archievenblad sinds 1892 jaargang 122 2018 Uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland 1 Tekening: Niels BongersCIB Centraal InkoopBureau Dé duurzame archiefspecialist voor: • Archiefmappen • Archiefdozen • Affichemappen • Archiefcassettes • Omslagen en omslagpapier • Reparatiemiddelen • NEN 2728 kopieer- en printpapier • Schrijfwaren www.cib.nl/webshop Sinds 1937 leveren we totaaloplossingen voor de kantoor- omgeving en zijn we specialist op segmenten waaronder archiefdiensten, de lokale overheid en notarissen. We bieden u een uitgebreid assortiment duurzame archief- materialen en schrijfbenodigdheden dat voldoet aan de Archiefregeling 2009. Deze producten zijn opgenomen in onze speciale Deelcatalogus Duurzaam archiveren en onze webshop. Onze medewerkers beschikken over ruime productkennis en adviseren u graag over duurzaam archiveren in de praktijk. CIB Centraal InkoopBureau BV Postbus 330 2700 AH Zoetermeer telefoon: 079 36 38 400 e-mail: info@cib.nl Bekijk ons volledige aanbod in onze webshop www.cib.nl/webshop of vraag onze Deelcatalogus Duurzaam archiveren aan: 079 36 38 400nummer 1 2018 n 3 38 Op weg naar … en verder … Zijn leven is geen ‘bevroren beeld’, maar juist steeds weer in ontwikkeling. Van Badhoevedorp tot Marbella, van Coimbra tot Gouda. Een evocatief reisverslag van Sigfried Janzing. Floortje Tuinstra n 10 Quantified Self Data: moeten we alles meten en weten? Slaap, beweging, lichaams temperatuur: digitale apparaten maken het steeds makkelijker om ons eigen (lichaams) gedrag te registreren. Gary Wolf, grondlegger van The Quantified Self, gaf tijdens de jaarlijkse Ketelaarlezing 2017 zijn visie op het archiveren van Quantified Self Data. Nationaal Archief n Inhoud 06 Geïndustrialiseerde digitalisering De scanproductie van het Stadsarchief Amsterdam wordt in januari 2018 opgeschaald naar 20.000 scans per dag. Om dit mogelijk te maken heeft het Stadsarchief een nieuwe werkwijze ontwikkeld, gebaseerd op principes uit de industrie. Marc Holtman n 26 Toekomstmuziek of harde werkelijkheid? De wereld verandert in hoog tempo. De archiefwereld verandert mee met een focus op digitale dienstverlening. Vernieuwingen rondom big data en robotisering brengen nieuwe mogelijkheden met zich mee, maar roepen ook vragen op. We leven in Liquid Times en dat is dan ook het onderwerp van het nieuwe S@Pjaarboek. Vera Weterings n 04 Van de redactie 05 De archiefervaring 06 Geïndustrialiseerde digitalisering. Een nieuwe kijk op kwaliteitsbeheersing van grootschalige digitaliseringsprojecten, Marc Holtman 10 Quantified Self Data: moeten we alles meten en weten?, Nationaal Archief 12 Archiefscenario’s in de praktijk. Op weg naar de toekomst (2), Roland Bisscheroux en Rob van de Ven 16 ‘Draag bij aan de ontwikkeling en efficiency van je eigen vak.’ Krachten bundelen in Kennisnetwerk Informatie en Archief, Nine Pankras 18 Charterfetisjisme op zijn best, Mirjam Schaap 20 Zegelbeschrijvingen: een vak apart, Nick Pouls 22 In memoriam Jan Broeders (19352017), Yvonne Welings 23 Historische precedenten van open source, Cees Tromp 26 Toekomstmuziek of harde werkelijkheid? Het hoofdpijndossier dat big data met zich meebrengt, Vera Weterings 30 Migrantengeschiedenis nieuwe focus Morrenstichting, Ellen van der Waerden 31 Wisseling van de wacht in Overijssel, Cees Tromp 32 Column 33 Archiefmonument 34 Uitgelezen 38 Burgerlijke Stand | Op weg naar … en verder … Een evocatief reisverslag van Sigfried Janzing, Floortje Tuinstra4 n 2018 nummer 1 Colofon Het Archievenblad is een uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen In Nederland (KVAN). Het Archievenblad verschijnt tienmaal per jaar. Alle leden van de KVAN ontvangen het Archievenblad. Redactie Joris van Dierendonck (eindredacteur), Mirjam Schaap, May Scheepers, Geert Stroo, Cees Tromp, Floortje Tuinstra, Esther Velthuis, Bernadine Ypma (hoofdredacteur), Yteke van der Vegt, Marian de Vos, Vera Weterings. Vaste medewerkers Roland Bisscheroux, Niels Bongers, Peer Boselie, Wouter van Dijk, Marcel Duijghuisen, Tessa Free, Marieke de Haan, Charles Jeurgens, Mandy Kamper, Hannie KoolBlokland, Erik Kraai, Noor Schreuder, Christian van der Ven. Redactieadres Archievenblad Westervoortsedijk 67D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 Email: redactie@archievenblad.nl Email persberichten: nieuws@archievenblad.nl Website: www.archievenblad.nl Abonnementen en ledenadministratie Wie geen lid is van de KVAN kan het Archievenblad bestellen bij het KVANbureau. Ook voor adres wijzigingen kunt u daar terecht. KVAN-bureau Westervoortsedijk 67D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 Email: bureau@kvan.nl Website: www.kvan.nl Jaarabonnement Nederland € 78,00 Buitenland € 90,25 Losse nummers € 8,00 Product- en personeelsadvertenties Sales & Services geeft inlichtingen over tarieven en plaatsing van alle advertenties. Postbus 2317, 1620 EH Hoorn Telefoon: (0229) 21 12 11 Fax: (0229) 27 04 04 Email: administratie@salesandservices.nl Ontwerp Infour, marketing en communicatie, Heerlen Opmaak en druk SchrijenLippertz MediaNova B.V. Coverfoto Niels Bongers ISSN 13854186 Het volgende nummer van het Archievenblad verschijnt begin maart 2018. Van de redactie Bouwen aan de toekomst Citaat van de maand Het nieuwe jaar is begonnen en het is een jubileumjaar. In 2018 is het namelijk honderd jaar geleden dat de eerste Archiefwet tot stand kwam. Deze mijlpaal laten we niet stilletjes voorbijgaan. Eric Ketelaar tipte de redactie met het idee om in dit jubileumjaar aandacht te besteden aan archiefgebouwen en monumenten voor archivarissen, zoals plaquettes en beelden. In een nieuwe rubriek gaan we op zoek naar de monumentale sporen van archivarissen overal in het land – letterlijk. In dit nummer: Johan Been (18591930), 35 jaar lang stadsarchivaris van het geuzenstadje Den Briel. Het Archievenblad kijkt in 2018 naar de toekomst van uw vakblad. In opdracht van het bestuur KVAN/BRAIN wordt er een onderzoek verricht naar mogelijke toekomst scenario’s. De eerste stappen zijn al gezet. Het Archievenblad sluit aan bij de zeventien kennisplatforms van het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA). KIA is een netwerk waarin je kunt meedenken en discussiëren over ontwikkelingen, vragen en problemen binnen het vak. Daar zijn nu al ruim duizend collega’s actief. In dit nummer geven de ambassadeurs Diana Teunissen en Chantal Keijsper uitleg. In het Archievenblad leest u introducties op de onderwerpen van de kennisplatforms én verdieping op de gevoerde discussies. Zo blijft u op de hoogte van uw vakgebied in brede en algemene zin via het Archievenblad, terwijl u online kunt deelnemen aan discussies binnen uw specifieke interesse. U zult merken dat de nieuwsrubriek in dit nummer ontbreekt. De nieuws rubriek en agenda zijn overgenomen door de digitale nieuwsbrief van KVAN/BRAIN. Ten slotte is er een werkgroep actief met de vernieuwing van de website van de vereniging, en daar is ook aandacht voor een verbeterde digitale ontsluiting van oude nummers van het Archievenblad. Ook het Waterlands Archief bouwt aan de toekomst door het