archievenblad sinds 1892 jaargang 121 2017 1 Uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland“We ontvangen jaarlijks circa 2.000 bezoekers en krijgen zo’n 3.500 verzoeken binnen voor stukken. Dankzij de mooie studiezaal en de efficiënt ingerichte depots kunnen we het publiek uitstekend bedienen” Willem Willemsen, Archiefbeheerder Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers Lees het verhaal van Willem op www.bruynzeel-storage.com/willem50 ‘Ik ben altijd weer nieuwsgierig.’ In gesprek met Janne Kok Ooit volgde ze een uitvaart- opleiding, maar tegenwoordig begraaft ze zich liever in archiefstukken. Janne Kok had al vroeg interesse in geschiedenis, hoewel de weg naar het archiefwezen met een omweg verliep. Bij Het Utrechts Archief voelt ze zich echter helemaal thuis. Een portret. Fransien Smeets en Floortje Tuinstra ■ 28 De fysieke beschikbaar- stelling van gedigitaliseerd materiaal Hoe gaan archiefdiensten om met de fysieke beschikbaar- stelling van gedigitaliseerd materiaal? Worden gescande documenten nog fysiek beschik- baar gesteld? Waarom wel of juist niet? Cees Tromp ■ Inhoud nummer 1 2017 ■ 3 04 Van de redactie 05 De archiefervaring 07 Nieuws uit het veld 08 Gemeentelijke samenwerking en de informatiehuishouding van gemeenten, Klaartje Peters 13 Wat kenmerkt de professionele archivaris?, Margriet van Eck Poppe 14 Immaterieel Erfgoed biedt kansen voor samenwerking met maatschappelijke partners, Albert van der Zeijden 16 Standaardisering van metadata: Stadsarchief Amsterdam maakt de balans op, Agathe Fris en Mirella Gelauf 20 Estland: hoe je van de nood een deugd maakt, Marie-Christine Engels en Sanneke Kooijman 24 Digitaal Atelier. Controle en bewerking van digitaal archief, Roland Bisscheroux 28 De fysieke beschikbaarstelling van gedigitaliseerd materiaal, Cees Tromp 32 Archiefsector samen verder in de ‘innovatie-stand’, Archief 2020 36 LIMA: een onmisbare organisatie voor mediakunst in Nederland, Bernadine Ypma 38 Rapport Erfgoedinspectie over archiveren van websites door de centrale overheid, Nick Chapel 40 Leiden met hoofd, hart en handen, Archief 2020 en BRAIN 41 In memoriam Pieter Arend Boon (1940-2016), Jan de Bruin 42 Column 45 KVAN Nieuws 46 Uitgelezen 48 Agenda 50 Burgerlijke Stand | ‘Ik ben altijd weer nieuwsgierig.’ In gesprek met Janne Kok, Fransien Smeets en Floortje Tuinstra 08 Gemeentelijke samen- werking en de informatie- huishouding van gemeenten De uitdagingen voor gemeenten op het punt van hun informatiehuishouding zijn groot. Daarbij is een belemmerende factor dat gemeenten steeds meer taken uitvoeren in samen- werking met andere gemeenten. In de regionale organisaties die daartoe worden opgericht, is goed en duurzaam informatiebeheer vaak geen prioriteit, zeker in de aanvangsfase. Klaartje Peters ■ 32 Archiefsector samen verder in de ‘innovatie- stand’ De kracht van Archief 2020? Niet dat we als sector nu alles weten en alle innovatievragen zijn opgelost. Maar wél dat de archiefsector klaar is voor de toekomst. Want er is zicht op urgente informatievraagstukken. En we staan samen definitief in de ‘innovatie-stand’, zo bleek uit de drukbezochte Archief 2020-slotbijeenkomst Archiefinnovatie gaat door! Archief 2020 ■ Colofon Het Archievenblad is een uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen In Nederland (KVAN). Het Archievenblad verschijnt tienmaal per jaar. Alle leden van de KVAN ontvangen het Archievenblad. Redactie Matthijs Andreas, Joris van Dierendonck (eind- redacteur), Tessa Free, May Scheepers, Fransien Smeets, Cees Tromp, Floortje Tuinstra, Dick Veldhuizen, Esther Velthuis, Bernadine Ypma (hoofdredacteur), Marian de Vos, Vera Weterings. Vaste medewerkers Roland Bisscheroux, Niels Bongers, Peer Boselie, Marcel Duijghuisen, Marieke de Haan, Charles