisch geboren, gehuwd en overleden. Zo kwam mijn oma er ter wereld en trouwden mijn grootouders er. Mijn betovergrootvader zat er zelfs jarenlang in de gemeenteraad. Het kasteel Huis Wisch kan als officieus beeldmerk worden gezien van de voormalige gemeente Wisch en was zodoende een populair object op prentbriefkaarten in de regio. Na het plotselinge inzicht dat het gebouw Huis Wisch betrof, vergeleek ik online direct kaarten en luchtfoto’s. Er was geen twijfel mogelijk: de tekstuele gegevens in de film waren incor- rect. De film toont niet het gebied tussen Utrecht en Amersfoort, maar de Gelderse Achterhoek! Dit betekende niet alleen dat ik mijn collega’s de volgende dag uitsluitsel kon geven en een mooi verhaal te vertellen had, maar ook dat de beelden voor Het Utrechts Archief van generlei waarde bleken. Het was natuur- lijk nuttig dat we geen energie meer in de beelden hoef den te steken, maar professioneel gezien voelde het toch als een zekere anticlimax. Wie betrokken is bij acquisitieprocessen zal dit onver- mijdelijke (en potentieel ongewenste) effect van de opdeling in geografische werkgebieden herkennen. Daniël met het boek van zijn overgrootvader (foto Rob de Wilde). Uit: G. Stork, W. Nederkoorn (red.), ‘Er op of er onder’ (1946).6 n 2018 nummer 9 De eerste vraag die beantwoord moet worden, is of archieven überhaupt nog beeldmateriaal mogen hebben. Want valt het archiveren van fotomateriaal onder ‘archivering in het algemeen belang’, het criterium voor de uitzonderingspositie van archief- bescheiden, onder de AVG? Het antwoord is: ‘Ja, maar wel onder voorwaarden.’ In artikel 1 onderdeel c lid 3 van de Archiefwet staat dat bescheiden ‘ongeacht hun vorm’ mogen worden opgenomen in een archiefbewaarplaats. 1 Onder artikel 1 onderdeel c vallen ook reproducties, ongeacht hun vorm, die in de plaats van de originele archiefbescheiden zijn gesteld, teneinde de vervangen bescheiden te vernietigen. 2 Verwerking persoonsgegevens De AVG slaat op de ‘geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen’.3 In artikel 45 van de Nederlandse Uitvoeringswet van de AVG wordt inge- gaan op de uitzonderingen inzake archivering in het algemeen belang. Het eerste lid verklaart dat ‘archivering in het algemeen belang’ uitgelegd mag worden als ‘verwerking van persoons- gegevens die deel uitmaken van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995 […]’. 4 In die logica is ‘archivering in het algemeen belang’ gelijk aan ‘werk- zaamheden die leiden tot opname en beheer van te bewaren archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats’. Ook foto’s, digitale bescheiden, documentatie en soms boeken en tijdschriften zijn, omdat ze als archiefbescheiden (‘ongeacht hun vorm’) deel kunnen uitmaken van een archief, opgenomen Een uitgestorven beeldbank? De gevolgen van de AVG voor online beeldcollecties Eva van den Hurk-van ’t Klooster n Op 25 mei 2018 is de Algemene verordening persoonsgegevens (AVG) ingegaan. Deze wet roept vragen op over het online publiceren van foto’s in beeldarchieven. Dit artikel gaat dieper in op de gevolgen van de AVG voor de online beeldbank. Tekening: Niels Bongers. Een foto waar niemand op staat: dat is voor de beeldbank wel erg praktisch! (collectie Erfgoed ‘s-Hertogenbosch, 0083006).nummer 9 2018 n 7 Tweeledig probleem Zijn de auteursrechten geregeld, dan moet aan de AVG worden voldaan. Hier is sprake van een tweeledig probleem. Aan de ene kant heb je de beschrijving van de foto’s, waarin in sommige gevallen (bijzondere) persoonsgegevens staan. Dit gaat niet alleen over de gegevens die bij de inhoud van de foto horen, maar ook over auteursrechthebbenden. De informatie over de inhoud van de foto wordt in een zogenoemde fotobeschrijving bij de foto geplaatst. Aan de andere kant bevatten foto’s waar mensen op staan, qualitate qua (bijzondere) persoonsgegevens. Met beide zal rekening gehouden moeten worden. Let op dat bijzondere persoonsgegevens in deze situatie nooit verwerkt mogen worden, tenzij de betrokkene uitdrukkelijke toestem- ming hiervoor heeft gegeven of de gegevens zelf openbaar heeft gemaakt. De overige uitzonderingen op de verwerking van bijzondere persoonsgegevens zijn niet toepasbaar op het online tonen van fotomateriaal, tenzij beargumenteerd kan worden dat het gaat om een verwerking die