archievenblad sinds 1892 jaargang 122 2018 5 Uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederlandnummer 5 2018 n 3 36 ‘Werken met mensen uit andere culturen maakt de wereld zowel groter als kleiner’ Wie is een betere kandidaat voor de rubriek Burgerlijke Stand in het grenzeloze bui ten landnummer dan de programmaleider Gedeeld Cultureel Erfgoed van de Rijks dienst voor het Cultureel Erfgoed? Moeiteloos stapte Jinna Smit over de traditionele grenzen tussen de Nederlandse erfgoedsectoren heen. En hoewel ze nog steeds een zwak heeft voor archieven, is het nu vooral ander erfgoed waar ze zich voor inzet. Floortje Tuinstra n 10 De Archiefdagen 2018: 5 tips van de redactie Een nieuwe naam, een nieuw logo, een nieuw programma. De Archiefdagen 2018 hebben een stap naar de toekomst gezet. Dat sluit prima aan bij de vele sessies en workshops die toekomstgericht en innovatief zijn. Net als vorig jaar laat de redactie u alvast even voor proeven aan de hand van vijf tips. Welke sessies mag u echt niet missen? Redactie n Inhoud 08 Archivering by design, terug naar de tekentafel Al bij het ontwerpen van de informatiesystemen die het werkproces ondersteunen, rekening houden met het duurzaam toegankelijk maken van de informatie uit het werkproces. Dat is archivering by design. Het is dé manier voor archiefprofessionals om een stevige(re) positie te verwerven aan de voorkant van de informatieketen. Erik Saaman n 26 Tobago, een vergeten Zeeuwse kolonie Wat ooit NieuwWalcheren was, staat tegenwoordig bekend als Tobago. Redacteur Geert Stroo trok naar dit tropische paradijs voor een duik in de Nederlandse koloniale geschiedenis. Het werd een bijzondere archiefervaring. Geert Stroo n Maak keuzes in de ontwerpfase Denk vanuit de toekomstige gebruikers Archiveren by design 04 Van de redactie 05 De archiefervaring 06 Column | Archiveren by design, Marens Engelhard 07 Archiefdagen 2018: Grenzeloos, Peter van Beek en Hildo van Engen 08 Archivering by design, terug naar de tekentafel, Erik Saaman 10 De Archiefdagen 2018: 5 tips van de redactie, Redactie 11 Het mysterie van het Archive of Modern Conflict ontrafeld, Vera Weterings 12 Column | Grenzeloos naïef, Puck Huitsing 13 Datasets allemaal en voor altijd bewaren? Expertmeeting Bewaarbelangen Datasets, Hans Laagland 16 Joodse bronnen over Nederlandse vluchtelingen in Suriname, Rosa de Jong 18 ‘Een goede archivaris is goud waard.’ De onderzoeksdrift van Philip Dröge, Nick Werring 19 Linked Open Data bij het Nationaal Archief, Gijsbert Kruithof 22 Landelijke voorzieningen. Op weg naar de toekomst (4), Roland Bisscheroux 26 Tobago, een vergeten Zeeuwse kolonie, Geert Stroo 29 Column | Wat we niet weten, maar zo graag wisten…, Peer Boselie 31 Archiefmonument 33 Uitgelezen 34 KVAN Nieuws 36 Burgerlijke Stand | ‘Werken met mensen uit andere culturen maakt de wereld zowel groter als kleiner.’ In gesprek met Jinna Smit, Floortje Tuinstra4 n 2018 nummer 5 ColofonVan de redactie Grenzeloos Over de grenzen kijken, vooruitkijken en innovatie: dit juninummer van het Archievenblad sluit aan op het thema van de Archiefdagen die op 11 en 12 juni in Venlo plaatsvinden. Hildo van Engen en Peter van Beek geven een introductie op het thema en de sprekers. Opvallend is het grote aantal toekomstgerichte onder werpen die in sessies en workshops behandeld worden. Net als vorig jaar heeft de redactie het programma al doorgenomen en een selectie tips samengesteld. De keynote op de eerste conferentiedag wordt gegeven door Marens Engelhard en Erik Saaman. Als voorproefje kunt u in dit nummer van beiden een column lezen. Net als de keynote is het onderwerp archiving by design. Binnen de sector is