archievenblad sinds 1892 jaargang 122 2018 2 Uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederlandwww.vada.nl Marconistraat 3, 7442 DD / Postbus 372, 7440 AJ Nijverdal t (0548) - 63 12 12 f (0548) 63 12 14 / info@vada.nl / www.vada.nl WIJ STAAN AL 25 JAAR GARANT vooR eeN veILIGe, koSTeNbeSpAReNde eN effIcIëNTe opLoSSING op heT GebIed vAN ARchIefbeheeR. ARchIveRING vAN A ToT Z! •Opslag histOrische archieven •Opslag vernietigbare archieven •UitrUimen & transpOrt van archieven •inventarisatie & registratie •scanning On demand •digitaliseren •archiefbewerkingnummer 2 2018 n 3 34 ‘Archivaris worden? Tja, dat moest ik wel verantwoorden aan mijn vrienden.’ In gesprek met Etienne van den Hombergh Liefde voor geschiedenis heeft hij altijd gehad. Als stads- en streekarchivaris van de middeleeuwse Hanzestad Zutphen zit Etienne van den Hombergh dan ook uitstekend op z’n plek. Hij is enthousiast over zijn werk, maar spreekt minstens zo bevlogen over zijn hobby’s. Cees Tromp n 16 Publiek Domeindag 2018 Auteursrechtelijke bescherming vervalt 70 jaar na de dood van de maker. Ieder jaar in januari komen er dus nieuwe collecties in het publieke domein. Om daarbij stil te staan, organiseerde de Koninklijke Bibliotheek op vrijdag 5 januari 2018 voor het eerst de Publiek Domeindag. Tijdens een aantal presentaties passeerden enkele in 1947 over leden makers en hun vrijgegeven werken de revue. Vera Weterings n Inhoud 06 AVG weg ermee! De invoering van de nieuwe Algemene verordening gege vensbescherming gaat grote gevolgen hebben voor de beschikbaarstelling van informatie door archief dien- sten. De Europese meetlat wordt langs onze archieven gelegd. That’s one small step for Europe, one giant leap backwards for the Netherlands. Terug naar de 19e eeuw welteverstaan. Luud de Brouwer n 20 Inventariseren anno 2018. Een rondje langs het veld Overheidsarchieven horen in goede, geordende en toegankelijke staat te worden overgedragen. Eigenlijk heeft een archief dus helemaal geen inventarisator meer nodig. Of toch wel? Hoe gaat het in de praktijk? De redactie vond het hoog tijd voor een rondje langs het archiefveld. Floortje Tuinstra en Marian de Vos n 04 Van de redactie 05 De archiefervaring 06 AVG weg ermee!, Luud de Brouwer 07 Informatie- en archiefmanagement: nut en noodzaak van normen, Melissa Janse 10 Wetenschappelijk onderzoek naar kansen en valkuilen in archiefbehoud en -beheer, Cristina Duran-Casablancas 14 Geschiedenis van de VVD in beeld en bron, Mirjam Schaap 16 Publiek Domeindag 2018, Vera Weterings 18 Archivering in het Stelsel Omgevingswet, Frans Smit 20 Inventariseren anno 2018. Een rondje langs het veld, Floortje Tuinstra en Marian de Vos 23 Column | Binnen de perken ..., Puck Huitsing 24 Een archivaris in beeld: Johan Hendrik van Dale, Geert Stroo 25 In aantocht: bijeenkomsten kennisplatforms over hotspots, Mirjam Schaap 26 Nieuw RHC opgericht: Het Flevolands Archief, Alexander Roos 27 Column 29 KVAN Nieuws 30 Uitgelezen 34 Burgerlijke Stand | ‘Archivaris worden? Tja, dat moest ik wel verantwoorden aan mijn vrienden.’ In gesprek met Etienne van den Hombergh, Cees Tromp4 n 2018 nummer 2 ColofonVan de redactie Variatie Er is een nieuw RHC opgericht, Het Flevolands Archief. Dit is de nieuwe archief- dienst voor het Rijk, de provincie Flevoland, het waterschap Zuiderzeeland en de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde. Op 11 januari 2018 vond het geanimeerde oprichtingsevent plaats. Variatie is troef in het maartnummer, met aandacht voor overheids-, particuliere en bedrijfsarchieven. Overheidsarchieven dienen in goede, geordende en toegankelijke staat te worden aangeleverd. De regel en de praktijk komen