archievenblad sinds 1892 jaargang 120 2016 3 Uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland“KIJK, EEN KAST KUN JE OVERAL KOPEN. HET GAAT ER OM HOE EEN BEDRIJF OMGAAT MET ONVERWACHTE ZAKEN.” Fieneke van Bemmel – ‘t Hoen Hoofd Facilitair Beheer Utrechts Archief Lees het verhaal van Fieneke op www.bruynzeel-storage.com/nl38 ‘We gaan ons richten op een veel groter bereik.’ In gesprek met Ariela Netiv Haar achternaam betekent ‘slingerweg’ en dat is typerend voor haar leven. Ze werd geboren in Amsterdam, woonde in Israël en Ethiopië, om vervolgens toch terug te keren naar Nederland. Inmiddels is ze al geruime tijd directeur bij Erfgoed Leiden en omstreken. Ook haar werk sluit goed aan op haar achternaam, want Ariela Netiv staat altijd open voor nieuwe verbin- dingen. Traditie en innovatie gaan daarbij hand in hand. Fransien Smeets ■ 12 ‘Ik ben terug bij mijn roots.’ Het nieuwe leven van Arie Slob In 2015 verliet Arie Slob de politiek. De voormalige fractie- voorzitter van de ChristenUnie verruilde Den Haag voor Zwolle: sinds 1 januari 2016 is Slob benoemd tot directeur van het Historisch Centrum Overijssel (HCO) en Stichting IJsselacademie. Tijd voor een kennismaking met het archiefveld. René Spork en Bernadine Ypma ■ Inhoud nummer 3 2016 ■ 3 04 Van de redactie 05 De archiefervaring 07 Nieuws uit het veld 08 De digitale overheid en archivering. Goede, geordende en toegankelijke staat in de praktijk (deel 2), Roland Bisscheroux 12 ‘Ik ben terug bij mijn roots.’ Het nieuwe leven van Arie Slob, René Spork en Bernadine Ypma 15 Metamorfoze financiert onderzoek naar papierconservering, Iris Verschoor 16 Leren over de Tweede Wereldoorlog: een Zoetermeerse symbiose, Cees Heeren 18 (Meer) studenten in archieven. Nieuwe koers Regionaal Archief Tilburg, Astrid de Beer 20 Bescherming van bedrijfscollecties. De strijd van Vereniging Bedrijf & Historie, Ton de Graaf 22 ‘Met architectuur spreek je dezelfde taal.’ Enterprisearchitectuur wérkt voor open toegang en digitale duurzaamheid, Programmabureau Archief 2020 24 The voice in the wilderness? Archivists, their knowledge and the public, Irmgard Christa Becker 30 Column 32 KVAN Nieuws 33 Uitgelezen 35 Agenda 38 Burgerlijke Stand: ‘We gaan ons richten op een veel groter bereik.’ In gesprek met Ariela Netiv, Fransien Smeets 8 De digitale overheid en archivering. Goede, geordende en toegan- kelijke staat in de praktijk (deel 2) Digitale duurzaamheid begint aan de ‘voorkant’ van het proces van archiefvorming, -beheer en -ontsluiting. Wat gaat er vooraf aan opname van digitaal archief, en wat moet een archivaris weten en uit- dragen in zijn dialoog met zorgdragers? Roland Bisscheroux ■ 22 ‘Met architectuur spreek je dezelfde taal.’ Enterprise- architectuur wérkt voor open toegang en digitale duurzaamheid Open toegang betekent voor archieven: systemen zó inrichten dat iedereen – van bedrijf tot particulier – publieke erfgoed- data kan ‘harvesten’ (oogsten) en hergebruiken. Voor een leuke app over water in Zuid-Holland bijvoorbeeld. Open toegang kan alleen als archieven nú afspraken maken over samenwerking en ICT. Enterprisearchitectuur, kort- weg architectuur, is daarvoor het middel. Programmabureau Archief 2020 ■ Colofon Het Archievenblad is een uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen In Nederland (KVAN). Het Archievenblad verschijnt tienmaal per jaar. Alle leden van de KVAN ontvangen het Archievenblad. Redactie Matthijs Andreas, Joris van Dierendonck (eindredac- teur), Femke Dijkhuis, Ton Dijksterhuis, Tessa Free, Caroline Leistra, May Scheepers, Fransien Smeets, René Spork (hoofdredacteur), Floortje