de uitspraak ‘de archivaris moet naar de voorkant’ gemeengoed geworden. Al jaren herhalen wij deze uitspraak tijdens kennisbijeenkomsten. Steeds vaker speelt de archivaris een belangrijke rol in het Strategisch Informatieoverleg als controller op het gebied van informatie. Weet de archivaris zich nu en in de toekomst op de juiste plek, met de juiste kennis en met de juiste methoden te positioneren als belangrijke en natuurlijke partner binnen het informatiemanagement? Volgens Marens Engelhard is ‘een beetje aanpassen’ niet genoeg. We moeten buiten onze kaders stappen, vooruitdenken en uitproberen. Erik Saaman houdt een pleidooi voor de archivaris als medeontwerper bij het ontwikkelen van informatiesystemen. Samen bouwen aan duurzame toegankelijkheid van informatie, samen werken aan archiving by design. Roland Bisscheroux zet de ontwikkelingen van de landelijke voorzieningen voor het duurzaam beheren en toegankelijk maken van (overheids)informatie op een rij. Gijsbert Kruithof laat de mogelijkheden van Linked Open Data zien. Hans Laagland bezocht de expertmeeting ‘Bewaarbelangen Datasets’ en doet verslag. Moeten we datasets permanent bewaren, nu het nog ontbreekt aan richtlijnen daarvoor? In dit Archievenblad wordt niet alleen vooruit gekeken, maar ook over de grenzen. Vera Weterings bezocht het Archive of Modern Conflict in Londen. Nick Werring sprak met Philip Dröge, auteur van het boek Moresnet, over grensoverschrijdend archief onderzoek. Geert Stroo reisde naar Tobago in het Caribisch gebied. Rosa de Jong schrijft over de archieven in Paramaribo. Jinna Smit vertelt in de rubriek Burgerlijke Stand over enkele bijzondere internationale archiefprojecten. Het vizier staat gericht op de toekomst, maar de redactie kijkt ook graag terug. In de rubriek Archiefmonument, in het kader van 100 jaar Archiefwet, wordt dit keer een portret geschetst van George Auguste Vorsterman van Oyen, oudarchivaris van Aardenburg. Kent u een monument, gevelsteen of beeld in uw omgeving dat herinnert aan een archivaris? Neem dan contact op met de redactie. Dat kan ook tijdens de Archiefdagen. Wij staan voor u klaar tijdens de kramenmarkt. n Bernadine Ypma n hoofdredacteur@archievenblad.nl ‘Je hebt techniek nodig, maar je hebt vooral toepassingen nodig waar men sen echt wat aan hebben.’ Avinash Changa (1976), founder en CEO van WeMakeVR Het Archievenblad is een uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen In Nederland (KVAN). Het Archievenblad verschijnt tienmaal per jaar. Alle leden van de KVAN ontvangen het Archievenblad. Redactie Joris van Dierendonck (eindredacteur), Mirjam Schaap, May Scheepers, Geert Stroo, Cees Tromp, Floortje Tuinstra, Bernadine Ypma (hoofdredacteur), Marian de Vos, Nick Werring, Vera Weterings. Vaste medewerkers Roland Bisscheroux, Niels Bongers, Peer Boselie, Wouter van Dijk, Marcel Duijghuisen, Tessa Free, Marieke de Haan, Puck Huitsing, Charles Jeurgens, Hannie KoolBlokland, Erik Kraai, Noor Schreuder, Christian van der Ven. Redactieadres Archievenblad Westervoortsedijk 67D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 Email: redactie@archievenblad.nl Email persberichten: nieuws@archievenblad.nl Website: www.archievenblad.nl Abonnementen en ledenadministratie Wie geen lid is van de KVAN kan het Archievenblad bestellen bij het KVANbureau. Ook voor adres wijzigingen kunt u daar terecht. KVAN-bureau Westervoortsedijk 67D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 Email: bureau@kvan.nl Website: www.kvan.nl Jaarabonnement Nederland € 78,00 Buitenland € 90,25 Losse nummers € 8,00 Product- en personeelsadvertenties Sales & Services geeft inlichtingen over tarieven en plaatsing van