Jeurgens, Hannie Kool-Blokland, Erik Kraai, Noor Schreuder. Redactieadres Archievenblad Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 E-mail: redactie@archievenblad.nl E-mail persberichten: nieuws@archievenblad.nl Website: www.archievenblad.nl Abonnementen en ledenadministratie Wie geen lid is van de KVAN kan het Archievenblad bestellen bij het KVAN-bureau. Ook voor adres- wijzigingen kunt u daar terecht. KVAN-bureau Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 E-mail: bureau@kvan.nl Website: www.kvan.nl Jaarabonnement Nederland € 78,00 Buitenland € 90,25 Losse nummers € 8,00 Product- en personeelsadvertenties Sales & Services geeft inlichtingen over tarieven en plaatsing van alle advertenties. Postbus 2317, 1620 EH Hoorn Telefoon: (0229) 21 12 11 Fax: (0229) 27 04 04 E-mail: administratie@salesandservices.nl Ontwerp Infour, marketing en communicatie, Heerlen Opmaak en druk Schrijen-Lippertz MediaNova B.V. Coverfoto Sjoerd Knibbeler ISSN 1385-4186 Het volgende nummer van het Archievenblad verschijnt begin maart 2017. 4 ■ 2017 nummer 1 Van de redactie Een nieuw jaar Citaat van de maand De afgelopen vier jaar heeft het programma Archief 2020 innovatie, kennisontwikkeling en professionalisering binnen de branche gestimuleerd. Archivarissen en instellingen werden uitgedaagd projecten op te zetten, ondersteund door het team van Archief 2020. Het programma was een succes doordat de focus op kennisontwikkeling en kennisdeling lag. Archief 2020 staat voor innovatie en dat betekent experimenteren, leren en bundelen van krachten. Anouk Baving, programmamanager Archief 2020, stelt dat de sector in de ‘doe-stand’ staat. En dat is belangrijk, want nu moet de sector op eigen kracht en met elkaar blijven innoveren en ontwikkelen. In twee artikelen wordt aandacht besteed aan de afronding van het programma. Roland Bisscheroux geeft uitleg over het Digitaal Atelier. In een gezamenlijk project van het Nationaal Archief en de grote RHC’s is gewerkt aan een programma van eisen voor het Digitaal Atelier. Agathe Fris en Mirella Gelauf van het Stadsarchief Amsterdam delen met ons de opbrengst van een standaardisatieproject voor metadata. En wilt u toetsen of u genoeg vaardigheden en kennis heeft om een gecertificeerd informatieprofessional te zijn? Daarvoor kunt u contact opnemen met de Stichting voor Kennis en Imago van Informatieprofessionals (KEI-ip). Het hoofdartikel in dit februarinummer is geschreven door Klaartje Peters, bijzonder hoogleraar Lokaal en regionaal bestuur aan de Universiteit Maastricht. Peters geeft overzicht over het ontstaan en de huidige schaal van intergemeentelijke samenwerkingen. Peters stelt dat gemeentelijke samenwerking van alle tijden is, maar dat goed en duurzaam informatiebeheer vaak geen prioriteit heeft. Er is nog een wereld te winnen als het gaat om de informatiehuishouding bij regionale samenwerkingsverbanden. Politici Astrid Oosenbrug (PvdA) en Hayke Veldman (VVD) hebben alvast kennis opgedaan tijdens een werkbezoek voor Binnenlandse Zaken aan Estland. Marie-Christine Engels en Sanneke Kooijman stelden Oosenbrug en Veldman enkele vragen. Degenen die bij de algemene ledenvergadering van de KVAN aanwezig waren, weten het al: het thema van de KVAN-dagen 2017 is ‘Publiek’. Ook dit jaar kunt u weer een voorstel indienen om een presentatie of workshop te verzorgen tijdens de KVAN-dagen. Via het Archievenblad en de KVAN-nieuwsbrief wordt u op de hoogte gehouden. In dit nummer kunt u alvast inspiratie opdoen over de interactie tussen archivaris en publiek. Over de vraag van het publiek naar fysieke beschikbaarstelling van gedigitaliseerd materiaal deed redacteur Cees Tromp een onderzoek. Wim de Koning Gans vertelt in zijn archiefervaring over de site zoekplaatjes.nl, waar hij juist weer vragen aan het publiek stelt. In de Burgerlijke Stand verwoordt Janne Kok treffend op welke manier het publiek voor haar centraal staat binnen de dienstverlening: ‘Ik ben altijd weer nieuws- gierig wat de vraag gaat worden.’ ■ Bernadine Ypma ■ hoofdredacteur@archievenblad.nl ‘Education is not the learning of facts, but the training of the mind to think.’ Albert Einstein (1879-1955)In 2000 kocht ik op de veiling van Bubb Kuyper een rode map met opschrift ‘Runow 1867’, die vijf interieurfoto’s door de Haagse fotograaf R. Severin bevatte. Andere foto’s in de map waren gemaakt door G. Gunther uit Berlijn. Het door Severin vastgelegde interieur kon ik niet plaatsen, maar ik hoopte dat de portretten die aan de wand hingen misschien zouden helpen de plek te vinden. Ik was van plan om te proberen foto’s van die portretten in een genealogisch tijdschrift geplaatst te krijgen, voorzien van een oproep, maar dat kwam er niet van. Op Haagse zoekplaatjes staan niet veel interieurs, maar dit voorjaar besloot ik toch de interieurfoto’s op deze site te plaatsen. Al snel kwamen de eerste reacties. Sommige speurders bleken goed in het analyseren van de vijf foto’s: vier van de vijf waren bijvoorbeeld in dezelfde ruimte gemaakt. Een medewerker van Monumentenzorg Den Haag wist zelfs een plattegrond van die ruimte te schetsen. Runow blijkt tegenwoordig bekend te staan als Runowo, een slot in Polen. De foto’s van de Berlijnse fotograaf zijn van dat kasteel. Iemand merkte op dat Severin bevriend was met Jan Willem Holtrop, bibliothecaris van de Koninklijke Bibliotheek (KB), en zijn zwager Marinus F.A.G. Campbell, die daar onderbiblio- thecaris was. Het toenmalige pand van de KB, Lange Voorhout 34, leek een serieuze optie. Dat in het afgebeelde interieur een portret van Holtrop hing, ondersteunde dit. D. Kralt, een speurder die al menigeen versteld heeft doen staan, sprak uiteindelijk het verlossende woord: de afgebeelde interieurs zijn van het museum Meermanno-Westreenianum aan de Prinsessegracht 30. De ornamenten boven een spiegel in een ruimte in dat museum komen precies overeen met die op de interieurfoto’s van Severin. Ook de vorm van de ramen klopt, en de door een medewerker van Monumentenzorg geschetste plattegrond bleek inderdaad grotendeels overeen te komen met die van de gevonden zaal. De vijf interieurfoto’s zijn gemaakt vóór de verbouwing van het museum in 1867, waarbij een cassetteplafond werd aangebracht. Ze zijn dus de oudst bekende interieurfoto’s van Museum Meermanno. Wilt u deze zoektocht nog eens nalezen, ga dan naar haagse. zoekplaatjes.nl/300/387.html. ■ Wim de Koning Gans ■ conservator foto’s bij de gemeente Den Haag. nummer 1 2017 ■ 5 De archiefervaring van Wim de Koning Gans Sinds 1991 beheer ik bij het Haags Gemeentearchief (HGA) de fotoverzameling. Vanaf het begin werd ik geïntrigeerd door zogenaamde onbekende foto’s: foto’s waarvan (in ons geval) het meestal wel aannemelijk was dat ze in Den Haag gemaakt waren, maar niet duidelijk was wáár precies. Als je een goed visueel geheugen hebt en je verzamelgebied steeds beter leert kennen, kun je vaak zelf de oplossing vinden. Maar soms lukt dat niet. Door het internet is het mogelijk om moeilijke of makkelijke zoekplaatjes aan een groter publiek voor te leggen. In december 2002 begon ik de site ‘Haagse zoekplaatjes’ (haagse.zoekplaatjes.nl). Dit is een subdomein van de landelijke site www.zoekplaatjes.nl, die ik in 2000 startte en die tot 2008 onder de vleugels van het HGA viel. In de loop van de tijd heeft zich een trouwe schare speurders gevormd, voor wie vrijwel nooit een zee te hoog gaat. Van de 419 Haagse zoekplaatjes die op het moment van schrijven geplaatst zijn, werden er al 394 opgelost. In een enkel geval werd eerst vastgesteld dat het (waarschijnlijk) niet in Den Haag