Tuinstra, Dick Veldhuizen, Nico Vriend, Ruud Yap, Bernadine Ypma. Vaste medewerkers Roland Bisscheroux, Niels Bongers, Marcel Duijg- huisen, Marieke de Haan, Charles Jeurgens, Hannie Kool-Blokland, Erik Kraai, Sandy Marijnissen, Noor Schreuder, Theo Thomassen. Redactieadres Archievenblad Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 E-mail: redactie@archievenblad.nl E-mail persberichten: nieuws@archievenblad.nl Website: www.archievenblad.nl Abonnementen en ledenadministratie Wie geen lid is van de KVAN kan het Archievenblad bestellen bij het KVAN-bureau. Ook voor adres- wijzigingen kunt u daar terecht. KVAN-bureau Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 E-mail: bureau@kvan.nl Website: www.kvan.nl Jaarabonnement Nederland € 78,00 Buitenland € 90,25 Losse nummers € 8,00 Product- en personeelsadvertenties Sales & Services geeft inlichtingen over tarieven en plaatsing van alle advertenties. Postbus 2317, 1620 EH Hoorn Telefoon: (0229) 21 12 11 Fax: (0229) 27 04 04 E-mail: administratie@salesandservices.nl Ontwerp Infour, marketing en communicatie, Heerlen Opmaak en druk Schrijen-Lippertz MediaNova B.V. Coverfoto Sjoerd Knibbeler ISSN 1385-4186 Het volgende nummer van het Archievenblad verschijnt begin mei 2016. 4 ■ 2016 nummer 3 Van de redactie Vorm en inhoud Citaat van de maand Een van de belangrijkste documenten in de collectie van het Nationaal Archief is het Plakkaat van Verlatinghe (1581) waarin de Spaanse vorst niet langer als heer der Nederlanden werd erkend. Het wordt wel vergeleken met de Amerikaanse onafhan- kelijkheidsverklaring en zou zelfs als inspirerend voorbeeld hebben gediend voor de VS. In 2009 begon het Nationaal Archief een technisch sporenonderzoek naar de wordingsgeschiedenis van het Plakkaat van Verlatinghe. Samen met het ‘Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung’ in Berlijn heeft het Nationaal Archief de minuut van de Akte met de modernste apparatuur bestudeerd. Dit onderzoek maakt het onder meer mogelijk doorhalingen en overgeschreven teksten te tonen, en teksten te vergelijken om verschillende handschriften te kunnen onderscheiden. In 2011 organiseerde het NA, samen met de Universiteit van Tilburg, een internationaal congres waar binnen- en buitenlandse sprekers hun licht lieten schijnen over het ontstaan en de nationale en internationale betekenis van het Plakkaat. In maart 2014 was president Obama even in ons land op bezoek. Na binnenkomst in het Rijksmuseum bekeken premier Rutte en de Amerikaanse president twee historische documenten die de bilaterale relatie tussen Nederland en de Verenigde Staten markeren: het Plakkaat van Verlatinghe uit 1581 – voor de gelegenheid overgebracht naar het Rijksmuseum – en het eerste Amerikaans-Nederlandse handels- en vriendschaps- verdrag uit 1782. De Amerikanen hebben zich overigens ook gestort op de wordingsgeschiedenis van hun belangrijkste document, de Onafhankelijkheidsverklaring. Het zogenaamde Lazarus- project van de Amerikaanse professor Gregory Heyworth (Universiteit van Mississippi) heeft tot doel om oude, beschadigde manuscripten weer leesbaar te maken met behulp van speciale lichttechnieken, zoals de Archimedes-palimpsest, de Dode Zeerollen, oude manuscripten van Shakespeare (zodanig belicht dat zijn handtekening weer zichtbaar werd) enzovoort. Spectaculair was de ‘doorlichting’ van de handgeschreven versie van de Amerikaanse onafhankelijkheidsverklaring van Thomas Jefferson. In de kladversie bleek het woordje ‘subjects’ uiteindelijk te zijn vervangen door ‘citizens’: ‘American democracy evolving under the hand of Thomas Jefferson’, aldus Heyworth. Zo interessant