alle advertenties. Postbus 2317, 1620 EH Hoorn Telefoon: (0229) 21 12 11 Fax: (0229) 27 04 04 Email: administratie@salesandservices.nl Ontwerp Infour, marketing en communicatie, Heerlen Opmaak en druk SchrijenLippertz MediaNova B.V. Coverfoto Niels Bongers ISSN 13854186 Het volgende nummer van het Archievenblad verschijnt begin augustus 2018. Citaat van de maandnummer 5 2018 n 5 van de Verenigde Oost-Indische Compagnie (GAVOC). Daar maak te ik kennis met een prachtig archiefstuk: het scheeps journaal van Michiel Gerritsz Boos, die als opper stuurman gedurende de jaren 16621669 op diverse schepen voer. Een van zijn taken bestond uit het in kaart brengen van de kusten van het Indisch subcontinent. Uniek is dat de kaarten van Boos zich na bijna 400 jaar nog steeds in het originele scheepsjournaal bevinden. Ook bezocht ik het Zeeuws Archief en dat voelde als een echte ontdekkingsreis. Daar verrichtte ik onderzoek naar de trans Atlantische slavenhandel, de zogenaamde driehoekshandel van de Middelburgsche Commercie Compagnie (MCC). Het was een soort schatgraven: alle stukken van de reis die de Prins Willem V ondernam (17621764) zijn bewaard gebleven. Sterker nog: zij waren nog aan elkaar gebonden, ongeopend en in 250 jaar nog door niemand gelezen! Onlangs deed ik een echte ontdekking, zo heb ik het althans ervaren. Steeds meer onderzoek vindt (gedeeltelijk) online plaats. Voor een genealogisch onderzoek bladerde ik door de gedigitaliseerde kranten op Delpher.nl. In De Waarheid van 1950 stuitte ik op een brief die werd bewaard door het Post museum. De brief was geadresseerd aan een van mijn voor ouders en bleek deel uit te maken van de zogenaamde Does burgcollectie, een collectie onbezorgde brieven van omstreeks 1800 die al die tijd in een houten brievenkist zijn bewaard. Dit vormde het begin van een zoektocht. De collectie bevindt zich tegenwoordig in het COMM in Den Haag. De brief werd al spoedig terug gevon den en bleek geschreven te zijn door de echtgenote van de geadresseerde. Een bijzonder stuk dat een persoonlijke geschiedenis prijsgaf: de man in kwestie was na een mislukte carrière als apotheker in Den Haag naar het oosten van Neder land vertrokken, vrouw en kinderen met schulden achterlatend. In Bredevoort gaf hij zich uit als arts, stichtte een nieuw gezin en vroeg nota bene in een brief aan zijn wettige echtgenote een soort verklaring van goed gedrag! De brief in het COMM is haar antwoord. De charme van het in handen hebben van broos papier, van het zandspoor dat op de tafels achterblijft na het sluiten van de boeken blijft, maar wordt tegenwoordig mooi aangevuld door ontsluiting via internet. Zonder Delpher was de brief waar schijn lijk aan mij voorbijgegaan. n Nick Werring n redacteur Archievenblad en archiefmedewerker bij Streekarchief Voorne-Putten. De archiefervaring van Nick Werring Interesse in geschiedenis heb ik altijd gehad, zo ook in mijn eigen familiegeschiedenis. Dat begon te ‘kriebelen’ toen ik een jaar of tien was. Ik had het geluk dat mijn opa uit een echte bewaarfamilie kwam: twee grote, oude chocoladedozen herbergden de familie- schatten bestaande uit oude portretten, trouwboekjes, militiebewijzen, paspoorten, ansichten et cetera. Zo’n twintig jaar geleden kreeg ik last van de archiefprikkel. Na uitvoerig de dozen doorgesnuffeld te hebben, ging ik, heel spannend, met mijn vader voor het eerst naar het Rotterdamse Gemeentearchief (nu Stadsarchief). Sindsdien ben ik kind aan huis bij de Rotterdamse archiefdienst. Daar heb ik kennis gemaakt met de belangrijkste (genealogische) bronnen, zoals bevolkings en DTBregisters, notariële en rechterlijke archieven. In de loop der jaren heb ik