ontwikkelen van een toekomstscenario en een nieuw bedrijfsmodel. Het Stadsarchief Amsterdam heeft een nieuwe werkwijze ontwikkeld, gebaseerd op principes uit de industrie, om de scan productie van het Stadsarchief Amsterdam in 2018 op te schalen naar 20.000 scans per dag. Van de Ketelaarlezing, dit keer door Gary Wolf, kunt u een verslag lezen. Wolf sprak over persoonlijke data die wij beschikbaar willen stellen en over het belang om na te denken over de dingen die we als individuen graag willen onthouden. Wolf stelt daarbij de vraag: ‘Hoe willen we de toekomst in?’ In drie artikelen wordt juist het verleden als uitgangspunt genomen. Cees Tromp bespreekt historische precedenten van open source, Nick Pouls schrijft over sigillografie en Mirjam Schaap doet verslag van het symposium ‘Van scriptorium naar charterbank’. Ook in 2018 zetten uw redactie en vaste auteurs zich in om het Archievenblad te vullen met actuele, richtinggevende en interessante artikelen. Heeft u tips of opmerkingen? Wij horen het graag via Twitter, email of tijdens de ALV van KVAN/BRAIN of de Archieven dagen. De redactie wenst u alle goeds en een mooi archiefjaar toe! n Bernadine Ypma n hoofdredacteur@archievenblad.nl ‘Als er iets is dat het verleden leert, is het dit: ga door. Ga door en maak van de toekomst nog meer verleden.’ Herman Brusselmans, Vlaams schrijvernummer 1 2018 n 5 over echte mensen en waargebeurde avonturen. Hinxt bleek zelfs een verre voorouder van mij te kennen, een koopvaardijschipper. Naarmate je meer leest en verschillende bronnen vergelijkt, komt die wereld echt tot leven. Het citaat aan het begin van deze tekst is daar een goed voorbeeld van. Hinxt was richting de Griekse archipel gestuurd om Hollandse koopvaarders te beschermen en schreef in een brief dat hij hoopte de piraat Spiro tegen te komen. Uit kranten artikelen blijkt dat deze zeerover erg gevreesd was, omdat hij een jaar eerder de complete bemanning van het schip De Drie Gebroeders van schipper Hartman Geerts van Ameland vermoord had. Hinxt kwam Spiro niet tegen, maar wel een ander oorlogsschip dat ineens de rode piratenvlag hees. Er brak paniek uit, het schip begon te schieten en de matroos Andries Douwes werd geraakt; hij viel dood neer op het dek. ‘’s Avonds na zonsondergang volgens lans gebruijk overboord geset’, staat erbij. Uiteindelijk liep de situatie met een sisser af toen de piraat – die geen echte piraat bleek te zijn – doorkreeg dat hij met een marineschip van doen had. Tijdens het lezen van het briefkopieboek kreeg ik wel wat sym pa thie voor deze kapitein. Als katholiek uit een koop vaar ders familie was hij een outsider tussen het overwegend protestantse officierskorps. Hij werd wat als een sloofje behandeld en had in zijn gezin veel verdriet meegemaakt. In 1795 kwamen de patriotten aan de macht en kreeg Hinxt eindelijk een groot oorlogsschip, maar twee jaar later overleed hij in de Slag bij Kamperduin. In november 2017 heb ik zijn graf in Huisduinen bezocht; een bijzondere ervaring als je er zoveel over gelezen hebt. n Nykle Dijkstra n maritiem historicus bij het Historisch Centrum Leeuwarden. De archiefervaring van Nykle Dijkstra ‘Wij hebben rapport van dien Rover Captein Spiro genaamt eerst met 28 en nu met 35 koppen bemand, mogten wij hem besetten hij zoude geluckig zijn indien wij die moord aan Capt Hartman Geerts van Ameland beneevens zijn equipagie op hun niet kwamen te wreeken’, zo schreef de Friese marine luitenant Dooitze Eelkes Hinxt op 22 mei 1788 aan boord van zijn kleine oorlogsschip De Snelheid in de Griekse