niet altijd overeen: hoe lost de archivaris dat op? De redactie heeft u bevraagd over de toegankelijkheid van de overheidsarchieven in uw beheer. Ruim dertig instellingen hebben de vragenlijst ingevuld, waarvoor hartelijk dank! Er blijkt een enorme diversiteit te zijn aan huisregels, normenkaders en beschrijvingsmethoden. De redactie heeft het voor u op een rij gezet. Dat geeft aanleiding tot nader onderzoek en discussie. Praat vooral mee op de kennis - platforms of mail uw reactie naar redactie@archievenblad.nl! Private organisaties kiezen er niet altijd voor om het archief over te dragen. Het ont wikkelen van een expositie, website of anderszins lijkt steeds vaker te gebeuren. Mirjam Schaap interviewde Sylvia Bakker-Kempen, archivaris van de VVD. Is dit een trend en wat is dan de rol van de archivaris? Binnen het traject Onderzoek Papierconservering van Metamorfoze is een project gestart met conserveringsmanagement als centraal onderwerp. Cristina Duran- Casablancas geeft uitleg over het resultaat: een causaal diagram waarin de beslis - singen over conserveringsmaatregelen en de gevolgen daarvan zijn weergegeven. Politiek en wetgeving komen in het maartnummer uitgebreid aan bod. Frans Smit bericht over de stand van zaken rondom de invoering van de Omgevingswet. Adrie Spruit en Dick de Vries hebben een overzicht gemaakt van NEN-normen die worden ontwikkeld en herzien door de Nederlandse commissie ‘Informatie- en archiefmanage- ment’. In een interview door Jolien van Zetten bepleitten De Vries en Spruit het gebruik van normen om samenwerking en uitwisseling van kennis en kunde te bevorderen. De columns in dit nummer gaan over de politiek. Marcel Duijghuisen bepleit wat meer afstand tot de politiek bij beleidsvorming. Tegelijkertijd ageert Luud de Brouwer tegen de rol die de archivaris (niet) speelt bij de invoering van de AVG. En wie zijn dan die archivarissen? Matthijs Timmermans vertelt in de Archiefervaring over zijn onderzoek voor het boek Nobel streven van Frits van Oostrom. In de rubriek Uitgelezen vindt u een recensie van het boek door Wouter van Dijk. Etienne van den Hombergh, stads- en streekarchivaris van Zutphen, vertelt over zijn loopbaan in de rubriek Burgerlijke Stand. In de nieuwe rubriek Archiefmonument ten slotte, kijken we naar het leven van Johan Hendrik van Dale (1824-1872). Van overheid tot onder- zoek, van mens tot monument: in dit nummer vindt u het allemaal en meer. n Bernadine Ypma n hoofdredacteur@archievenblad.nl ‘Bij elk nieuw levensstadium ben je weer een groentje.’ Nicolas Chamfort, Frans schrijver, journalist en toneelschrijver (1741-1794) Het Archievenblad is een uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen In Nederland (KVAN). Het Archievenblad verschijnt tienmaal per jaar. Alle leden van de KVAN ontvangen het Archievenblad. Redactie Joris van Dierendonck (eindredacteur), Mirjam Schaap, May Scheepers, Geert Stroo, Cees Tromp, Floortje Tuinstra, Esther Velthuis, Bernadine Ypma (hoofdredacteur), Yteke van der Vegt, Marian de Vos, Nick Werring, Vera Weterings. Vaste medewerkers Roland Bisscheroux, Niels Bongers, Peer Boselie, Wouter van Dijk, Marcel Duijghuisen, Tessa Free, Marieke de Haan, Puck Huitsing, Charles Jeurgens, Hannie Kool-Blokland, Erik Kraai, Noor Schreuder, Christian van der Ven. Redactieadres Archievenblad Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 E-mail: redactie@archievenblad.nl E-mail persberichten: nieuws@archievenblad.nl Website: www.archievenblad.nl Abonnementen en ledenadministratie Wie geen lid is van de KVAN kan het Archievenblad bestellen bij het KVAN-bureau. Ook voor adres- wijzigingen kunt u daar terecht. KVAN-bureau Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 