heel wat zwierige handschriften voorbij zien komen. Een van de mooiste bronnen vind ik nog altijd boedelinventarissen. Een schitterend voorbeeld vond ik in het toenmalige Streekarchief Rijnlands Midden in Alphen aan den Rijn. De stukken (uit 1741) leerden me welke polderlasten betaald moesten worden, welke maaltijden er op de begrafenis werden genuttigd en wat een enorme hoeveelheid aan servies goed en meubels men in sommige gevallen in huis had. Na de middelbare school ging ik geschiedenis studeren in Leiden. Tijdens die studie dook ik verder de archieven in. Kaart materiaal heeft altijd mijn interesse gehad. Tijdens de colleges kwam ik in aanraking met de schitterende kaartcollectie van het Nationaal Archief. Een van de studietaken bestond uit het maken van kaartbeschrijvingen voor het zesde deel van de Grote Atlas Nick Werring voor de kaart van de Ring van Putten. Collectie: Streekarchief Voorne-Putten. Een fragment uit het scheepsjournaal van Michiel Gerritsz Boos. Collectie: Nationaal Archief.6 n 2018 nummer 5 wanneer de laatste velden eraan komen, zijn alle akkers uit ge put. Alle schepen en karren bij elkaar zijn nog niet genoeg om het graan aan te slepen. Dan pas begint door te dringen dat dit een berg graan wordt, groter dan de hele wereld ooit zal kunnen produceren (ruim 18 triljoen!). Dát is exponentiele groei. Niet dweilen maar vooruitdenken Wat te doen archivarissen? Design! Niet dweilen, maar vooruit denken en uitproberen. We moeten producenten van informatie helpen van tevoren maatregelen te treffen, zodat we niet omkomen in de data. We moeten buiten onze eigen kaders stappen, andere concepten aanreiken voor bijvoorbeeld ordening, waardering, selectie, vernietiging, toegankelijkheid, archiefbewaarplaats et cetera. Wij maken net zo goed deel uit van deze verwarrende technotransitie als onze opdrachtgevers, klanten en publiek. Wat wij te bieden hebben, is dat we nadenken over het ‘waarom’ van archiveren. Vanuit de overtui ging dat dat waardevol en noodzakelijk is, vandaag voor onze democratie en rechtsstaat, morgen voor de generaties na ons. We hebben als sector al veel bereikt als het gaat om duurzame digitale opslag, maar we denken daarbij nog steeds vanuit vertrouwde concepten. Net als onze opdrachtgevers. Niet voor niets is de Omgevingswet de grootste puzzel van het afgelopen decennium. Niet voor niets gelooft de politiek dat de Wet open overheid een onbetaalbare en te complexe zaak is. Niet voor niets breekt iedereen zich het hoofd over de uitvoering van de Algemene verordening gegevensbescherming. Bijdragen vanaf het begin Bij al deze ambities en vernieuwingen kan onze bijdrage zijn om mee te helpen met het ontwerp, zodat we niet achteraf met ons emmertje aankomen. Wij menen al te weten wat we als eind resultaat willen: informatieobjecten die je kunt beheren, door zoeken, interpreteren, vertrouwen, linken en hergebruiken. Maar we moeten, net als iedereen, blijven ontdekken hoe je dat slim doet met alle nieuwe ambities, verwachtingen, systemen en technologieën. Daarom moeten we erbij zijn wanneer er systemen ontworpen worden. Daarom moeten we erbij zijn als methoden ontwikkeld worden in bedrijfsleven of wetenschap, zodat we samen kunnen ‘archiveren by design’! n Marens Engelhard n algemeen rijksarchivaris. Ontwerpen is vooruitdenken. En op een gegeven moment maak je iets om te zien of het werkt, of het voor iedereen te bedienen is, of het sterk is, of het er logisch uitziet. Met een prototype bedenk je weer varianten en kom je op kansen die je eerst niet zag. ‘Design thinking’ heet dat tegenwoordig. En dat is ‘hot’. Dat komt denk ik omdat we weten dat veel traditionele praktijken aan