en leuk kan archiefwetenschap zijn. Er is meer dan je op het eerste gezicht ziet. Bekijk de recente ‘TED Talk’ (gefilmd oktober 2015) van Gregory Heyworth op YouTube. Voor wie wil genieten van een film waarin een bende de Onafhankelijkheidsverklaring probeert te stelen: zie National Treasure (2004) met Nicolas Cage. Zo ver heeft ons Plakkaat het nog niet geschopt. Dat komt omdat men in Amerika de Onafhankelijk- heidsverklaring grote symboolwaarde toekent voor de Amerikaanse geschiedenis. Bij ons hecht men doorgaans wat minder aan oude archiefstukken. ■ René Spork ■ hoofdredacteur@archievenblad.nl ‘I’m looking like a farmer, but I’m a lover: you can’t judge the book by looking at the cover.’ Bo Diddley, zanger en gitarist‘vaderland’ verraadde maar ook de ‘vader des vaderlands’, zijn zwager Willem van Oranje (de graaf was getrouwd met diens zuster Maria). Ik probeerde de aanloop van dat ‘verraad’ te reconstrueren aan de hand van zijn op kasteel Bergh bewaarde correspondentie. Dat viel niet mee, want er waren heel veel brieven en het handschrift was moeilijk leesbaar. Terwijl ik voortploeterde werd me duidelijk dat Willem van den Bergh een zeer eergevoelig man was. Maar echt grip op hem en de wereld waarin hij leefde, kreeg ik niet. Eén enkel archief- stuk veranderde dat: een Franstalige brief uit 1581 van de graaf uit zijn stadje ’s-Heerenberg aan de hertog van Parma, met wie hij onderhandelde over een onderwerping aan de koning. De brief bevatte een lange lijst met vernederingen die hem waren aangedaan door de heer van Anholt, zijn nabuur en erfvijand. Diens soldaten hadden zijn graafschap geplunderd en zijn onderdanen beroofd, ontvoerd, verkracht, gemarteld en zo ook hun heer in zijn eer aangetast. De zwaarste beschuldiging bewaarde de graaf echter voor het laatst: een van de soldaten had zijn vrouw voor het oog van alle inwoners van de stad uitgescholden. Maar waarvoor dan? Het lukte me maar niet om de scheld- woorden te ontcijferen. Na lang turen ontdekte ik tussen het Frans ineens enkele Nederlandse woorden. Wat bleek? De soldaat had Maria van Nassau, een geboren gravin en moeder van zestien kinderen, toegeschreeuwd dat zij een dikke hoer was. Die schandelijke woorden wogen kennelijk zwaarder dan alle andere vernederingen samen. Ik zag nu het hele tafereel voor me en meende ineens te begrijpen hoe de adellijke wereld van de zestiende eeuw in elkaar stak. Nu, vijfentwintig jaar later, voel ik dat nog steeds zo. Dankzij die brief, dankzij dat ‘dikke hoer’. ■ Conrad Gietman ■ wetenschappelijk medewerker Hoge Raad van Adel, Den Haag. Willem IV van den Bergh (coll. National Gallery of Art, Washington, via Wikimedia Commons). nummer 3 2016 ■ 5 De archiefervaring van Conrad Gietman Twee dagen per week ben ik wetenschappelijk medewerker bij de Hoge Raad van Adel in Den Haag. De Raad geeft adviezen aan de minister van Binnenlandse Zaken over adelszaken en overheidsheraldiek. We hebben ook archieven, onder andere ons eigen archief, dat twee eeuwen notulen, brieven, adviezen, rekesten, diploma’s, attestaties en nog veel meer bevat. Daarnaast hebben we enkele bijzondere familie- archieven en collecties. Ik ben al sinds mijn studie geschiedenis gegrepen door thema’s als adeldom, eer, standsbesef, ambitie en status- angst. Nou, daarover is bij ons genoeg te vinden. Af en toe krijgen we iets bijzonders aangeboden. Ik herinner me een zeventiende-eeuws wapenboek van de heraldische kunstenaar Joost van Atteveld: een groot manuscript met op ieder folium een met zwier uitgevoerd hoofdwapen, omringd door vier, acht of meer kwartierwapens. De banderol van verschillende