archievenblad sinds 1892 jaargang 121 2017 4 Uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederlandwww.deventit.nl Atlantis Hét platform voor collectiebeheer en portaalbouw Belééf het erfgoed Atlantis is een flexibel en betrouwbaar systeem voor collectiebeheer en portaalbouw. Dus wilt u op een professionele en verantwoorde wijze uw erfgoedbronnen beheren en beschikbaar stellen? Wilt u uw klanten en gebruikers een optimale erfgoedbeleving bieden? Dan is Atlantis de juiste keuze. FilmVideo AUDIO • Digitaliseren: o.a. ¼ inch audio- spoel, vinyl, cassetteband, minidisk, DAT, DCC, CD en dicteer mini-cassette • Services: reparatie, reinigen en bakken • Extra: track separatie en audio leveling VDH media www.vdh-digitaal.com Uw partner in archiefdigitalisering CURSUSSEN ARCHIEFSCHOOL 2017 CREATING TOMORROW UNIEK IN ARCHIEFONDERWIJS HVA ARCHIEFSCHOOL 06 211 58 210 archiefschool@hva.nl hva.nl/archiefschool CURSUS ARCHIEFRECHT EN ARCHIEFNORMEN (HBO+) Archiefrecht is meer dan de Archiefwet 1995. Bescherming persoonsgegevens, openbaarheid van bestuur en elektronisch bestuurlijk verkeer bepalen mede het informatiebeheer en -beleid. U maakt kennis met wettelijke kaders en internationale normering. Uw casussen en vraagstukken staan centraal. 2,5 dag woensdag 7, 14 en 21 juni 2017 CURSUS AUTEURSRECHT EN ARCHIEFDIENST (HBO+) 1 dag dinsdag 16 mei OPLEIDING ARCHIEFASSISTENT (MBO) 6 modulen 8 dagdelen per module start: september 2017 MEER WETEN? Op hva.nl/archiefschool vindt u het complete cursusaanbod. Heeft uw organisatie behoefte aan maatwerk? Neemt u dan contact op met Marieke de Haan voor een oriënterend gesprek. 38 ‘Ik koos voor het archief, uit volle overtuiging.’ In gesprek met Rolf Hage Hij heeft een Zeeuwse achter- naam, zijn ouders kwamen uit Dordrecht en hij groeide op in Groningen. Toch is Rolf Hage met recht een Bossche- naar te noemen. Al sinds 1996 werkt hij in het Bossche archiefwezen. Als gemeente- archivaris met oog voor het publiek staat hij voor een gezonde balans tussen archief en erfgoed. Fransien Smeets ■ LEEFBAARHEID VESTIGINGSKLIMAAT SAMENLEVING 12 Verwacht: de Omgevings- wet De Omgevingswet komt eraan en dit kan zorgen voor een cultuuromslag. Twee pijlers zijn integraliteit en participatie. Voor allebei zijn communicatie en informatievoorziening van groot belang. Het is dus zaak nu al aan de slag te gaan met de nieuwe manier van werken. Maarten Molenaar ■ Inhoud nummer 4 2017 ■ 3 04 Van de redactie 05 De archiefervaring 07 Nieuws uit het veld 08 Archivarissen in vloeibare tijden. Over de effectiviteit van wat we doen, Frans Smit 12 Verwacht: de Omgevingswet, Maarten Molenaar 14 Wat te doen met historische data: verzamelen en publiceren, Ivo Zandhuis 16 Registratie van persoonsgegevens door archiefinstellingen, Noor Schreuder 18 ‘In Zeeland doen we het samen.’ Samen bouwen aan duurzaam digitaal informatiebeheer, Fieke Krikhaar 21 Project Particuliere Archieven op de Kaart, een tussenstand, Roosje Keijser 24 Records in Contexts: een nieuwe beschrijvingsstandaard-in-wording, Margreet Windhorst 26 De lessen van Meijer, Wouter Welling 29 In memoriam Gerrit Kobes, Luud de Brouwer 30 Column 32 Uitgelezen 37 Agenda 38 Burgerlijke Stand | ‘Ik koos voor het archief, uit volle overtuiging.’ In gesprek met Rolf Hage, Fransien Smeets 08 Archivarissen in vloeibare tijden. Over de effectiviteit van wat we doen De nieuwe Omgevingswet is in aantocht. Dat heeft grote gevolgen voor informatie- beheer. Wordt de archivaris daarbij voldoende gezien en gehoord? Is er genoeg aandacht voor archiefbeheer? Hoe kan de archivaris effectief functio- neren in een wereld waarin vrijwel alles lijkt te bewegen? Frans Smit ■ 14 Wat te doen met historische data: verzamelen en publiceren Historisch onderzoek verplaatst zich steeds meer naar het web. Hoe pak je dat efficiënt aan? Welke digitale tools zijn er beschikbaar voor het maken van aantekeningen, voetnoten, verwijzingen en referenties? En hoe verzeker je een veilige opslag van onderzoeksdata? Ivo Zandhuis ■ Colofon Het Archievenblad is een uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen In Nederland (KVAN). Het Archievenblad verschijnt tienmaal per jaar. Alle leden van de KVAN ontvangen het Archievenblad. Redactie Matthijs Andreas, Joris van Dierendonck (eind- redacteur), Tessa Free, May Scheepers, Fransien Smeets, Cees Tromp, Floortje Tuinstra, Dick Veldhuizen, Esther Velthuis, Bernadine Ypma (hoofdredacteur), Marian de Vos, Vera Weterings. Vaste medewerkers Roland Bisscheroux, Niels Bongers, Peer Boselie, Marcel Duijghuisen, Marieke de Haan, Charles Jeurgens, Hannie Kool-Blokland, Erik Kraai, Noor Schreuder. Redactieadres Archievenblad Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 E-mail: redactie@archievenblad.nl E-mail persberichten: nieuws@archievenblad.nl Website: www.archievenblad.nl Abonnementen en ledenadministratie Wie geen lid is van de KVAN kan het Archievenblad bestellen bij het KVAN-bureau. Ook voor adres- wijzigingen kunt u daar terecht. KVAN-bureau Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 E-mail: bureau@kvan.nl Website: www.kvan.nl Jaarabonnement Nederland € 78,00 Buitenland € 90,25 Losse nummers € 8,00 Product- en personeelsadvertenties Sales & Services geeft inlichtingen over tarieven en plaatsing van alle advertenties. Postbus 2317, 1620 EH Hoorn Telefoon: (0229) 21 12 11 Fax: (0229) 27 04 04 E-mail: administratie@salesandservices.nl Ontwerp Infour, marketing en communicatie, Heerlen Opmaak en druk Schrijen-Lippertz MediaNova B.V. Coverfoto Sjoerd Knibbeler ISSN 1385-4186 Het volgende nummer van het Archievenblad verschijnt begin juni 2017. 4 ■ 2017 nummer 4 Van de redactie De Omgevingswet Citaat van de maand De Omgevingswet komt eraan. De invoering staat gepland voor 2019 en we krijgen er straks allemaal mee te maken. In dit nummer van het Archievenblad bereiden we u daar alvast op voor. Een belangrijk kenmerk van de Omgevingswet is dat besluitvorming zo veel mogelijk door lagere overheden wordt uitgevoerd. Maarten Molenaar bericht over de nieuwe Omgevingswet vanuit het perspectief van de decentrale overheid. Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) is de digitale ondersteuning van de Omgevingswet. De informatie in het DSO wordt vastgelegd en beheerd namens een enorm lappen- deken aan overheidsorganen, bedrijven, burgers en particuliere organisaties. Het succes van deze keteninformatisering en ketenarchivering zit in een goede samenwerking en afstemming van rollen en verantwoordelijkheden. Frans Smit vraagt zich in zijn opinie- artikel af op welke manier de archivaris invloed kan uitoefenen bij deze nieuwe ontwikkeling. De sector krijgt ook te maken met de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), die medio 2018 wordt vervangen door de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de uitvoeringswet AVG. Iedere archiefdienst registreert persoonsgegevens van bezoekers, websitegebruikers, personeelsdossiers, door de instelling gemaakte nadere toegangen op persoonsnamen en zo verder. In de juridische rubriek legt Noor Schreuder uit dat het noodzakelijk is om alle verwerkingen, waaronder bezoekersregistraties, voor de invoering van de nieuwe wetgeving onder de loep te houden en waar nodig aan te passen aan de vereisten van de AVG. Nieuwe ontwikkelingen zijn er ook in de vorm van de nieuwe beschrijvingsstandaard Records in Contexts. Margreet Windhorst bericht dat de dialoog met andere informatie- vakgebieden moet worden gezocht over deze standaard-in-wording. KVAN/BRAIN zijn daarbij