was, en is de foto overgeheveld naar zoekplaatjes.nl en daar opgelost. De gezamenlijke kennis en kunde om een locatie te vinden is enorm. Er zijn vele interessante zoektochten geweest, waarvan ik er één wil uitlichten. Wim de Koning Gans met de map ‘Runow 1867’, het startpunt van zijn archiefervaring. Interieur van museum Meermanno-Westreenianum aan de Prinsessegracht 30 in Den Haag. Foto: R. Severin, circa 1865.Als het goed geordend moet ! A rchief B ewerking & C onsultancy Zwartevenstraat 17 1911 TN Uitgeest tel: 06-51996435 e-mail: info@archiefbc.nl internet: www.archiefbc.nl voor:» detachering/vervanging» selectie en vernietiging» inventarisatie» advisering» begeleiding projectenHans LievestroInternet: www.archiefburo.nlE-mail: info@archiefburo.nlHazendiekske 47245 TA Laren (Gld.)Tel. 0573 - 22 15 26Mobiel 06 - 10 93 40 76 Toe aan zaakgericht werken? Digivaris helpt. Een jong bedrijf met passie ! Betaalbare kwaliteit Praktijkervaring Kennis van zaken Allround op DIV gebied Voor meer informatie: www.digivaris.nl info@digivaris.nl 06-10808833 (Peter Lakeman) varis DMS ARCHIEFBEHEER DSP ••OnlyOne®••OnlyOne® OnlyOnePostbus 2325, 1620 EH Hoorn E-mailadres: info@onlyone.nl RaboBank: 36.89.35.272 Telefoon: 06 25 370 363 Internetadres: www.onlyone.nl BTW nr.: NL1175.41.485.B01 ••Postbus 2325, 1620 EH Hoorn E-mailadres: info@onlyone.nl RaboBank: 36.89.35.272 Telefoon: 06 25 370 363 Internetadres: www.onlyone.nl BTW nr.: NL1175.41.485.B01 •• zie: www.onlyone.nlOnlyOneDE REE archiefsystemen | de-ree.nl | archieven.nl | 050 311 26 00 Erg goed in Erfgoed MAIS-Flexis beheerst het! TMLO www.deventit.nl Atlantis Hét platform voor collectiebeheer en portaalbouw Belééf het erfgoed Atlantis is een flexibel en betrouwbaar systeem voor collectiebeheer en portaalbouw. Dus wilt u op een professionele en verantwoorde wijze uw erfgoedbronnen beheren en beschikbaar stellen? Wilt u uw klanten en gebruikers een optimale erfgoedbeleving bieden? Dan is Atlantis de juiste keuze.nummer 1 2017 ■ 7 Nieuws uit het veld Utrechtse beelden online Het Utrechts Archief stelt de beeldcollectie in hoge resolutie vrij toegankelijk. Het Utrechts Archief heeft een nieuwe website. Op het vernieuwde platform is de zoekfunctie verbeterd en is het nu ook mogelijk om een aanzienlijk deel van alle beelden in hoge resolutie te downloaden en vrij naar eigen inzicht te gebruiken. Ook staat een groot deel van de unieke historische filmcollectie van 250 films uit de periode 1920-1980 over Utrecht nu online. De beeldcollectie van Het Utrechts Archief bevat ongeveer 185.000 gedigitaliseerde afbeeldingen van de stad en de provincie Utrecht. Bron: www.hetutrechtsarchief.nl Zelfevaluatie digitale archieven Het meten van de betrouwbaarheid en kwaliteit van digitale archieven is weer iets gemakkelijker geworden, nu de zelfevaluatie volgens de Duitse DIN 331644-standaard (oftewel de Nestor- criteria) ook in het Nederlands beschik- baar is. Dit is een resultaat van de samenwerking tussen de NCDD, Archief 2020, het Netwerk Digitaal Erfgoed en het Regionaal Historisch Centrum Limburg. Deze standaard is door Nestor, het Duitse expertisenetwerk voor duurzame toegang, gepubliceerd als ‘Kriterien für vertrauens- würdige digitale Langzeitarchive/Criteria for Trustworthy Digital Archives’. Het keurmerk bestaat uit 37 criteria waaraan voldaan moet worden. Deze kunnen echter ook gezien worden als een checklist en een handreiking die helpt bij het evalueren van de eigen organisatie en de eigen processen. De Nestor-criteria maken deel uit van een Europees raamwerk van certificering op drie verschillende niveaus, in oplopende graad van complexiteit, benodigde documentatie en evaluatie: het Data Seal of Approval (DSA), het Nestor-keur- merk (toetsing op DIN-standaard 31644) en ISO-certificering (standaard 16363). Voor meer informatie, bezoek de website van de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) via www.ncdd.nl. Openbaarheidsdag 2017 Dinsdag 3 januari 2017 was het weer Openbaarheidsdag in het Nationaal Archief. Tal van interessante documenten zijn sindsdien zonder beperking voor iedereen in te zien. Op de lijst van openbaar geworden archieven staan onder meer de dossiers van oud-Spanjestrijders van het archief van het ministerie van Justitie uit de jaren 1937-1938. 