archipel. Dit is een fragment uit het ‘briefkopieboek’ van Hinxt, waarin al zijn verstuurde brieven werden overgeschreven. Ik kwam het tegen in het Nationaal Archief te Den Haag tijdens mijn studie Maritieme Geschiedenis aan de Universiteit Leiden. Interesse in maritieme geschiedenis had ik al voor ik ging studeren. Met veel belangstelling las ik boeken als De scheeps jongens van Bontekoe en De ondergang van de Batavia. Later kwam ik in aanraking met de boeken van Patrick O’Brian over de avonturen van een Engelse marinekapitein rond 1800. Het eerste deel van die serie speelt zich af op de Middellandse Zee en beschrijft tot in detail hoe het eraan toeging op zo’n schip tijdens gevaarlijke missies. Spannend om te lezen, maar wel fictie. Daarom was het briefkopieboek van Hinxt zo bijzonder. Qua verhaal waren er veel overeenkomsten met het boek van O’Brian: een klein schip vaart rond 1800 in de Middellandse Zee, voert gevaarlijke missies uit en beschrijft af en toe ook de uitstapjes op het land. Maar een belangrijk verschil: het briefkopieboek gaat De dood van matroos Andries Douwes van het Friese Zurich op 23 mei 1788. Fragment uit het Journaal van kapitein D.E. Hinxt op ‘s Lands kotter De Snelheid (Nationaal Archief, Admiraliteitscolleges XIII Hinxt, 1763-1795, nummer toegang 1.01.47.09, inv.nr. 4). Nykle Dijkstra naast het graf van Hinxt te Huisduinen.6 n 2018 nummer 1 blijven, dat de kwaliteit goed is en dat we dit met een relatief klein team kunnen bolwerken? Om de klus te klaren heeft het Stadsarchief een nieuwe werk wijze ontwikkeld op basis van principes uit de industrie. Dit impliceert geen rokende schoor stenen, maar een proces dat ook bij extreem grote hoeveelheden beheersbaar blijft, waarbij kwaliteit is geoptimali seerd en de kosten zo laag mogelijk blijven. De inspiratie voor de ontwikkeling van deze werkwijze is opgedaan met ervaring uit eigen projecten, maar ook uit voorbeelden elders, zoals het project van Naturalis waarbij met een lopende band herbaria zijn gedigitaliseerd. Dit project heeft laten zien dat een andere kijk op de uitvoering en kwaliteits beheersing van digitaliseringsprojecten mogelijk is, zonder dat dit ten koste gaat van kwaliteit. Bij digitalisering in de erfgoedsector wordt meestal nog stuk voor stuk gewerkt. Met een stroom van 20.000 scans per dag is dat niet meer vol te houden. De aanpak van het Stadsarchief gaat uit van het motto: hoe stabieler het proces, hoe voorspel baarder de uitkomst. Met andere woorden: de kwaliteit van het eindproduct wordt bepaald door de kwaliteit van het proces. Als we het proces beheersen kunnen we controles tot een minimum terugbrengen. De belangrijkste verandering bij de opschaling van de scan productie in 2018 is dat de focus bij kwaliteitsbeheersing verschoven wordt van individuele scans naar het volledige productieproces, van originelen in depot tot originelen weer retour en scans online. Vervangings- of raadpleegdoelstelling Het primaire doel van digitalisering bij het Stadsarchief is het mogelijk maken van online raadpleging van archiefstukken ten behoeve van online onderzoek. De originelen worden na digitalisering niet vernietigd. Toch wil dit niet zeggen dat dit een andere of lagere kwaliteit van de scans rechtvaardigt. Geïndustrialiseerde digitalisering Een nieuwe kijk op kwaliteits beheersing van grootschalige digitaliseringsprojecten Marc Holtman n De scanproductie van het Stadsarchief Amsterdam is in januari 2018 opgeschaald naar 20.000 scans per dag. Om dit mogelijk te maken heeft het Stadsarchief een nieuwe werkwijze ontwikkeld, gebaseerd op principes uit de industrie. ‘Al het archiefonderzoek moet digitaal, 24/7 mogelijk zijn.’ Zo luidt de missie die het Stadsarchief Amsterdam zich in 2005 heeft gesteld voor de digitale dienstverlening. Om deze missie te realiseren is het Stadsarchief in 2006 gestart met grootschalige digitalisering. De aanpak is voor een belangrijk deel klantgestuurd: via een ‘scanning on demandservice’ bepaalt de klant wat er wordt gedigitaliseerd. Daarnaast wordt er op projectbasis gewerkt, waarbij in principe elk materiaalsoort voor digitalisering in aanmerking komt. Alle digitalisering vindt plaats in een gestandaardiseerd werk proces dat is afgestemd op grootschaligheid. Inmiddels zijn we tien jaar, 40.000 afgeronde klantaanvragen en twintig miljoen online scans verder. De vraag naar gedigita liseerde stukken neemt nog steeds toe en onze gebruikers zijn tevreden over de geleverde diensten. In september 2017 is de wekelijkse productie van ‘scanning on demandaanvragen’ daarom al verhoogd van 15.000 naar 20.000 scans. Opschalen Niet alleen het digitaliseren, ook het beheer van de originele stukken vraagt met vijftig strekkende kilometer om een groot schalige aanpak. De locatie op de Vijzelstraat (De Bazel) is vol en daarom wordt een nieuw depot gerealiseerd in Amsterdam Noord. Voor de bouw van dit depot is door de gemeente Amsterdam een genereuze subsidie toegekend voor digitalisering van een aantal archieven dat verhuisd moet worden. Dankzij deze bijdrage is de scanproductie in januari 2018 opgevoerd naar 20.000 scans per dag. Onze uitdaging is om in twee jaar tijd anderhalve kilometer archief te digitaliseren. Dit staat gelijk aan een productie van ongeveer tien miljoen scans. Werkwijze Hoe kunnen we archiefdigitalisering op zo’n grote schaal uit voe ren? Hoe zorgen we er daarbij voor dat de kosten beheers baar nummer 1 2018 n 7 Procesauditing De beoordeling begint met procesauditing. Het Stadsarchief wil een helder inzicht hebben in de werkwijze van leveranciers. Openheid, overleg en samenwerking zijn hierbij van cruciaal belang. De werkwijze van de leveranciers wordt beoordeeld in aanbestedingen en bij regulier bezoek aan de werkvloer door de kwaliteitsmedewerker van het Stadsarchief. Bij aanbestedingen speelt de prijs geen doorslaggevende rol, maar weegt juist de kwaliteit van het plan van aanpak zwaar in de beoordeling. Tegelijkertijd stelt het Stadsarchief relatief weinig voorwaarden aan de manier waarop leveranciers vormgeven aan een eis. Voor volledigheidscontroles kan bijvoorbeeld een beproefde eenopeencontrole worden gebruikt, maar dat hoeft niet. Het Stadsarchief wil ruimte openlaten voor innovatie. Dat heeft bijvoorbeeld geleid tot een ontwikkeling waarbij met behulp van lasertechnologie aan de scantafel gedetecteerd kan worden of Ook al liggen de originelen nog in depot, voor het dagelijks gebruik is digitalisering een vorm van vervanging. Als een scan ontbreekt, zal een gebruiker die op afstand de scans raadpleegt dat niet altijd opmerken. De scans moeten daarom worden gezien als een representatie van de originelen met dezelfde informatiewaarde en op basis waarvan de gebruiker betrouwbare conclusies kan trekken. Dat betekent dat wat de gebruiker aangeboden krijgt, moet kloppen. Natuurlijk kan bij twijfel altijd het origineel alsnog geraadpleegd worden, maar de kwaliteit moet in de basis hoog zijn. Vier kwaliteitsaspecten Het begrip kwaliteit is in de uitvoering van het proces terug gebracht tot vier aspecten: 1. Materiële zorg: geen schade aan of verlies van de originelen. 