actief en denken constructief mee. Ook op het vlak van acquisitie van particuliere archieven zijn er goede stappen gezet om met verschillende partners tot een soepele samenwerking te komen. Roosje Keijser is betrokken bij ‘Particuliere Archieven op de Kaart’ en doet verslag van het verloop van dit project. In deze editie van het Archievenblad vindt u het eerste artikel in een serie van vier over digitaal historisch onderzoek. Het gebruik van technologie heeft de afgelopen jaren aan alle faculteiten voor geesteswetenschappen een grote vlucht genomen. Ivo Zandhuis beschrijft de verschillende toepassingen die digitaal georiënteerde historici gebruiken bij hun onderzoek. Als vanouds komt ook de mens achter de archivaris aan bod. Rolf Hage vertelt in de rubriek Burgerlijke Stand over zijn loopbaan en de samenwerking tussen gemeente- archivaris en gemeentelijke organisatie. Lizzy Jongma deelt haar archiefervaring over de Nationale Feestrok. Een grote verzameling stoflapjes vertellen samen een persoon- lijk verhaal over het verleden. ■ Bernadine Ypma ■ hoofdredacteur@archievenblad.nl ‘Wetten zijn alleen van nut in de gemakkelijke gevallen. In de moeilijke gevallen geldt alleen de wet van de sterkste.’ Hugo Brandt Corstius (1935-2014)schatkamer. Het hoogtepunt van het beeldarchief was voor mij de Nationale Feestrok! Wat een prachtig en ontroerend kleding- stuk. Persoonlijk, handgemaakt, kleurrijk, droevig, vreugdevol. Na mijn studie geschiedenis ben ik mij bezig gaan houden met het digitaliseren en online ontsluiten van erfgoedcollecties. Ik heb jaren gewerkt voor het IIAV, later Aletta en inmiddels Atria genaamd. Ik heb online tentoonstellingen gemaakt, boeken en biografische gegevens online ontsloten en ten slotte de beeld- collectie gedigitaliseerd. Toen werd het tijd mijn vleugels uit te slaan en ben ik mij steeds meer gaan richten op het online ontsluiten van museale collecties. In 2010 werd ik databeheerder bij het Rijksmuseum. Met als opdracht om de collecties van het Rijksmuseum digitaal naar buiten te brengen: zo breed en zo ver mogelijk. Wij hebben heel hard gewerkt aan de ontwikkeling van ‘open data’, zowel beleidsmatig als in bits en bytes. In 2012 hebben we 125.000 objecten met CC0/Public Domain-licentie beschikbaar gemaakt. En een van die 125.000 objecten was een Nationale Feestrok. En toen we een samenwerking aangingen met de portalsite Modemuze, om historische modecollecties samen te brengen, bleken er nog veel meer Nationale Feestrokken in musea, archieven en privécollecties te zitten. Er is zelfs een hele Feestjurk! Sinds 1 juni 2016 ben ik ICT-projectleider voor het Netwerk Oorlogsbronnen (NOB). NOB zet zich in om alle (gedigitaliseerde) WO2-bronnen online samen te brengen, te verbinden en te verrijken. We zijn dan ook druk bezig om bronnen, variërend van archiefbeschrijvingen, privé- en overheidsdocumenten, kranten, foto’s, archeologische bodemvondsten en granaatscherven tot driedimensionale objecten, samen te brengen en te verbinden. Op die manier worden alle aspecten van de Tweede Wereld- oorlog toegankelijk en onderzoekbaar gemaakt. Als projectleider ICT houd ik mij actief bezig met het aansluiten en verrijken van digitale collecties. Inmiddels heeft het Netwerk tien miljoen items samengebracht, verbonden en toegankelijk gemaakt. Op dit moment hebben we 40 collecties aangesloten, maar we hopen uiteindelijk 400 collecties toegankelijk te maken. Wie weet welke parels we daarbij nog gaan tegenkomen! ■ Lizzy Jongma ■ senior ICT-projectleider bij Netwerk Oorlogsbronnen. nummer 4 2017 ■ 5 De archiefervaring van Lizzy Jongma De Nationale Feestrok is een terugkerend thema in mijn carrière. De Feestrok is bedacht door verzetsstrijdster Mies Boissevain-van Lennep. Zij kreeg tijdens haar gevangenschap