1966 is het jaar van het huwelijk van prinses Beatrix en prins Claus dat heel wat stof deed opwaaien. Politiek beleefden we de gedenkwaardige Nacht van Schmelzer. De notulen van de ministerraad van 1991 en 1992 vertellen onder andere hoe de ministers dachten en besloten over het Verdrag van Maastricht en hoe er tegen de Bijlmer- ramp werd aangekeken. De volledige lijst van archieven die per 1 januari 2017 openbaar zijn is te raadplegen op de website van het Nationaal Archief. Bron: www.nationaalarchief.nl Huwelijk prinses Beatrix en prins Claus, 1966. Collectie: Nationaal Archief, Anefo. Teruggave historisch geheugen Suriname Minister Jet Bussemaker en algemeen rijksarchivaris Marens Engelhard overhandigden donderdag 19 januari de laatste archiefdoos aan Rita Tjien-Fooh, directeur Nationaal Archief Suriname. Met deze symbolische handeling markeerden zij de afronding van het project Teruggave Archieven Suriname. Met het project Teruggave Archieven Suriname heeft het Nationaal Archief 800 meter Surinaams archief gedigitali- seerd. De ruim 5,5 miljoen scans zijn via gahetna.nl voor iedereen beschik- baar. 250 meter archieven zijn al terug naar Suriname verscheept en de laatste 550 meter staan klaar voor verzending naar het Nationaal Archief Suriname. Maurits Hassankhan, toenmalig minister van Binnenlandse Zaken van Suriname: ‘In Suriname leeft sterk de gedachte dat met deze archieven het historisch geheugen terugkeert naar Suriname.’ Tussen 1916 en 1975 zijn de archieven van Suriname naar Nederland gebracht. De Surinaamse archieven vertellen het verhaal van de koloniale relatie met Nederland. Een geschiedenis die ruim drie eeuwen duurde. De stukken dateren van 1667 tot 1975, het jaar waarin Suriname onafhankelijk wordt. Bron: https://goo.gl/9YHvRg The Internet Archive: ‘Backup in Canada’ In the wake of Trump’s election, The Internet Archive has announced it will be moving a copy of its archive to Canada due to concerns about censorship and surveillance under Trump’s administration. The archive is one of the world’s largest public digital libraries. Part of the site includes the Wayback Machine, which preserves old websites, allowing researchers to access pages deleted by politicians and others. Source: https://goo.gl/BZSc548 ■ 2017 nummer 1 budgetten hebben de druk op de gemeentelijke organisatie sterk vergroot. De komende jaren zal die druk zeker niet minder worden, is de verwachting. Integendeel: de bezuinigingen in het sociaal domein lopen de komende jaren nog verder op en de komst van nieuwe taken als gevolg van de Omgevingswet zorgt voor nieuwe uitdagingen in een tijd waarin de burger steeds hogere eisen stelt aan de dienstverlening en de communicatie door de gemeentelijke overheid. In deze situatie is het op orde hebben van de informatiehuishouding een grote opgave voor de gemeentelijke organisatie: digitaliseren van de archieven, van de werkprocessen door de hele organisatie heen en van de dienstverlening aan burgers, door de rijksoverheid opgelegde verplichtingen zoals de basisregistraties, beleid en handhaving ten aanzien van informatiebeveiliging en privacy, het zijn stuk voor stuk omvangrijke taken die zeker in kleine gemeenten verhoudingsgewijs heel veel ambtelijke capaciteit vergen. Capaciteit die er vaak niet