herziening toe zijn. Een beetje aanpassen is niet genoeg. Oceaan van data Als ik aan ons vak denk, zie ik een oceaan van data die wij met een emmertje en een dweil te lijf gaan. We bedienen een kraan tje terwijl boven onze hoofden een stuwmeer op door breken staat. Veel van onze praktijken komen uit een tijdperk waarin je volumes archief nog kon benoemen in kilometers kastplank. Als we het over digitale data hebben, is de hoeveel heid en verscheidenheid nauwelijks meer voor te stellen. Op provinciaal en gemeentelijk niveau is het niet anders. Het stuwmeer loopt voller en voller. Exponentiële groei Het is bekend dat mensen zich heel moeilijk kunnen voorstellen wat exponentiële groei is. We kennen de legende van het schaak bord met graankorrels. De koning belooft een beloning aan de uitvinder van het schaakspel. De uitvinder vraagt graan: één korrel op het eerste veld van het schaakbord, twee op het tweede, vier op het derde en zo verder tot het vierenzestigste veld. De koning stemt in met dit bescheiden verzoek. Maar Archiveren by design Marens Engelhard n Column Ik heb het altijd fijn gevonden dingen te maken en te bedenken. Om naast mijn hoofd mijn handen te gebruiken, als tegenwicht tegen al dat zit-, luister-, praat- en schrijfwerk dat we doen. Anderen hebben daarvoor hun tuin, sport, boot of wat dan ook. Bij mij is er altijd wel een project: huis, schip of meubel. Marens Engelhard. Foto: Anne Reitsma. nummer 5 2018 n 7 Archiefdagen 2018: Grenzeloos Peter van Beek en Hildo van Engen n De KVAN-dagen heten voortaan Archiefdagen. De eerste Archiefdagen vinden plaats op maandag 11 en dinsdag 12 juni 2018 in Venlo. Honderden archivarissen en informatieprofessionals treffen elkaar dan in theater De Maaspoort, in het hart van de historische binnenstad. Bij de organisatie van dit evenement werken KVAN en BRAIN nauw samen met het Gemeentearchief Venlo. In De Maaspoort staan ons maar liefst vijf verschillende zalen ter beschikking. Daarmee denkt de organisatie tegemoet te komen aan de ieder jaar weer groeiende belangstelling voor de Archiefdagen. minister voor Basis en Voortgezet Onderwijs en Media. In een vraaggesprek geeft hij zijn visie op actuele ontwikkelingen in de archiefsector en de relevante wetgeving. Aansluitend houdt algemeen rijksarchivaris Marens Engelhard een keynotelezing over ‘Archiving by design’. Bijzonder belooft ook de keynote presentatie op dinsdag te worden. De illusionist George Parker is een grenzeloos denker en doener. Hij vond zichzelf in tien zeer uiteenlopende carrières telkens opnieuw uit. Hij laat de aanwe zige archivarissen boven zichzelf en hun eigen grenzen uitstijgen om ervoor te zorgen dat zij op tijd gereed zijn voor de toekomst. Ontmoeting Tijdens het congres vinden ook de voorjaarsledenvergaderingen plaats van KVAN/BRAIN en NVBA. Uiteraard is er ruimschoots gelegenheid voor ontmoeting en gesprek tijdens pauzemomen ten en tijdens het congresdiner in Domani, een middeleeuwse kloosterkapel. Ook de excursies in het nevenprogramma, geor ganiseerd door het Stadsarchief Venlo, bieden gelegenheid voor ontspanning. Voor wie twee dagen te kort vindt, is er op zondagmiddag 10 juni een aantrekkelijk en informeel voor programma, dat bestaat uit een presentatie over archiefdien sten op verre bestemmingen, een bezichtiging van het monu mentale stadhuis van Venlo en een informele borrel en diner. Info en aanmelden Kortom: wie bij wil blijven in het vak, mag deze Archiefdagen 2018 niet missen! Voor meer informatie en aanmelden kunt u terecht op www.kvan.nl. We verwachten ook dit jaar weer veel aanmeldingen, dus wees er op tijd bij! n Peter van Beek en Hildo van Engen zijn bestuurslid van KVAN