noodzakelijk is om redenen van zwaarwegend belang. Dit lijkt in eerste instantie niet het geval, maar hier kan over gediscussieerd worden. Doelbinding Eerst moet het doel van het online aanbieden van historische foto’s geformuleerd worden. Het doel is archiefmateriaal in hun historische context aan een groot publiek aanbieden. Dit doel moet verenigbaar zijn met het originele doel van de foto. Wanneer een foto van origine in huiselijke kring of in opdracht is gemaakt, dient altijd toestemming gevraagd te worden aan de geportretteerden om hun portret en persoonsgegevens verder te verspreiden.9 In het geval van journalistieke exceptie werden de persoons- gegevens met een legaal doel verzameld en gepubliceerd. Stel dat een archief ervoor zou kiezen om onder de verwerkingsgrond Algemeen Belang persoonsgegevens te publiceren, dan kan dit archief zeggen dat de gegevens bij een krantenfoto in de beeld- bank opgenomen mogen worden. Wanneer iemand het archief van de krant zou doorspitten, zou hij of zij toch de persoons- gegevens tegenkomen. De gegevens zijn dus al openbaar. Of deze redenering standhoudt, zal uit jurisprudentie moeten blijken. Deze manier van omgaan met persoonsgegevens brengt risico’s met zich mee en zou bijvoorbeeld kunnen leiden tot een rechtszaak. Verwerkingsgrond Naast het doel is een verwerkingsgrond nodig. Tot 25 mei 2018 viel het beschikbaar stellen van persoonsgegevens onder grondslag f (‘verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaar- digde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke […]’). in de archiefbewaarplaats. Hierbij gaat het dus ook om losse fotocollecties. 5 Daardoor vallen ze onder de Archiefwet en dus onder ‘archivering in het algemeen belang’. Het ligt voor de hand dat de definitie van ‘het algemeen belang’ in dit geval hetzelfde is als de definitie van ‘het algemeen belang’ die in de verwer- kingsgronden wordt gebruikt. Deze aanname zorgt ervoor dat de foto’s in de archiefbewaarplaats in aanmerking komen voor de uitzonderingen die in de AVG artikel 89 lid 3 genoemd worden. 6 De Nederlandse Uitvoeringswet heeft van de genoemde uitzon- deringen artikel 21 van de AVG echter niet overgenomen. Foto’s in een online beeldbank Het publiceren van fotomateriaal is een ander verhaal. Met ‘het online plaatsen van foto’s’ wordt hier bedoeld het beschikbaar stellen van fotomateriaal dat digitaal buiten de studiezaal te bekijken valt. Men kan ook de online beeldbank in het archief zelf bekijken, maar dan gelden de regels rondom openbaar- making in de studiezaal. 7 Omdat de Archiefwet niet gaat over het online publiceren van archiefmateriaal8, vervallen het doel en de verwerkingsgrond zoals die voor fotoarchivering gesteld zijn. Bovendien zijn beeldbanken voor een deel gevuld met scans van foto’s, negatieven, prenten et cetera die als origineel in de archiefbewaarplaats liggen. Dit zijn reproducties die niet op grond van artikel 7 van de Archiefwet zijn vervaardigd en daarom niet onder de definitie van archiefbescheiden volgens de Archiefwet vallen. Eén ding is zeker: we zullen eerst per foto moeten kijken of de auteursrechten geregeld zijn. Zonder auteursrechtelijke afspraken of overname van het auteursrecht is reproductie (met behoud van het origineel) onrechtmatig en online plaatsing van foto’s niet mogelijk. In dat geval is de AVG dus ook niet aan de orde. >> Een groepsfoto uit circa 1910. We gaan ervan uit dat alle mannen op deze foto overleden zijn, daarom is privacy geen probleem (collectie Erfgoed ‘s-Hertogenbosch, 0000885). Deze foto bevat alleen mensen met een openbaar ambt: burgemeester mr. R.J.J. Lambooy, prinses Beatrix en prinses Irene (collectie Erfgoed ‘s-Hertogenbosch, 0057609).8 n 2018 nummer 9 aangehaald in rechtszaken rondom het auteursrecht, maar heeft tot nu toe altijd het onderspit gedolven. Of het argument wel standhoudt tegenover de AVG, zal uit jurisprudentie moeten blijken. Andere mogelijke argumenten zijn het gelijkheidsprincipe en het betrekken van jongeren. Het democratisch principe van het controleren van de overheid zou niet tot ver reizen hoeven leiden en daarmee mensen op kosten hoeven jagen. Archieven bieden echter conform de Archiefwet de mogelijkheid om onder- zoek te laten doen en om kopieën aan te vragen. Lange reizen en hoge kosten zouden daarom niet gemaakt