E-mail: bureau@kvan.nl Website: www.kvan.nl Jaarabonnement Nederland € 78,00 Buitenland € 90,25 Losse nummers € 8,00 Product- en personeelsadvertenties Sales & Services geeft inlichtingen over tarieven en plaatsing van alle advertenties. Postbus 2317, 1620 EH Hoorn Telefoon: (0229) 21 12 11 Fax: (0229) 27 04 04 E-mail: administratie@salesandservices.nl Ontwerp Infour, marketing en communicatie, Heerlen Opmaak en druk Schrijen-Lippertz MediaNova B.V. Coverfoto Niels Bongers ISSN 1385-4186 Het volgende nummer van het Archievenblad verschijnt begin april 2018. Citaat van de maandnummer 2 2018 n 5 Duitsland en Frankrijk. Nederlandse archiefinstellingen stellen over het algemeen weinig beperkende voorwaarden aan het gebruik van hun collectie. In Nederland is het vrijwel altijd toegestaan om foto’s van archiefstukken te maken en berusten er bijvoorbeeld geen auteursrechten op middeleeuws bron- materiaal. In Detmold was het niet toegestaan om zelf foto’s van de stukken te maken. Daar moesten dus door het Landes- archiv reproducties van gemaakt worden. In de BnF duurde het na het aanvragen van stukken ten minste 72 uur om de stukken daadwerkelijk op de studiezaal in te kunnen zien. Een wachttijd die behoorlijk afwijkt van die in Nederlandse archieven. Het betekende dat ik voor mijn bezoek aan de BnF goed moest nadenken over de stukken die ik wilde bestuderen. Los van deze kleine ongemakken is er echter vooral sprake van collegialiteit en interesse vanuit de archiefmedewerkers. Er is weinig mooiers dan met vakgenoten praten over historisch onderzoek en de archiefwereld. Wat dat betreft heb ik zeker een grensoverschrijdend gemeenschapsgevoel ervaren. n Mathijs Timmermans n trainee informatiemanager bij het RHC Vecht en Venen. De archiefervaring van Mathijs Timmermans In oktober 2017 verscheen Nobel streven, waarin Frits van Oostrom het veelbewogen leven van Jan van Brederode (1372-1415) tot in het kleinste detail beschrijft. Aan de basis van die details ligt een veelheid aan historisch bronnenmateriaal. Als onderzoeksassistent mocht ik een groot deel van het archief- onderzoek voor Nobel streven voor mijn rekening nemen. Dat zorgde voor grens- overschrijdende archiefervaringen. Gedurende de warmste dagen van 2016 verbleef ik in het Duitse Detmold in het oosten van Noordrijn-Westfalen. In het Landes- archiv Ostwestfalen-Lippe bevindt zich een familiearchief van de Brederodes. In de zeventiende eeuw heeft de Lippische tak van de familie Brederode dat archief meegenomen naar Lippe en zo is het uiteindelijk in Detmold terechtgekomen. Het archief is in 1909 geïnventariseerd, maar heeft sindsdien op weinig belang- stelling mogen rekenen. Totdat wij de inventaris in ons onderzoek op het spoor kwamen dan. Al vlug bleek dat het archief inte res - sante oorkonden bevat, bezegeld en wel, met cruciale informatie over Jan en zijn voorouders. Vanuit de wens de onderste steen boven water te krijgen, zijn relevante oor konden uit de jaren 1333-1445 getranscribeerd. De gegevens uit deze documenten komen nergens anders voor en zijn zeer waardevol gebleken voor het onderzoek. Zo konden wij de erfenis van Jans moeder, Jolanda van Gennep, reconstrueren aan de hand van een oor - konde uit maart 1394, bezegeld zowel door Johanna als door de hertog van Gelre. In januari 2017 mocht ik onderzoek doen in de Bibliothèque nationale de France (BnF). Een van de moeilijkst te beantwoorden vragen in het onderzoek was aan welke kant Jan in 1415, tijdens de slag bij Azincourt, het leven liet. In diverse bronnen wordt melding gemaakt van Jans sneuvelen op dat slagveld, maar zonder overeenstemming over aan welke kant hij