en zijn betrokken bij de organisatie van de Archiefdagen in Venlo. De jaarlijkse Archiefdagen zijn een must voor elke archivaris en informatiespecialist. Tijdens dit congres is er alle tijd voor colle giale ontmoeting en uitwisseling. En natuurlijk is er een inspirerend inhoudelijk programma. Sprekers uit het archief en informatievak gebied, maar ook van daarbuiten, zorgen voor prikkelende presen taties, discussies, workshops en nog veel meer. Twee dagen lang zal Venlo bruisen van vakgenoten, leveranciers en andere belang stellenden die zich willen laten bijpraten over actuele ontwikke lingen en uitdagingen en over de vele mogelijkheden waarmee de archieffunctie te maken heeft. Zelf meepraten kan uiteraard ook! Grenzen De Archiefdagen staan dit jaar in het teken van het thema ‘Grenzeloos’. Het thema is mede ingegeven door de ligging en de internationale oriëntatie van de gaststad, maar het is vooral in overdrachtelijke zin voor iedere professional in de archiefsector van belang. Hoe zorgen we voor een grenzeloze toegankelijkheid van archieven en collecties? Waar liggen grenzen in verband met open baarheid, privacy of auteursrecht? Welke gevolgen gaan algoritmes hebben voor het beheer en gebruik van archieven? Wat wordt de betekenis van ‘archiving by design’? En welke grenzen hebben archivarissen zelf? Hoe zorgen we ervoor dat de achtergrond van nieuwe collega’s in de archiefsector aansluit op de eisen van de nabije toekomst? Maar ook: hoe houden ‘oude rotten in het vak’ hun kennis actueel? Tijdens de Archiefdagen in Venlo worden de grenzen afgetast van de vele mogelijkheden waarmee de archief functie te maken heeft. Er is dit jaar bewust gekozen voor een stevige inhoudelijke inbreng vanuit een aantal kennisplatforms die deel uitmaken van het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA). Keynotes Het congres wordt op maandagochtend geopend door Arie Slob, George Parker. 8 n 2018 nummer 5 voor het werkproces zelf. Dat kan allemaal beter, maar zijn we er dan? Misschien is de boodschap zelf wel aan herziening toe… Werkproces centraal Het wordt tijd om niet het archiveringssysteem maar het werk - proces centraal te stellen als het over archivering gaat. Zo kun nen managers, adviseurs en medewerkers binnen het werk proces het belang van archivering zien en kunnen zij mee denken over de daarvoor benodigde maatregelen. Dan zijn ze eerder bereid die maatregelen ook uit te voeren. Begin hiervoor bij het begin, ofwel tijdens het ontwerpen van de informatiesystemen die het werk proces ondersteunen (de werk systemen). Dan is er een project structuur om plannen te maken en uit te voeren en zijn daarvoor mensen en middelen beschikbaar. We noemen dat ‘archivering by design’. Ontwerpen Een ontwerp van een informatiesysteem is een beschrijving van hoe het systeem moet werken. Vergelijk het met een bouw tekening voor een gebouw. Een ontwerp stel je op voordat de bouw, verbouw of inkoop start. Vaak wordt het tijdens de bouw nog uitgebreid en aangepast. Bij ‘archivering by design’ maakt een ‘adviseur digitale archivering’ (tijdelijk) deel uit van het ontwerpteam van een informatiesysteem. Hij brengt het belang van archivering in en legt uit wat daarvoor moet gebeuren. En door te luisteren houdt hij ook rekening met de inbreng en wensen van andere project leden. De adviseur digitale archivering denkt mee over nieuwe manieren om tegengestelde wensen bij elkaar te brengen. Zo is het Nationaal Archief als adviseur bijvoorbeeld betrokken bij de ontwikkeling van de digitale rechtspraak, het digitaal stelsel voor de nieuwe Omgevingswet en de informatie voor ziening voor grote infrastructuurprojecten bij de gemeente