is, zo blijkt in de praktijk. Daarbij wordt de ambtelijke organisatie gehinderd door een structureel gebrek aan aandacht van bestuurders en politici voor het onderwerp. Gemeenten zijn daarin overigens niet uniek. ‘Dwars door alle overheidslagen heen wordt de informatiehuishouding beschouwd als een secundair proces met een lage status’, zo waarschuwden de Raad voor Cultuur en de Raad voor het openbaar bestuur al in 2008.2 In hun recente rapport Het puberbrein van de overheid (2016) werd deze harde constatering herhaald. Gemeentelijke samenwerking en de informatie- huishouding van gemeenten Klaartje Peters ■ De uitdagingen voor gemeenten op het punt van hun informatiehuishouding zijn groot. Daarbij is een belemmerende factor dat gemeenten steeds meer taken uitvoeren in samenwerking met andere gemeenten. In de regionale organisaties die daartoe worden opgericht, is goed en duurzaam informatiebeheer vaak geen prioriteit, zeker in de aanvangsfase. De problematiek van een goede en betrouwbare informatie- huishouding van overheden staat al vele jaren op de agenda. Of beter gezegd: veel te laag op de agenda. Wie gaat zoeken, vindt elk jaar wel een advies van een rijksinspectie of -adviesorgaan waarin wordt gewaarschuwd voor de risico’s van het gebrek aan aandacht voor een ordentelijke informatiehuishouding bij overheden. Het is blijkbaar een uiterst hardnekkig probleem dat door de alomtegenwoordige digitalisering aanzienlijk is versterkt. De situatie is zorgelijk, over de volle breedte van de overheid. 1 Relatief recent is daarbij de toenemende aandacht voor het feit dat overheden bepaald niet geïsoleerd kunnen werken aan het op orde brengen van hun informatiehuishouding, omdat ze steeds meer informatie delen met elkaar en met niet- overheidspartijen. De problemen ontstaan vooral in ketens waarin samenwerkingspartners soms sterk afhankelijk zijn van elkaars informatie. Overheden ondervinden hierdoor in toenemende mate de risico’s en problemen van de tekort- komingen in het informatiebeheer van derden. Toenemende druk Voor de 390 Nederlandse gemeenten is de uitdaging misschien wel het grootst. De forse groei van de omvang van het gemeentelijke takenpakket in met name het sociaal domein in de afgelopen jaren, de snelheid waarmee de transitie heeft moeten plaatsvinden en grote bezuinigingen op de door de rijksoverheid overgehevelde Foto: Sjoerd Knibbeler.nummer 1 2017 ■ 9 een dagelijks bestuur dat de feitelijke aansturing doet. Deze verzelfstandigde organisaties zijn vaak vergaand gemandateerd en de zelfstandige bedrijfsvoeringsorganisaties staan meestal (letterlijk) op afstand van de deelnemende gemeenten. De individuele gemeenten zijn echter wel direct aansprakelijk voor het beleid en de eventuele financiële tekorten bij de regionale organisatie. Naast deze gemeenschappelijke regelingen bestaat er in het lokaal bestuur een veelvoud aan andere samenwerkingsvormen. Deels zijn dit constructies op privaatrechtelijke basis, zoals dienst- verleningsovereenkomsten tussen gemeenten en verenigingen, nv’s en bv’s. Deels zijn het andere, lichtere vormen van publieke samenwerking, zoals convenanten. Daarnaast zijn er ook nog eens heel veel informele samenwerkingsverbanden, waarbij ambtenaren en bestuurders over beleid en uitvoering overleggen en afstemmen met collega’s van buurgemeenten. Hoeveel van dit soort overleggen er zijn is niet te zeggen, maar het gaat om tientallen per gemeente. In een willekeurige gemeente is het lastig een beleidsterrein te vinden waarop dit helemaal niet gebeurt. Samenvoeging Helemaal aan de andere kant van het spectrum vinden we de bestuurlijke en ambtelijke fusie van gemeenten. Een bestuurlijke fusie is een ander woord voor herindeling. Dat is in feite geen samenwerking meer, maar simpelweg samenvoeging