2. Kwaliteit van de scans: de scans bevatten alle betekenisvolle informatie uit de originelen. 3. Volledigheid van de scans: alle informatie is gedigitaliseerd in de juiste volgorde en alle informatie is in beeld. 4. Koppelingen: juiste koppelingen tussen scans en metadata. Het uitgangspunt van het Stadsarchief is dat in een project altijd alle vier de aspecten beoordeeld worden. Vier meetmethoden Om concrete uitspraken te kunnen doen over de kwaliteit moet een aantal metingen worden verricht. Het doel van deze metingen is om de stabiliteit van het proces te monitoren. Op het moment dat afwijkingen ontstaan, kan tijdig worden ingegrepen. Het Stadsarchief past vier methoden toe: 1. Auditing en evaluatie van het proces. 2. Geautomatiseerde controles op scans. 3. Beoordeling van productierapportages. 4. Steekproeven. >> Stoommeel-fabriek Holland, Zoutkeetsgracht 2, Amsterdam. Illustratie: G.A. van Arkel (1858-1918). Interieur chemisch laboratorium Wijnhoff en Van Gulpen, Lauriergracht 73, Amsterdam. Foto: Jacob Olie (1834-1905), 27 augustus 1897.8 n 2018 nummer 1 Rapportages Rapportages uit het proces worden op verschillende plekken ingezet. De leveranciers van het Stadsarchief bieden online rapportagefaciliteiten waarmee het Stadsarchief inzicht krijgt in de processtappen bij de betreffende leverancier. Dit zorgt voor een gestroomlijnde, beter te monitoren procesflow van Stadsarchief naar leverancier en weer terug. Binnen het Stadsarchief wordt gewerkt met een eigen volgsysteem voor de originelen en een rapportage waarin de actuele status van aanvragen en lopende orders voor digitalisering wordt gevolgd. Daarnaast wordt gemonitord of alle scans en metadata de raadpleegomgeving daadwerkelijk hebben bereikt en of alle koppelingen in orde zijn. In de praktijk blijkt dat deze monitors en rapportages krachtige instrumenten zijn waarmee het proces bewaakt en gestuurd kan worden. een pagina uit een gebonden boek wordt overgeslagen. Een opeencontrole op volledigheid achteraf is dan niet meer nodig. Geautomatiseerde controles Scans worden standaard geleverd via een FTPverbinding. Dit gebeurt gedurende de uitvoering van het project in kleine, zo veel mogelijk dagelijkse batches. Met levering en controle wordt dus niet gewacht tot na afronding van het project. Na plaatsing van de scans wordt een aantal geautomatiseerde controles op de scans uitgevoerd. Dit zijn controles op bijvoor beeld de juistheid van bestands en mapnaamgeving. Bij constatering van een fout wordt de eenheid (een map met scans die gelijk is aan een inventarisnummer) verwijderd. De geconstateerde fout wordt gerapporteerd en na herstel worden de scans opnieuw aangeboden. >> Personeel van de Koninklijke Fabriek van Stoom- en andere Werktuigen, het latere Werkspoor, Oostenburgergracht 73, Amsterdam, ca. 1915. Workflow digitalisering. Fabriek van Stoom en Andere Werktuigen, Nieuwe Achtergracht 158, Amsterdam. Illustratie: Georg Christiaan Schellenberg (1813-1888), 1861.nummer 1 2018 n 9 Alle scans online Alle geproduceerde scans worden opgenomen in de online systemen. Een project wordt pas afgerond als de scans online zijn en alle controles op volledigheid zijn gedaan. De doorlooptijd tussen de productie van de scan en de online beschikbaarheid kan in principe enkele dagen bedragen. Onze ambitie is om de scanproductie van vandaag morgen al online te hebben. Dit is nu nog toekomstmuziek, maar is zeker een realistisch streven. Ervaringen In de afgelopen twee jaar hebben we al volop geëxperimen teerd met de nieuwe werkwijze. De