een dasje toegestuurd dat gemaakt was van lapjes van kledingstukken van familieleden en vrienden. Op die manier kwamen herinneringen aan dierbaren bij haar boven. Na de oorlog gaf dit haar inspiratie voor het ontwerpen van de Nationale Feestrok. De rok zou vooral op nationale feestdagen moeten worden gedragen. Iedere vrouw zou een kleurige rok dragen, gemaakt van allerlei lapjes met een emotionele lading en al dan niet geborduurd met namen en/of data. Het was daardoor een unieke rok die eenheid in verscheidenheid zou symboliseren. Er werd zelfs een ‘feestroklied’ geschreven. In 1990 ben ik in Nijmegen geschiedenis gaan studeren. Ik raakte al snel geïnteresseerd in vrouwengeschiedenis en in het derde studiejaar gingen we met een klein werkgroepje (het was geen bijzonder populair vak) op excursie naar het Internationaal Informatiecentrum Archief (IIAV) in Amsterdam. Dat was toen nog gehuisvest aan de Keizersgracht. In de krochten van het grachtenpand bezochten wij het beeldarchief. Hier heerste de beeldarchivaris over medailles, buttons, posters, foto’s, vrouwen- kiesrechtlinten, spandoeken en kledingstukken. Ik voelde mij als Aladin in het hol van de veertig rovers: zoveel historische schatten verstopt in dozen, laatjes en lades, in hoesjes en onder vloeipapier. Na jaren papieren archivalia waande ik mij in een Lizzy Jongma: ‘Na jaren papieren archivalia waande ik mij in een schatkamer.’ Foto: privéarchief. Feestrok vervaardigd voor de actie Nationale Feestrok, Maria Visser-Weeda, 1945-1946. Collectie: Rijksmuseum (CCO). 21 MEI T/M 29 OKTOBER 2017 VOORBIJ IJDELHEID ZES EEUWEN ZILVER IN EN ROND BERGEN OP ZOOM Markiezenhof Gevangenpoort Sint-Gertrudiskerk Ontmoetingskerk Voormalige synagoge ONTDEK DE VELE GEZICHTEN VAN ZILVER! Fredi Hagedoorn, pastoraal werkster Lievevrouweparochie, met zilveren processieschildje (1811) Processiezilver www.markiezenhof.nl/zilver verkoop/verhuur microfilm speciale diensten software refurbished onderhoud reiniging reparatie betaaloplossingen service expertise fiche/film toekomstgericht documentscanners boekscanners digitalisering canon ms 300II /ms 350II/ ms 800II mekel m 200 viewscan canon dr- 6010 c/dr- 4010C NMS levert een compleet nieuwe manier van scannen: de ZEUTSCHEL ZETA +31(0)23-532 62 28 WWW.NMS.NL geautoriseerd dealer van diverse merken uniek door eigen service-organisatie leverancier van alle merken van alle tijden wateringweg 52 , 2031 ej haarlem, postbus 6124 , 2001 hc haarlem, fax +31(0)23-542 72 37 info@nms.nlnummer 4 2017 ■ 7 Nieuws uit het veld wachttijd bij de grens. Zijn protest tegen de behandeling van Het Melkmeisje werd volgens hem afgedaan als ‘unnecessary difficulties’. Bron: Trouw Arctic World Archive bestand tegen apocalyps Op de eilandengroep Spitsbergen in de Noordelijke IJszee is een bijzonder archief geopend. Een gigantische kluis moet documenten bewaren in het geval van een wereldwijde ramp. Het Noorse bedrijf Piql heeft een oude mijn, zo’n 150 meter onder de grond, omgebouwd tot een gigantisch archief, het Arctic World Archive. Daarin kan iedereen die dat wil documenten laten opnemen om ze te beschermen tegen een wereldramp. Zelfs een kernaanval zou de bibliotheek niet klein krijgen. Alles is welkom, van wetenschappelijke teksten tot klassieke literatuur. Zo hebben Mexico en Brazilië hun grondwet er al onder- gebracht, naast andere belangrijke documenten uit hun nationale archieven. Aangezien Piql een commerciële onder- neming is, kan iedereen die betaalt gebruikmaken van de faciliteiten. Het bedrijf ontwikkelde een technologie waarmee teksten, foto’s en video’s omgezet kunnen worden in binaire code op lichtgevoelige film. Met een speciale scanner kunnen die weer ontcijferd worden, al is er ook een methode zonder scanner voor als die