Amsterdam. Keer op keer constateren experts dat de digitale archivering bij de overheid nog niet op orde is. En verbetering komt maar moeizaam tot stand. De oorzaak wordt veelal gezocht bij het werkproces waaruit de informatie voortkomt. De managers van de werkprocessen zouden te weinig doen om de archivering te verbeteren. Of de medewerkers die het werk uitvoeren houden zich onvoldoende aan de afspraken over het beheer van hun informatie en maken geen goed gebruik van de beschikbare archiveringssystemen. Hier moet snel verandering in komen. Technieken veranderen in hoog tempo en voor je het weet is kennis verdwenen. Daarnaast zijn de verwachtingen hoger. Ambtenaren en burgers willen meteen en gemakkelijk toegang tot álle informatie, zoals ze dat op het internet inmiddels gewend zijn. Daarom is het nood zakelijk digitale informatie zo snel mogelijk na creatie in toe gan kelijke staat te brengen en te houden. Archivering moet ‘naar voren in de keten’. Maar hoe doe je dat? Aansluiten op archiveringssysteem De gangbare manier nu is om vanuit de archiefinstellingen en DIVafdelingen van de archiefvormers aan te kloppen bij het management van de archiefvormer met het dringende verzoek om informatie vanuit de werkprocessen goed op te nemen in een archiveringssysteem, zoals een DMS, RMA of edepot. Dat moet zo snel mogelijk gebeuren, maar uiterlijk op het moment dat het betreffende dossier wordt afgesloten. En dat geldt natuur lijk voor alle soorten informatie, ongeacht vorm. Dus ook emails, databasegegevens, websites et cetera. Een duidelijke boodschap, toch? Waarom wordt er dan zo slecht naar geluisterd? Voor een deel brengen we als adviseurs deze boodschap niet goed onder de aandacht, want we schrijven ingewikkelde verhandelingen over bijvoorbeeld de Archiefwet, informatieplannen, selectielijsten, metagegevens en authen ticiteit, zonder goed duidelijk te maken wat de voordelen zijn Archivering by design, terug naar de tekentafel Erik Saaman n Al bij het ontwerpen van de informatiesystemen die het werkproces ondersteunen, rekening houden met het duurzaam toegankelijk maken van de informatie uit het werkproces. Dat is archivering by design. Het is dé manier voor archiefprofessionals om een stevige(re) positie te verwerven aan de voorkant van de informatieketen door als medeontwerper bij te dragen aan het ontwikkelen van informatiesystemen, in plaats van als buitenstaander het eigen archiveringssysteem aan de man te brengen. nummer 5 2018 n 9 Nieuw type adviseur Dit vergt een nieuw type adviseur: iemand die verstand heeft van archivering en de bijbehorende nieuwe instrumenten, en die daarnaast ook bekend is met de informatiesystemen en ontwerp processen bij de archiefvormer. De adviseur moet kunnen analy seren, luisteren, enthousiasmeren, samenvatten, uitleggen, schrijven, verbinden, onderhandelen, processen leiden, initia tie ven nemen, ideeën bedenken, vasthouden, loslaten en nog veel meer. We zoeken dus een schaap met vijf poten. Maar waar? En hoe leiden we hem/haar op? Nieuwe instrumenten Ontwerpen begint met het gezamenlijk begrijpen van de doelen die men wil bereiken. Deze doelen kunnen natuurlijk uiteen lopen. Pas na het bepalen van de doelen komen de instru men ten aan bod waarmee je die doelen het beste kunt bereiken, zoals wetgeving, standaarden, selectielijsten, metadatering, bestandsformaten, DMS of edepot. Hier staan al snel de gangbare instrumenten voor archivering ter discussie, omdat ze niet meer van deze tijd zijn. Of omdat ze niet langer de meest logische instrumenten zijn om de gezamenlijke doelen te realiseren binnen de gegeven context van het werk proces en de huidige stand van de techniek. De eerste