streed. Uit een voetnoot van historicus Werner Paravicini bleek dat zich in het fonds Clairembault van de BnF een kwitantie moest bevinden waarin Jan de gage van zijn schildknapen betaalde in Rouen, enkele dagen vóór de slag bij Azincourt. Het bewaarde briefje gaf een mooi inkijkje in Jans bestaan als huurling, dankzij de kwitantie aantoonbaar aan Franse zijde. Blijkbaar voerde hij een zelf gefabriceerd zegeltje en noemde hij zichzelf nog steeds baanderheer, chevalier de banneret, terwijl hij die titel zeker niet meer kon voeren sinds hij geen heer van Brederode meer was. Het is interessant om te zien hoe anders de zaken in de Nederlandse archiefwereld geregeld zijn, ten opzichte van Kwitantie van Jan van Brederode uit 1415, met zelf gefabriceerd zegel. Collectie: Bibliothèque nationale de France, Parijs. Mathijs Timmermans: ‘Er is weinig mooiers dan met vakgenoten praten over historisch onderzoek en de archiefwereld.’6 n 2018 nummer 2 grillen van het bestuur. Zolang de dozen maar mooi genummerd op een rijtje in de stellingen staan, kan ons niets gebeuren. Uit het gebrek aan actie bij de archiefdiensten en archivarissen spreekt ook dedain naar de stamboomonderzoeker die massaal gebruikmaakt van alle online bronnen die de afgelopen 15 jaar beschikbaar zijn gekomen. Er is nog steeds te veel focus op de ‘serieuze’ bezoeker, de onderzoeker of, kwijl, de wetenschap- pelijk onderzoeker! Daar doen we het uiteindelijk voor! Niet dus. We zijn er voor alle burgers, op alle niveaus, uit alle sociale en culturele lagen, met alle vragen die ze aan ons willen stellen. Voor iedereen. Vanuit dat elan moeten we denken en doen. Wij zijn er om de medelanders toegang te geven tot informatie. Zo veel mogelijk, zo vaak mogelijk en op een zo laagdrempelig mogelijke manier. Terug naar het regime van beschikbaar stellen via de studiezaal is geen serieuze optie. Wie daarvoor pleit en blijft pleiten, zit toch echt in de verkeerde eeuw en eigenlijk ook in het ver - keerde vak. Archieven zijn pilaren van een democratische traditie. Wij staan aan de kant van de medelander en worden betaald door de overheden. We zorgen voor balans in de informatieongelijkheid tussen burger en bestuur. Dat moeten we koesteren en ver - dedigen. In het licht van de verkiezing van het Pronkstuk van Nederland is het hoog tijd voor een Acte van Verlatinghe van archivarissen tegen de absurde gevolgen van de invoering van de AVG op 25 mei 2018. Strijd voor openbaarheid! Geen AVG maar AVV! n Luud de Brouwer n projectleider en plaatsvervanger directeur bij Regionaal Archief Tilburg. De afgelopen maanden is er een toegenomen berichtgeving over de invoering van de nieuwe AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) en de gevolgen die dat heeft voor de beschikbaarstelling van informatie door archiefdiensten. De Europese meetlat wordt langs onze archieven gelegd. That’s one small step for Europe, one giant leap backwards for the Netherlands. Terug naar de 19e eeuw welteverstaan. Archivarissen zijn beheerders. Het blijkt maar weer eens. Wat jammer dat nog steeds het dogma van de doos en de veilige (!) harde schijf de archiefwereld regeert en tegelijkertijd ook steeds meer buitenspel zet. Maatschappelijk relevant, dat willen we toch zijn? Hoe maatschappelijk relevant ben je nog als alle informatie straks pas na honderd jaar openbaar is? De relevantie bestaat uit het beschikbaar stellen van de informatie die je als archiefdienst in beheer hebt. Dat is het grootste doel, de reden waarom archieven bewaard worden. Gebruiken die handel. De discussie gaat met name over de teloorgang van de open - baarheid van informatie over personen. Het meest bespottelijk is de beperking van