technologie verloren zou gaan. Bron: nl.metrotime.be Melkmeisje raakte tijdens oorlogsjaren beschadigd Vermeers Melkmeisje, een van de belangrijkste kunstwerken van Neder- land, is tijdens de Tweede Wereldoorlog in de Verenigde Staten beschadigd geraakt, blijkt uit archiefonderzoek. Vermoedelijk waren de vele tempera- tuurwisselingen die het heeft moeten ondergaan de oorzaak. Ook twee schilderijen van Frans Hals raakten beschadigd. Vanwege de wereldtentoonstelling in New York in 1939 reisden behalve de Vermeer en de Hals-portretten ook nog veertien doeken van Van Gogh en werken van Jan van Goyen, Carel Fabritius, Meindert Hobbema en Albert Cuyp de oceaan over. Omdat in september van dat jaar in Europa de oorlog uitbrak, bleven al deze schilderijen in de VS. In de jaren die daarop volgden maakten Amerikaanse musea volop gebruik van de unieke kans om Hollandse zeventiende-eeuwse werken tentoon te stellen. Met name Het Melk- meisje van Vermeer was populair. Het werk heeft in wel twintig musea gehangen, verspreid over het hele land met uiteenlopende temperaturen en vochtigheidsgraden. De organisator van de tentoonstelling in het Nederlandse paviljoen op de Wereld- tentoonstelling, William Valentiner, wees in 1945 het ‘frequente vervoer’ aan als boosdoener. Hij vertelde het horrorverhaal dat hij ternauwernood wist te voorkomen dat Het Melkmeisje in het midden van de winter in een onverwarmde vrachttrein naar Canada was vervoerd, met een lange Extra kosten digitaal archief Nationale Politie De vervanging van het digitale archief van de Nationale Politie kost miljoenen euro’s extra. De invoering van Documentum, een nieuw documentmanagementsysteem voor het opslaan en archiveren van politiedocumenten, heeft vertraging opgelopen. Het softwarepakket is meer complex dan vooraf ingeschat. Zo begrijpen medewerkers niet hoe het digitale archief werkt op de vaak trage politiepc’s. Er zijn externe consultants ingeschakeld, maar toen was het al te laat: de politie moest uiteindelijk 2,5 miljoen euro extra betalen om Corsa, de voorganger van Documentum, te kunnen blijven gebruiken. Dit bedrag komt bovenop de 12,7 miljoen euro die al was uitgegeven aan het nieuwe systeem, zoals licentiekosten en onderhoud. Bron: dutchitchannel.nl Achterstand gemeente Enschede bij digitalisering archieven De provincie Overijssel heeft het toezicht op de digitalisering van archieven van de gemeente Enschede verscherpt. Enschede kampt met oplopende achter- standen bij de digitalisering van haar informatiehuishouding en voldoet daardoor niet aan de archiefwettelijke eisen van de provincie, zo meldt de archiefinspecteur van de provincie in zijn jaarverslag over 2016. Eerder was ook al sprake van ‘toezichtregime oranje’, maar Enschede slaagde er toen in om de achterstanden weg te werken. Bron: www.tubantia.nl Johannes Vermeer, ‘Het melkmeisje’, ca. 1660.Ongemakkelijke voorvallen In november 2015 nam ik deel aan een overleg bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) over de invoering van de Omgevingswet. De aanleiding was onze bezorgdheid over het gebrek aan aandacht voor archiefbeheer in de voorbereidingen van het Digitaal Stelsel Omgevingswet. De vergadering verliep behoorlijk tumultueus. Architecten wisten ons te vertellen dat ze geen enkel probleem zagen. Want ‘archiveren’, dat was toch helemaal geen ‘issue’? Alles was toch al geregeld? Tijdens een behoorlijk kakofonische interactie besloot ik om de volgende vraag aan een architect te stellen: ‘Heb je weleens met een archivaris gesproken?’ Het werd stil. Waarna, volgens mijn herinnering, dunnetjes een ‘nee’ als antwoord werd gegeven. Het gaat bij de Omgevingswet om de implementatie van de meest ingrijpende wetswijziging van de laatste decennia. Waarbinnen naar ik heb begrepen tot zeer onlangs nog het beeld heerste dat ‘de Archiefwet niet voor ons geldt’. Weinig verbinding Er is doorgaans weinig verbinding van archivarissen met andere beleidsmakers en uitvoerders op het gebied van informatie- beleid. Je ziet het in het ‘klein’ en in het ‘groot’. Een ‘klein’ praktijkvoorbeeld. Een softwareleverancier heeft een aan- besteding gewonnen. Bij de eerste workshop die we organiseren, wordt vervolgens gesteld dat informatie ‘niet verwijderd kan worden uit het systeem’. En dat hoeft ook niet volgens de leverancier, want als je alle gegevens afschermt dan bestaan ze toch feitelijk niet meer? Na mijn korte uitleg van wat de Archiefwet zegt over het verschil tussen toegankelijkheid en 8 ■ 2017 nummer 4 vernietiging, krijg ik het antwoord dat ik de eerste ben die dit aankaart. We maken hem duidelijk dat verwijdering van gegevens een noodzakelijke functionaliteit is. We maken hem ook duidelijk dat we genoeg over databases weten om te zeggen dat je dat prima kunt inregelen. De leverancier laten we vervolgens in verwarring achter. Een voorbeeld ‘in het groot’. Iedereen die bij de overheid werkt in het informatiedomein, is op de hoogte van de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI). Een tijdje geleden vroeg ik me af of in de GDI ook aandacht aan duurzame toegankelijkheid van informatie wordt besteed. Navraag leerde mij dat het bureau van de ‘Digicommissaris’ archiefbeheer niet beschouwde als een onderwerp dat ook maar enige relatie had met de GDI. Gelukkig is daar enige verandering in opgetreden. De stichting ICTU (ICT Uitvoeringsorganisatie) heeft vorig jaar in opdracht een rapport over ‘archivering’ in de GDI opgesteld, met een aantal uitstekende aanbevelingen. Dat is een prima ontwikkeling zou je zeggen. Maar ik zie vooralsnog niet dat dat rapport veel gewicht in de schaal gaat leggen. Wellicht dat dit in de consultatieronde op de Wet GDI, die momenteel wordt uitgevoerd, nog verandert. Groeiend onbehagen Binnen de vakgemeenschap is sprake van een groeiend onbehagen. We voelen ons vaak niet gehoord en we zijn regelmatig verongelijkt. Er zijn ook collega’s bij wie dat onbehagen nog versterkt wordt als ze kijken naar congressen en programma’s in de sector. Die zijn vaak naar binnen gericht, alleen voor onszelf. We kunnen daarin echter ook vol gaan Archivarissen in vloeibare tijden Over de effectiviteit van wat we doen Frans Smit ■ De nieuwe Omgevingswet is in aantocht. Dat heeft grote gevolgen voor informatiebeheer. Wordt de archivaris daarbij voldoende gezien en gehoord? Is er genoeg aandacht voor archiefbeheer? Hoe kan de archivaris effectief functioneren in een wereld waarin vrijwel alles lijkt te bewegen? In zijn opinieartikel gaat Frans Smit op zoek naar de antwoorden. Foto: Sjoerd Knibbeler. nummer 4 2017 ■ 9 Over archiefbeheer, recordsmanagement, informatiebeheer of hoe je het ook wilt noemen, is de kennis echter schaars. Mijn directe collega’s hebben geregeld tegen mij gezegd dat ze nauwelijks nagedacht hadden over het belang van informatiebeheer totdat ik erover begon. Ik ben er niet meer over opgehouden. Dat heeft inmiddels al positieve gevolgen. Een aantal weken geleden ontstak tot mijn grote vreugde een collega in een gloedvol betoog waarin hij uitlegde hoe belangrijk het is dat de informatie goed beheerd wordt, en hoe nodig het is dat informatiemanagers en projectleiders dat als een gewoon onderdeel van hun werk beschouwen. Meer dan positionering Inmiddels zijn we op het punt beland dat we in staat zijn om beleid te formuleren waarin veiligheid, privacybescherming en beheer van informatie als een onverbrekelijke drie-eenheid wordt neergezet. Beheren, Beschermen en Beveiligen van informatie (onze 3 B’s) moeten in alle bedrijfsactiviteiten hun plaats krijgen. En