auto’s waren koetsen, waarbij alleen het paard vervangen was door een motor. Zo zijn de digitale archieven vaak nog papieren bewaarplaatsen waarin alleen de kasten vervangen zijn door software, maar verder zijn de instrumenten nog veelal hetzelfde. Daarmee worden wezenlijke verande ringen door digitalisering vaak genegeerd, met als gevolg dat de archieffunctie nog niet goed opgewassen is tegen die ver anderingen. En nog belangrijker: niet goed rekening houdt met andere wensen en ideeën, want mensen willen op een gegeven moment een echte auto, geen koets met een motor. Daarom moeten we archiveren deels opnieuw uitvinden. Terug naar de tekentafel dus. Met nieuwe instrumenten die bij de huidige tijd passen, maar met behoud van de achterliggende doelen. Archivering in het werksysteem Waarom archiveren we informatie niet in het werksysteem zelf in plaats van deze op te nemen in een losstaand archiverings systeem, zoals bijvoorbeeld in een zaak of emailsysteem? Dit zou zeker een oplossing kunnen zijn. Daarvoor zijn dan wel extra maat regelen nodig. Denk aan het openstellen van het werk systeem voor andere gebruikers, het beter doorzoekbaar maken van informatie en het gebruik van standaard bestandsformaten. Vaak dienen deze aanpassingen ook andere doelen van het werk systeem. Zo ontstaat een winwinsituatie! Waardering, selectie en vernietiging Waardering, selectie en vernietiging zijn traditioneel belangrijke instrumenten bij het archiveren, waarbij het werkproces meestal bepaalt hoe lang informatie bewaard wordt en informatie meteen vernietigd wordt als de bewaartermijn verstreken is. Maar past dit nog bij de grote hoeveelheden en de vele verschillende vormen van digitale informatie? Misschien moeten we ook selecteren op de inhoud, status en vorm van de informatie. En is vernietigen nog nodig als bewaren soms goedkoper is? Standaarden Er is in de loop der tijd een hele waslijst met standaarden en richtlijnen voor archivering ontwikkeld, zoals ISO 15489, OAIS, NEN 2082, Baseline Informatiehuishouding, TMLO, GWR et cetera. En recentelijk zijn daar nog DUTO en KIDO bij gekomen. Deze instrumenten zijn meestal ontwikkeld vanuit het perspectief van het archiveringssysteem en de archiefprofessional. Maar zijn deze standaarden ook bruikbaar als we het werkproces en de werksystemen centraal stellen? Ontdekkingstocht Vele vragen, maar helaas nog geen kantenklare antwoorden. Digitale archivering is nog steeds een taai probleem. Het heeft geen zin om vooraf een totaaloplossing te formuleren en die strak volgens plan uit te voeren. De methode van ‘archivering by design’ biedt op zichzelf geen antwoorden, maar het is wel dé manier om antwoorden te vinden. Ontwerpen betekent zoeken, proberen, vallen, opstaan en weer doorgaan. Zoals de koets rijders toen niet wisten hoe een hedendaagse auto eruit zou zien, zo weten wij nu niet hoe het digitale archief in 2070 vormgegeven zal zijn . Maar ‘archivering by design’ helpt ons wel onze ideale auto te ontdekken. Ontdek mee! n Erik Saaman n adviseur digitale archivering bij het Nationaal Archief. Saaman is medeauteur van diverse kennisproducten, zoals de kwaliteitseisen voor de duurzaam toegankelijke overheids informatie (DUTO) en de binnenkort te verschijnen richtlijn voor de archivering van overheidswebsites. Archiefdagen 2018 Vanuit het Kennisplatform Architectuur verzorgen Erik Saaman en Roland Bisscheroux een workshop over archivering by design tijdens de Archiefdagen 2018. Op beide congresdagen vindt deze workshops plaats van 13.45 tot 15.15 uur in de Grimezaal. Maak keuzes in de ontwerpfase Denk vanuit de toekomstige gebruikers Kijk naar de toekomst Archiveren by designNext >