de openbaarheid en dus de beschikbaar- heid van persoonsinformatie. De gezinskaarten, die vanaf 1939 (!) zijn vervangen door de persoonskaart, mogen straks niet langer online staan en vrij gebruikt worden. Nog een bizar voorbeeld: de namen van burgers in de notulen van de open - bare (!) vergadering van gemeente- en andere besturen moeten geanonimiseerd worden. Het recht om vergeten te worden is blijkbaar belangrijker dan het recht om te herinneren. Het recht om te herinneren. Maakt iemand zich daar eigenlijk wel druk om? Waarom zijn de archivarissen niet meteen op de barricade gesprongen om paal en perk te stellen aan deze drastische ingreep in de openbaarheid. Archiefdiensten, die gaan toch over beschikbaar stellen? Recht op informatie? Transparantie van bestuur? Blijkbaar niet. Een beperking van beschikbaarstelling, daar wordt de gemiddelde archivaris niet warm of koud van. Vernietigingslijsten, een dichtgetimmerd e-depot, dat is hardcore archiefwerk. De onderzoekende medelander moet maar gewoon geduld hebben en wachten. Archieven gaan over identiteit. Wie ben je, waar kom je van - daan? Goed en fout. Ze gaan over natie, provincie, plaats, buurt en club. De onderdelen van het leven die je kleur, geur en smaak geven. Als het aan de archivarissen van nu ligt, dan is die identiteit niet relevant en schikken we ons braaf naar de AVG weg ermee! Luud de Brouwer n Column Tekening: Niels Bongers.nummer 2 2018 n 7 Informatie- en archiefmanagement: nut en noodzaak van normen Melissa Janse n Informatie- en archiefmanagement bestaat al sinds de kleitabletten werden uitgevonden. In de loop der jaren is het steeds ingewikkelder geworden om te archiveren vanwege de digitale revolutie. We gebruiken nu software voor het maken en bewaren van documenten, maar bestaat deze software over twintig jaar nog wel? En zijn de stukken dan nog te lezen? Drie NEN-commissieleden hebben een overzicht gemaakt van normen die worden ontwikkeld en herzien door de Nederlandse commissie ‘Informatie- en archiefmanagement’. Zij vertellen over het belang, de complexiteit, de ontwikkeling en het overzicht van normen op dit gebied. Willen jullie jezelf voorstellen? ‘Ik ben Adrie Spruit. Ik ben al een tijdje 65 en om die reden ben ik per 31 december gestopt bij KING. Namens deze organisatie zat ik in de commissie. KING heet sinds zit 1 januari 2018 VNG Realisatie. In de tweede helft van vorig jaar heb ik een actieve rol gespeeld bij het maken van een overzichtsplaat van de normen waarover de commissie informatie- en archief- management gaat. We wilden vanuit de normcommissie meer extern communiceren en dit ook visueel uiten.’ ‘Ik ben Dick de Vries, senior adviseur bij Doxis Informatie- managers, adviesbureau voor informatiemanagement. We zijn als bedrijf lid van de commissie. Ik ben de opvolger van het eerste lid, de directeur van Doxis. Hij vond dat het tijd was om het werk in de normcommissie over te dragen en ik ben hem opgevolgd. We zijn lid omdat we actief kennis willen nemen van de ontwikkelingen op het gebied van informatie- en archiefmanagement. Daarbij kunnen we invloed uitoefenen op de Nederlandse normen, maar uiteindelijk ook op de interna tionale normen.’ Wanneer zijn jullie in aanraking gekomen met normalisatie of normen? Adrie Spruit: ‘Als proces- en informatiearchitect had ik er tot 2011 niet meer met archivering te maken dan iedereen die werkzaam is in het vakgebied informatievoorziening. Maar in dat veel bredere vakgebied ben je al wel bekend met NEN-normen. Toen ik me vanaf 2011 meer ging richten op archivering, en dan met name de steeds belangrijker wordende digitale archivering, kwam ook de normcommissie ‘Informatie- en archief management’ in beeld.’ Dick de Vries: ‘Als je advies geeft aan klanten, breng je kennis en ervaring mee, maar er wordt ook gevraagd naar geloofwaar- digheid en dan helpen normen zeker. Ik vis de normen niet dagelijks uit mijn tas, maar ik heb ze wel in mijn achterhoofd zitten. Ook als een klant kritisch is, helpt het soms een norm op tafel te leggen en te zeggen: zo doet de rest van de wereld het ook, dus waarom zouden wij het anders doen? Ik las de normen Adrie Spruit. >>8 n 2018 nummer 2 >> weleens, maar sinds ik in de normcommissie ben gestapt had ik ook sterk de behoefte om te kijken welke normen er zijn, hoe ze samenhangen met elkaar en waar nog gaten zitten. Lid van de commissie zijn helpt mij ook in mijn werk om te laten zien wat er zoal is en hoe dat iedereen kan helpen.’ Wat is informatie- en archiefmanagement precies? Adrie Spruit: ‘De essentie ervan is het documenteren van werkprocessen. De Archiefwet, die vooral geldt voor overheids- organisaties, schrijft dat voor. Overheidsorganisaties worden gefinancierd met publiek geld. Daarom moeten ze kunnen verantwoorden wat ze doen en gedaan hebben. Dat is ook belangrijk als bewijsvoering bij bijvoorbeeld een rechtszaak.’ Dick de Vries: ‘Een mooie definitie is dat archivering wordt gedaan voor de recht- en bewijszoekende burger. Vanuit de overheid archiveer je onder andere om te laten zien wat je hebt gedaan, maar ook om je werk goed te doen. Het is prettig om niet elke keer weer dezelfde presentatie te hoeven maken als die al eerder gemaakt en gearchiveerd is.’ Hoe is dit werkveld ontwikkeld? Adrie Spruit: ‘Terugkijkend moet je altijd kunnen terugvallen op documenten. Als er een technisch probleem is met een brug, moet je de bouwtekeningen kunnen inzien. Die moeten dan wel bij het ontwerpen en bouwen van de brug gearchiveerd zijn en als archief zijn bewaard. Met de voortschrijdende digi - tali sering van ons werk is dat er niet makkelijker op geworden. Digitale documenten bewaren werkt anders dan papier bewaren. Het vakgebied moeten we deels zelfs opnieuw uitvinden.’ Dick de Vries: ‘Sinds de kleitabletten archiveren we eigenlijk al. Vanaf de middeleeuwen zijn mensen gaan beseffen dat belangrijke dingen opgeborgen moeten worden in een kastje. Dat was natuurlijk papier en in principe vrij simpel om te archi - veren. Stop het in een ruimte zonder water, steek het niet in brand en zorg dat er een beveiliger staat die zorgt dat niemand erin kan. Nu we digitaal gaan archiveren, moet er over veel meer nagedacht worden. Dat is bijvoorbeeld vastgelegd in NEN-ISO 15489. In die norm zie je ook dat je na moet denken over vragen als: is de software die we nu gebruiken over tien jaar nog bruikbaar? Ook informatiebeveiliging speelt een grote rol hierbij. Hoe bewaar je digitale informatie goed?’ Adrie Spruit: ‘Goed archiveren of goed bewaren van informatie benoemen we tegenwoordig als streven naar het duurzaam toegankelijk zijn van informatie. Zonder het toegankelijk zijn van informatie – dus zonder het kunnen lezen ervan – heeft bewaren geen zin. Daarbij moet die toegankelijkheid ook duur zaam zijn. Omdat de digitale wereld voortdurend verandert, vergt dat speciale maatregelen. Door nieuwe software worden oude bestandsformaten soms onleesbaar. Dat oplossen en zorgen dat je digitale informatie over dertig of vijftig jaar nog kunt lezen, is best ingewikkeld. Ook opslagmedia en apparatuur kunnen veranderen. Ik heb thuis nog floppy’s liggen, maar mijn laptop kan die niet meer lezen. Als je dat ontdekt ben je eigen lijk al te laat, en dat geldt ook voor overheidsorganisaties. Het vakgebied gaat over het bewaren van het heden en verleden, maar moet om problemen te voorkomen vooral vooruitkijken. Want als we informatie archiveren en bewaren, dan doen we dat om die informatie in de toekomst te kunnen gebruiken. Toch is het belang van archivering soms moeilijk over het voetlicht te krijgen. Het vakgebied had in het verleden een wat grijs imago, waarschijnlijk door beelden van oud papier in donkere archiefruimten. Nu wordt het in snel tempo onderdeel van de nieuwe digitale wereld en gaat archivering over het veiligstellen van ons digitale geheugen.’ Waarom zijn normen belangrijk voor informatie- en archiefmanagement? Dick de Vries: ‘Veel organisaties vinden het wiel opnieuw uit, omdat ze de normen niet gebruiken en denken dat zij uniek zijn in wat ze doen. Je ziet dat veel overheidsorganisaties daarbij ook onvoldoende gebruikmaken van elkaars kennis en kunde. Het maken van normen die voor iedereen toepasbaar zijn, is daarom heel belangrijk. Een norm helpt vaak ook om mensen te overtuigen. Ik gebruik de ISO 13008-norm voor migratie van gegevens in mijn advieswerk. Gebruik van deze norm geeft de klant meer vertrouwen en mij houvast.’ Adrie Spruit: ‘Normen hebben het karakter van standaarden. Als iedereen voor een andere oplossing kiest, kun je niet meer samenwerken. Overheidsorganisaties zijn nu meer dan vroeger onderdeel van ketens waarin ze samenwerken met andere overheidsorganisaties. Daar komt bij dat digitaal samenwerken lastiger is. Als iemand vroeger iets schreef op een wit papier en de ander op een geel papier, dan kon men elkaars stukken nog steeds lezen. Maar werken organisaties in de digitale wereld met verschillende software en bestandsformaten, dan ‘verstaan’ ze elkaar niet meer. Dat los je op door met elkaar te standaardiseren. NEN speelt daarbij een essentiële rol binnen Nederland, maar ook door de afstemming op internationaal niveau te coördineren.’ Dick de Vries.nummer 2 2018 n 9 Wat zien we op de overzichtsplaat die jullie hebben gemaakt? Adrie Spruit: ‘Op een uitzondering na zijn het alle normen waar we als commissie over gaan. Dat kun je proberen te vertellen met teksten, maar ook in ons vakgebied communiceert zo’n plaat makkelijker. Bij het maken van de plaat werd opnieuw duidelijk dat er ook verschillende normen zijn die wel over archivering gaan, maar onder een andere commissie vallen. Zo is een aantal archiefnormen ontstaan in de ruimtevaartwereld. Die vallen niet onder onze commissie, maar zijn wel zeer bruikbaar. Dat inzicht, dus welke normen dat allemaal zijn, gaan we intern gebruiken om waar nodig mee te kijken en af te stemmen. De normen in de plaat hebben we geclusterd naar thema’s, zoals metagegevens, informatiesystemen en archiveringsprocessen. Gebruikers kunnen zo zien welke normen ze kunnen gebruiken bij welke onderdelen van hun vakgebied. Overigens maakt zo’n plaat ook duidelijk wat er nog ontbreekt voor het goed kunnen invullen van informatie- en archiefmanagement. Ook voor de commissie zelf is dat belangrijk, omdat we ons meer willen gaan richten op het vertellen van het complete verhaal.’ Wat zijn jullie verdere plannen en wat kan de praktijk ermee? Dick de Vries: ‘We willen de plaat elk kwartaal vernieuwen, zodat iedereen die met deze normen te maken heeft kan zien welke normen er zijn, welke in ontwikkeling zijn en welke we nog missen.’ Adrie Spruit: ‘Een aandachtspunt voor de commissie is de afstemming tussen normen onderling. Veel normen ontstaan op internationaal niveau in ISO-verband. Die afstemming moet daarom ook op dat niveau gebeuren, tussen de verschillende ISO-werkgroepen die verantwoordelijk zijn voor een norm. Dat is best een uitdaging om dat vanuit Nederland te stimuleren, onder andere omdat de processen voor het ontwikkelen en vernieuwen van normen op dat niveau complex zijn en een lange doorlooptijd hebben. Daar ligt ook een taak voor het Nationaal Archief. Die organisatie zit ook in de commissie en vertegenwoordigt Nederland in veel internationale werkgroepen. Binnen onze commissie is het belangrijk dat we deze plaat regelmatig gaan updaten, voor onszelf en voor de mensen die er in de praktijk mee gaan werken.’ Dick de Vries: ‘Als wij input leveren op ISO-normen kijken we naar consistentie en doelgroep van de normen. Daarom is het prettig om een overzicht te hebben en te presenteren. Dat schept meer duidelijkheid in de wereld van normen. We hebben het normenbos gesnoeid, gaan bordjes neerzetten en paadjes aanleggen, zodat het voor mensen duidelijk wordt welke normen er zijn en hoe ze die in de praktijk kunnen toepassen.’ Meer informatie Meer weten over de normcommissie ‘Informatie- en archiefma- nagement?’ Kijk dan op: https://www.nen.nl/Home/Infor- matie-en-archiefmanagement.htm n NEN-ISO 15489-1:2016 en I&D - Informatie- en archiefmanagement - Deel 1: Concepten en uitgangspunten NEN-ISO 23081-1:2006 nl I&D - Processen voor informatie- en archiefbeheer - Metagegevens voor archiefbescheiden - Deel 1: Principes NEN-ISO 23081-2:2009 nl I&D - Beheren van metagegevens voor archiefbescheiden - Deel 2: Conceptuele en implementatieaspecten NPR-ISO/TR 23081-3:2011 en I&D - Beheren van metagegevens voor archiefbescheiden - Deel 3: Zelf-beoordelingsmethode NPR-ISO/TR 26122:2008 en I&D - Analyse van de werkprocessen voor records NPR-ISO/TR 18128:2014 en I&D - Risicobeoordeling voor opname processen en systemen NEN-ISO 30300:2011 en I&D - Managementsystemen voor archiefbescheiden - Grondbeginselen en verklarende woordenlijst NEN-ISO 30302:2015 en I&D - Managementsystemen voor archiefbescheiden - Richtlijnen voor implementatie NEN-ISO 30301:2011 nl I&D - Managementsystemen voor archivering - Eisen NEN-ISO 16175-1:2010 en I&D - Principes en functionele eisen voor archiefbescheiden in een elektronische kantooromgeving - Deel 1: Overzicht en de verklaring inzake basisbeginselen NEN-ISO 16175-2:2011 en I&D - Principes en functionele eisen voor archiefbescheiden in een elektronische kantooromgeving - Deel 2: Richtlijnen en functionele eisen voor digitale informatie- en archiefmanagementsystemen. NEN-ISO 16175-3:2010 en I&D - Principes en functionele eisen voor archiefbescheiden in een elektronische kantooromgeving - Deel 3: Richtlijnen en functionele eisen voor records in bedrijfssystemen NPR-ISO/TR 13028:2010 en I&D - Implementatie richtlijnen voor digitalisering van bestanden NEN-ISO 13008:2012 en I&D - Conversie en migratieproces van digitale opnamen NEN-ISO 22310:2006 en I&D - Richtlijnen voor de opstellers van normen voor informatie- en archief-/documentatie-managementeisen in normen Algemeen - conceptueel Metagegevens Algemeen - kwaliteits- management Informatie- systemen Archiverings- processen NEN 2084:2015 nl Taxonomie van documenttypen ISO 14721:2012 en Space data and information transfer systems - Open archival information system (OAIS) - Reference model ISO/TR 17068:2012 en I&D - Vertrouwelijke opslag voor digitale bestanden NEN 2082:2008 nl Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur NPR 2083:2010/C1:2010 nl Geïntegreerde toepassing van ISO- en ISO/IEC-normen in de informatiehuishouding :valt - als uitzondering - niet onder de NEN-commissie Informatie- en archiefmanagement (3800 4611). I&D: deze afkorting in de naam van verschillende NEN-normen staat voor ‘Informatie en documentatie’ Overzicht van NEN- en ISO-normen voor archiefbeheer die vallen onder de NEN-commissie 38004611 'Informatie-en archiefmanagement' Versie van 1 december 2017 * *Next >