om dan de modeterm te bezigen: ja, dat kan alleen vanaf het begin, by design. Dus door vol in te zetten op de archiefvorming. Inderdaad, positionering is belangrijk. En het is van groot belang dat archivarissen volledig meedraaien in het informatiebeleid van organisaties. Ze dienen er middenin te staan. Maar zo absoluut als mijn verzuchtende collega het verwoordde, zie ik het toch niet. Je kunt in een archiefinstelling werken en een prima bijdrage blijven leveren aan de duurzame toegankelijkheid van informatie. voor de beïnvloeding en ondersteuning van archiefvormers en voor het leggen van verbindingen met professionals in andere vakdisciplines in het informatiedomein. Wat maakt de effectiviteit van archivarissen vaak zo gering? In dit artikel ga ik op zoek naar een bruikbaar antwoord in deze vloeibare tijden. Waar moet je zijn? ‘Als je een goede archivaris wilt zijn dan moet je niet bij een archiefinstelling werken’, verzuchtte onlangs een zeer gerespecteerd collega. Hij werkt inmiddels niet meer bij een archiefdienst maar bij een kenniscentrum voor informatie- huishouding. Daar moet je zijn om invloed uit te kunnen oefenen en om op de hoogte te blijven van de snelle ont- wikkelingen. Dat is zijn overtuiging. Mijn ervaring sluit daarbij aan. Sinds een jaar werk ik bij het centrale team voor informatiebeleid van mijn gemeente. In het gebruikelijke jargon heet dat team ‘CIO Office’. Het team is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en de handhaving van strategieën, architecturen, kaders en voorschriften. In het team komen verschillende vakdisciplines bij elkaar die maar al te vaak los van elkaar worden beoefend. In het team werken informatie- en gegevensarchitecten, een ‘privacy officer’, een ‘security officer’ en specialisten op het gebied van informatiebeheer. Het team heeft de bevoegdheid om beleidsstukken te ontwikkelen die, afhankelijk van de aard van het onderwerp, ter vaststelling worden aangeboden aan raad, college of directie. Vervolgens zorgt het team voor communicatie, advisering en handhaving in de organisatie. Na een jaar is mijn indruk dat dit de enige manier is om ervoor te zorgen dat het informatiebeheer het gewicht krijgt dat het verdient. Samen met de collega’s die gespecialiseerd zijn in privacy en informatieveiligheid zorg ik ervoor dat de eisen uit de verschillende wet- en regelgeving worden verwerkt in integrale kaders en voorschriften. Denk bijvoorbeeld aan de Archiefwet, de Wet hergebruik overheidsinformatie, de Baseline Informatiebeveiliging voor Gemeenten en de nieuwe Algemene verordening gegevensbescherming. Bij toepassing van de kaders en voorschriften kan de gemeente erop vertrouwen dat voldaan wordt aan die wetten. Een dergelijk ‘control framework’ kan alleen maar in eendrachtige samenwerking tussen alle benodigde experts en met een duidelijke opdrachtstelling bereikt worden. Uitdaging Ik heb de ervaring dat in de wereld van informatiemanagement de aandacht voor, en daarmee de kennis over, informatiebeheer nog geregeld te wensen overlaat. Het is de uitdaging voor de archivaris om daar verandering in te brengen. Die moet de waarden en de daaruit voortvloeiende uitgangspunten van ons vak uit kunnen leggen in de taal van de collega’s uit het informatiedomein. Het vereist daarom dat de archivaris de context en het begrippenapparaat van het werk van die collega’s begrijpt en op waarde kan schatten. Hij moet met iedereen zinvol kunnen communiceren. Geduld, realiteitszin en zelfkritisch vermogen zijn daarbij onmisbaar. Een archivaris heeft dan nog een extra hindernis te nemen. De ‘gemiddelde ICT’er’, bijvoorbeeld een architect of een projectleider, heeft in zijn opleiding vaak onderwerpen als privacy en informatieveiligheid in zijn bagage meegekregen. >>Next >