hoeven worden. Voor jongeren bestaat iets niet als het niet op het internet staat. Archiefinstanties hebben echter ook toegangen waarin beschreven wordt wat er in archieven zit. Als die toe-gangen aan de AVG voldoen, hoeft niet ‘alles’ op internet. Genoemde voorbeelden tonen hoe je zou kunnen beargumenteren dat het noodzakelijk is om persoonsgegevens online beschikbaar te stellen, maar de bijgevoegde ontkrachting geeft al aan dat dergelijke redeneringen hoogstwaarschijnlijk geen standhouden. Daarom is het belangrijk om erbij stil te staan dat deze manier van redeneren risico’s met zich meebrengt. Voorwaarden De AVG staat vol met termen waar verwerking van persoonsge- gevens nog meer aan moet voldoen: doelbinding, transparantie, subsidiariteit, behoorlijkheid, proportionaliteit (dataminimalisa- tie), juistheid en correctheid, rechtmatigheid, niet nadelig voor de betrokkene, privacy by design en privacy by default. 11 Doel- binding, behoorlijkheid (correcte verwerking) en rechtmatigheid zijn hierboven besproken. Iedere organisatie moet zelf zorgen voor correcte technische beveiliging van zijn eigen beeldbank. Ook moet iedere organisatie zelf uitzoeken of de aangeboden gegevens juist en correct zijn. Mochten de gegevens nadelig zijn voor de betrokkene, dan moeten deze eigenlijk uit de beeldbank gehaald worden. Het is niet mogelijk om het doel ‘veel mensen informatie bieden’ te bereiken zonder internet, dus er is geen mogelijkheid om een minder ingrijpend middel dan het internet te gebruiken. Transparantie kan bereikt worden door een privacy- statement op de website van de organisatie te plaatsen met daarin uitleg hoe de organisatie met de AVG en de verwerking van persoonsgegevens omgaat. Dataminimalisatie is ook een vereiste. We hoeven niet iemands geboortestad, geboortejaar en adres te noemen als een naam volstaat. Mocht een archief gebruikmaken van de verwerkingsgrond Algemeen Belang, dan moet dit archief in ieder geval proberen om zo weinig mogelijk data aan te bieden. Dat wil niet zeggen dat we de overige data moeten vernietigen: het is ook mogelijk om die data te kopiëren naar een veld dat niet zichtbaar is voor het publiek. Portretrecht Daarnaast geldt het portretrecht. Tot tien jaar na het overlijden van een geportretteerde moeten de geportretteerde of nabe- staanden van de geportretteerde toestemming geven voor het gebruik van het portret. De minister voor Rechtsbescherming heeft aangegeven dat het portretrecht een belangrijke rol speelt naast de AVG, maar stelt dat er geen algeheel verbod op het publiceren van portretfoto’s is. 12 Samenwerken Mocht je als archief de ruimte van verwerkingsgrond Algemeen Belang willen pakken, dan bestaat er een schema dat kan helpen Onder de AVG geldt deze verwerkingsgrond niet meer voor over- heidsinstanties, waardoor overheidsarchieven op zoek moeten naar een andere verwerkingsgrond. Toestemming lijkt de meest houdbare (doch niet werkbare) verwerkingsgrond. Tot 25 mei was er echter een andere verwerkingsgrond en was het dus niet nodig om toestemming te vragen. Per 25 mei kan het een verwerkingsgrond zijn voor foto’s die het archief zelf maakt/laat maken, maar voor een groot deel van de beeldbank is toestem- ming vragen niet haalbaar. Verwerkingsgronden b t/m d zijn niet toepasbaar op het geformuleerde doel, en dus blijft als laatste over verwerkingsgrond e: ‘De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen.’ 10 Om deze grond van kracht te laten zijn, moet beargumenteerd worden wat het algemeen belang is van het online plaatsen van persoonsgege- vens van mensen op historische foto’s. Om te bepalen wat het algemeen belang is, moet bekeken worden of de verwerking noodzakelijk is. Ook moet er een afweging gemaakt worden tussen de belangen van het archief en de mensen op de foto’s. Interpretatie Of het online publiceren van persoonsgegevens van mensen op historische foto’s noodzakelijk is, is afhankelijk van hoe strak of ruim je de AVG interpreteert. In de meest strakke variant is de verwerking niet noodzakelijk: de gegevens zijn immers, tot een bepaalde hoogte, beschikbaar in de studiezaal. Als materiaal uit de archiefbewaarplaats valt het raadplegen in de studiezaal onder de uitzonderingen van de AVG voor archivering in het algemeen belang. In een ruimere interpretatie van de wet