uitgangspunten zoals beschreven in dit artikel zijn in de praktijk voor een groot deel geïmplementeerd. Uiteraard zijn er nog volop zaken voor verbetering vatbaar, maar de huidige praktijk is stabiel en klaar voor verdere opschaling. De filosofie van het Stadsarchief gaat uit van doorlopende ontwikkeling en learning by doing. In het komende jaar zullen er daarom ongetwijfeld nog verbeteringen aan het proces worden doorgevoerd. De uitgangspunten en principes blijven echter ongewijzigd. Toekomst Met deze ‘industrialisering’ wil het Stadsarchief de digitale dienstverlening aan de gebruikers uitbreiden en verbeteren. De moderne archiefgebruiker verwacht zijn stukken direct van uit huis te kunnen raadplegen. Wij zien onze digitale studiezaal daarom als een volwaardige partner van de studiezaal in De Bazel. Met een productie van tien miljoen scans in twee jaar maken we hier een enorme sprong in en we hopen dit in de toekomst nog verder uit te kunnen bouwen. Na 2019 hebben we nog steeds pas een fractie – nog geen 15% – van onze archieven en collecties gedigitaliseerd, dus wat ons betreft mogen de schoorstenen ook daarna nog wel even blijven roken. n Marc Holtman n projectleider digitalisering en digitale dienstverlening bij het Stadsarchief Amsterdam. Steekproeven Steekproeven worden gebruikt voor controle op volledigheid, schade en beeldkwaliteit. Hierbij worden de principes van Acceptable Quality Level (AQL) toegepast. De essentie van AQL is dat het vertrouwen in het proces bij een goed resultaat toeneemt, waardoor de steekproef in een aantal stappen terug gebracht kan worden tot de minimale omvang. Wordt er op een gegeven moment toch een fout geconstateerd, dan gaat de steekproef de batch erna een stap terug omhoog. De ervaring met AQL op volledigheidscontroles in de praktijk is positief. Ook met een relatief kleine steekproef kunnen geldende uitspraken worden gedaan over de kwaliteit van de hele batch. Dit is onder andere getoetst met een proef waarin een batch na de steekproef volledig eenopeen met de originelen is gecontroleerd. Deze eenopeencontrole bevestigde de uitkomst van de steekproef. De controle op beeldkwaliteit is nog in ontwikkeling, maar volgt in principe de uitgangspunten en werkwijze die helder verwoord zijn door Ronald Bisscheroux in nummer 7/2017 van het Archievenblad. Voor controle op schade wordt steekproefsgewijs een rapport opgesteld over de conditie vóór digitalisering, dat vergeleken wordt met de conditie als het stuk terug is in het Stadsarchief. Strenge normen Digitaliseren blijft voor een belangrijk deel mensenwerk en honderd procent foutloos werken is onmogelijk. Toch hanteert het Stadsarchief voor volledigheid, bestandsnaamgeving en schade van originelen een strenge 0%marge. Op deze manier willen we ingewikkelde discussies over aantallen fouten en hoe dat te berekenen – op een batch, op het hele project, anders? – voorkomen. De regel is heel eenvoudig: fout is fout. Toch wil dit niet zeggen dat elke geconstateerde fout auto matisch leidt tot herstel. Het begint met een analyse van de oorzaak van de fout. Gaat het om een incidentele misser of zit er dieper in het proces iets wat niet klopt? Op basis van de analyse wordt in overleg bepaald wat de beste oplossing is. De gedachte hierachter is dat het oplossen van structurele fouten in het proces zinvoller is dan symptoombestrijding. Een batch wordt klaargemaakt voor verzending. Foto: Stadsarchief Amsterdam. In 2018 wordt de scanproductie opgevoerd naar 20.000 scans per dag. Foto: Stadsarchief Amsterdam. Next >