van twee of meer gemeenten tot één nieuwe gemeente. De nieuwe, grotere gemeente staat voor dezelfde uitdagingen wat betreft informatiebeheer en -management als haar voorgangers, maar heeft meestal een wat steviger basis in termen van ambtelijke ondersteuning, deskundigheid, professionaliteit en beschikbare (financiële) middelen. Naast bestuurlijke fusies zien we de laatste jaren ook steeds meer ambtelijke fusies. Bij een ambtelijke fusie worden de ambtelijke apparaten van de samenwerkende gemeenten volledig in elkaar geschoven. Je krijgt dan één ambtelijke organisatie die werkt voor deelnemende gemeentebesturen. Het gemeentebestuur – raad en college dus, voor alle duidelijkheid – van elke deelnemende gemeente behoudt volledige bestuurlijke autonomie en de vrijheid om zijn eigen beleid te maken. De ambtelijke organisatie voert dat beleid uit en doet dat dus voor alle deelnemende gemeenten. Deze vorm van samenwerking – die pas voor het eerst in 2008 werd uitgeprobeerd in de zogenaamde BEL-gemeenten (Blaricum, Eemnes en Laren) – De situatie in het lokaal bestuur wordt nog bemoeilijkt door het feit dat gemeenten tegenwoordig veel taken samen met andere overheden, vooral andere gemeenten, uitvoeren. Hoe ziet die intergemeentelijke praktijk eruit en wat betekent dit voor de informatiehuishouding in het lokaal bestuur? (Inter)gemeentelijke samenwerking Een steeds groter deel van de totale uitgaven van gemeenten loopt via op wettelijke basis gestoelde intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, de zogenaamde ‘gemeen- schappelijke regelingen’. 3 In 2015 besteedden dit soort samenwerkingsverbanden 9,7 miljard euro van de in totaal 58 miljard euro aan gemeentelijke uitgaven, bijna 1 miljard meer dan in 2010. Wat voor verbanden zijn deze gemeenschappelijke regelingen? In 2015 waren het er 320, aldus het CBS 4 , maar dan zijn alleen de grootste meegerekend. Een gemeente heeft er al gauw een tiental opgesomd staan in de wettelijk verplichte begrotingsparagraaf ‘Verbonden partijen’, maar er zijn ook uitschieters zoals gemeenten die deelnemen aan 37 gemeen- schappelijke regelingen 5 (GR’en in jargon). Meestal worden deze regelingen vrijwillig aangegaan, soms is samenwerking wettelijk verplicht. Dat laatste geldt bijvoorbeeld voor de veiligheidsregio’s waarin gemeenten op regionale schaal samenwerken op het gebied van brandweerzorg, rampenbeheersing, crisisbeheersing, geneeskundige hulpverlening en handhaving van de openbare orde en veiligheid. Ook zijn gemeenten verplicht een deel van hun taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving op milieugebied onder te brengen in de zogenaamde regionale uitvoeringsdiensten ofwel omgevingsdiensten. Andere belangrijke terreinen van gemeentelijke samenwerking zijn bijvoorbeeld de gemeentelijke gezondheidsdiensten (GGD), de sociale werkplaatsen en intergemeentelijke sociale diensten. Die laatste twee vormen een belangrijk deel van de samenwerking: in 2015 werd via gemeenschappelijke regelingen 3,7 miljard euro hieraan uitgegeven. 6 Gemeenschappelijk openbaar lichaam De meeste van deze grote gemeenschappelijke regelingen worden uitgevoerd in de vorm van een zelfstandige organisatie met rechtspersoonlijkheid. Het gaat dan om een gemeenschappelijk openbaar lichaam, bestuurd door een algemeen bestuur, bestaande uit vertegenwoordigers van de gemeenten (meestal bestuurders) die eigenaar zijn van de gemeenschappelijke regeling. Het algemeen bestuur benoemt uit zijn midden >> Governancestructuur bij gemeenschappelijk openbaar lichaam. controle wijst lid aan Gemeenteraad 1 ➞ College 1 ➞ Algemeen Bestuur verantwoording Gemeenteraad 2 ➞ College 2 ➞ Gemeenteraad 3 ➞ College 3 ➞ Gemeenschappelijk openbaar lichaam Ambtelijke organisatie gemeente 1, 2, 3 ➞ Directie/organisatieNext >