zijn er redenen te bedenken waarom online publicatie van persoons- gegevens wel noodzakelijk is. Zo kunnen persoonsgegevens nodig zijn om de historische context van een foto te verduide- lijken. Zonder context vervalt ‘het kennis opdoen van een historische foto’ in ‘het kijken naar een nietszeggend plaatje’. Het argument van historische informatievoorziening is vaker >> Achtergrond Dit artikel is tot stand gekomen na deelname van de auteur aan de ‘Leergang Privacy: van Wbp naar AVG’. Deze Leergang is opgezet voor archivarissen, DIV-medewerkers en informatieprofessionals. De Leergang Privacy beoogt niet alleen het vergroten van de kennis van archiefprofessionals, maar ook het opbouwen van een gezamenlijk handelingskader om de uitzonderingspositie die in de AVG is opgenomen voor de archieffunctie handen en voeten te geven. Dit wordt gedaan door eigen expertise en praktijkervaring van de deelnemers te benutten. Van deelnemers wordt daarom gevraagd om een praktijkcasus in te brengen. Uitgangspunt is dat deelnemers na het volgen van de Leergang de verkregen kennis direct kunnen toepassen in de praktijk. Tegelijkertijd kan gedeelde casuïstiek andere deelnemers en uiteindelijk de gehele sector verder helpen in het denken over en werken met de AVG. Het Nationaal Archief, KVAN/BRAIN en de Erasmus Universiteit Rotterdam zijn de organisatoren van de Leergang.nummer 9 2018 n 9 bij het maken van een belangenafweging. De meeste termen in het schema spreken voor zich. Denk bij ‘Had je kunnen weten dat je gefotografeerd werd?’ aan omstandigheden als een festival, een parade, een concert of een andere openbaar toegankelijk evenement. Voorbeelden van algemeen bezwaar op een foto zijn een seksshop op de achtergrond van een groepsfoto, naakte personen of een bezoeker van de daklozenopvang. Alternatief Een wellicht veiliger alternatief is het kopiëren van de persoons- gegevens uit de publieke velden en het plakken ervan in velden die alleen beheerders kunnen zien. Zo blijven de gegevens bij de records (en blijft de historische context aanwezig, wat nood- zakelijk is voor archiefbeheerders) en kan het publiek zoeken op de namen, maar krijgen ze de namen niet te zien bij de records. Ook vallen, bij meerdere portretten, de namen niet een-op-een te koppelen aan de portretten. Op deze manier archiveer je de gegevens en maak je ze doorzoekbaar, zonder dat je de gege- vens opnieuw aanbiedt. Mochten mensen vragen hebben, dan kunnen ze altijd naar het archief bellen of langskomen. Maar ook deze werkwijze ontslaat de organisatie niet van haar plicht om te kunnen verantwoorden welke gegevens op welke grond en met welk doel zijn geregistreerd. Aangezien het verwerken van persoonsgegevens bij archieven niet incidenteel gebeurt, kan dit verantwoord worden in een register van verwerkingsactiviteiten. Besluit Iedere organisatie moet voor zichzelf bepalen of zij gebruikmaakt van verwerkingsgrond Algemeen Belang voor het online aanbieden van persoonsgegevens in een beeldbank. Toch wil dit artikel een uitnodiging zijn om in debat te gaan en samen te werken. Want samen kunnen we onze basis in deze verwerkingsgrond verste- vigen en het belang van de online beeldbank duidelijk maken. n Met dank aan Mathieu Paapst (directeur ICTRecht Noord- Nederland), Imko Smittenberg (privacyadviseur bij Privacy Company) en Anette de Lange (gemeentearchivaris Gemert-Bakel). Eva van den Hurk-van ’t Klooster n beheerder Beeld en Geluid bij Erfgoed ’s-Hertogenbosch. Noten 1 Art. 1 onderdeel c lid 3 Archiefwet. 2 Art. 1 onderdeel c lid 4 Archiefwet. 3 Art. 2 lid 1 Algemene verordening gegevensbescherming. 4 Art. 45 lid 1 Uitvoeringswet Algemene verordening gegevens bescherming. 5 Art. 1 onderdeel c onder 3° Archiefwet. 6 Genoemde uitzonderingen in Art. 89 lid 3 Algemene verordening gegevensbescherming zijn: Art. 15, Art. 16, Art. 18, Art. 19, Art. 20 en Art. 21 Algemene verordening gegevensbescherming. 7 Art. 17 lid 1 Archiefwet. 8 Brief van het College bescherming persoonsgegevens, 13 november 2006, z2006-00869, blad 5; Art. 17 lid 1 Archiefwet. 9 NV II 2018, 34851, p. 10. 10 Art. 6 lid 1 sub e en f Algemene verordening gegevensbescherming. 11 Art. 5 lid 1 Algemene verordening gegevensbescherming; Art. 14 lid 5 sub b Algemene verordening gegevensbescherming. 12 NV II 2018, 34851, p. 66.Next >