hoofd- wapens had de kunstenaar niet verluchtigd met de naam van de proband, zoals het hoorde, maar met kleine, grappige tekeningen van schildpadjes, eekhoorns en allerlei fabeldieren. Dat geeft een komisch effect en doet je afvragen waarom hij zich tijdens zijn serieus heraldisch werk tot deze speelsheid liet verleiden. Moeten we er ironie in zien, of zelfs spot? Ik zou het niet weten. De kennismaking met de fabeldieren was een mooie ervaring, maar ik ben in mijn leven slechts één keer door een échte historische sensatie getroffen – en dat was niet bij de Raad. Als student schreef ik een scriptie over graaf Willem IV van den Bergh, die tijdens de Tachtigjarige Oorlog als stadhouder Gelderland terug probeerde te brengen onder het gezag van de Spaanse koning. Dat is hem eeuwenlang kwalijk genomen, omdat hij daardoor niet alleen het Conrad Gietman in het trappenhuis van de secretarie van de Hoge Raad van Adel in Den Haag (foto privéarchief).VDH media www.vdh-media.com Uw partner in archiefdigitalisering VideoAudio FILM • 8mm, 9.5mm, 16mm en 35mm • Scanning o.a. via BTS Quadra Vision Telecine • Zowel in SD als HD mogelijk • Inclusief magnetisch, optisch of separaat audio BRENG UW ARCHIEF TOT LEVEN t +31 (0)346 58 68 00 ALM.sales@axiell.com alm.axiell.com AXIELL ALM Netherlands BV Postbus 1436, 3600 BK Maarssen Nederland AXIELL ALM is de leidinggevende leverancier van collectie management systemen, online-publicatie en mobiele-oplossingen. Eén van Axiell’s producten is Adlib Archief: een professioneel software pakket voor het beheer van historische, bedrijfs- en overheidsarchieven. Adlib Archief voldoet aan alle gangbare standaarden. Een krachtige thesaurus, koppeling met digitale media en andere externe bestanden behoren tot de standaard functionaliteit. Met Adlib Archief legt u het verleden vast voor de toekomst! Meer dan 2600 klanten gebruiken onze software wereldwijd, van kleine (privé) collecties tot nationale archieven.nummer 3 2016 ■ 7 Nieuws uit het veld Lekke beveiliging gemeentesites De websites van een onbekend aantal gemeenten zijn kwetsbaar. Ze gebruiken een beveiliging waarin een lek is gevonden. De achterdeur van de sites stond daardoor open. Dit laat de Infor- matiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD) weten. De IBD reageerde hiermee op bericht- geving van RTL Nieuws. Volgens de dienst ‘is het vrij complex om gebruik te maken van de kwetsbaarheid en zijn er geen indicaties dat het lek is benut’. 33 gemeentewebsites, zo’n 19 procent van alle door RTL geteste sites, zijn kwetsbaar voor Drown. Dit is een lek waar het Nationaal Cyber Security Center voor waar- schuwde. Het Drown-lek zorgt ervoor dat kwaadwillenden misbruik kunnen maken van een twintig jaar oude beveiligings- technologie, een zogenoemde SSL-tech- niek. ‘Die wordt op heel veel onderdelen van gemeentesites gebruikt, vooral bij modules waar je een afspraak kunt maken, bijvoorbeeld om aangifte van geboorte te doen. De zwaardere diensten van gemeenten gebruiken DigiD. Die is niet kwetsbaar voor dit lek’, aldus de Informatiebeveiligingsdienst. Bron: www.rtlnieuws.nl De verkoop behelst 6000 aantekeningen, handgeschreven songteksten, gedichten, foto’s, geluidsopnames en filmpjes van de zanger. De universiteit gaat er exposities mee inrichten en gaat het archief ontsluiten voor wetenschappers die onderzoek willen doen. Hoeveel geld er met de verkoop van de spullen is gemoeid is niet bekendgemaakt, maar volgens The New York Times gaat om 15 tot 20 miljoen dollar. Bron: www.nos.nl Meelezen met monniken Monniken krabbelden in de tijd van Karel de Grote ‘emoji’ in de kantlijn van boeken en handschriften. De tekens laten zien hoe ze aankeken tegen de boeken die zij lazen en kopieerden. In de tijd van de ‘Karolingische Renais- sance’ werden oude teksten met her- nieuwd enthousiasme bestudeerd en becommentarieerd. Dat laatste gebeurde dus letterlijk in de kantlijn van de tekst en ging gepaard met een heleboel abstracte tekentjes. De tekens besloegen een breed scala aan betekenissen, van ‘belangrijk!’ tot ‘dubieuze passage’ tot ‘foei, ketterij!’. Historica Evina Steinova promoveerde in Utrecht op die tekentjes: ‘Wetenschap bedrijven was in die tijd rondreizen’, zegt Steinova. ‘Mensen die dat wilden bestuderen, moesten van bibliotheek naar bibliotheek reizen. Dankzij de sporen die zij in de kantlijn van allerlei handschriften hebben achtergelaten kunnen we hen identifi- ceren en soms delen van hun reis reconstrueren. Het commentaar in de kantlijn stelt de hedendaagse onder- zoeker ook in staat om – als het ware – mee te lezen met de negende-eeuwse lezer. Je kunt zien hoe hij de teksten interpreteerde, hoe hij een verband zag met andere teksten, en hoe daar soms nieuwe ideeën uit voort konden komen.’ Bron: www.nrc.nl 18e-eeuws oorlogs- schip ontdekt Op de bodem van de Finse Golf is een uitzonderlijk goed bewaard oorlogsschip uit het begin van de 18e eeuw terug- gevonden. Het schip ligt 62 meter diep. Door het koude en diepe water is de houten constructie van het schip vrijwel intact. Alle kanonnen staan zelfs nog op het dek. Vermoedelijk behoort het schip tot de Admiraliteit van West-Friesland en is het in 1708 gebouwd in Medemblik. De Finse Maritieme Dienst vond het schip al zo’n tien jaar geleden bij werkzaamheden. Pas in 2014 doken maritiem archeologen en diepzeeduikers naar het wrak. Na de vondst leidde het Finse bureau SubZone een onderzoek in Zweedse en Russische archieven om de identiteit van het zo- geheten ‘Kalbådagrund gunship’ vast te stellen. Toen duidelijk werd dat het geen Zweeds of Russisch schip betrof, werd de informatie met andere landen gedeeld. De identificatie van het oorlogsschip kwam eind 2015 in een stroomversnelling toen de Medemblikker historicus Peter Swart een oude zeekaart vond waarop de locatie van een scheepsramp stond aangegeven. Op de zeekaart staat de tekst: ‘Hier is het Noord-Hollands oorlogschip op gebleven 1715.’ Uit zijn onderzoek bleek dat in dat jaar slechts één oorlogsschip uit Noord- Holland niet meer naar huis terugkeerde. Gemeentelijk archeoloog Michiel Bartels heeft contact gezocht met archeologen in Finland of zij een scheepswrak op deze plaats kenden. Al binnen enkele dagen volgde een enthousiaste reactie: ‘Yes, we have found your ship!’ Bron: www.westfriesarchief.nl Bob Dylan verkoopt archief Bob Dylan heeft zijn archief verkocht aan de universiteit van Tulsa in de staat Oklahoma. De kanonnen staan nog op het dek (foto SubZone). Bij sommige gemeenten staat de digitale achterdeur open (foto Perspecsys, Flickr Creative Commons). Archief Bob Dylan.8 ■ 2016 nummer 3 regels geeft voor het duurzaam toegankelijk bewaren van digitaal archief, maar tegelijkertijd zijn deze bepalingen alleen verplicht voor blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden. Voorts ontbreken er bepalingen zoals regels voor vernietiging van digitaal archief en normen voor archiefruimten en bewaarplaatsen voor digitaal archief. Hieruit en uit andere onderzoeken blijkt keer op keer dat het archiefbeheer bij de overheid niet op orde is. En dit terwijl digitale duurzaamheid aan de ‘voorkant’ van het proces van archiefvorming, -beheer en -ontsluiting begint. De basis voor digitale duurzaamheid is dus niet aanwezig. Om te beginnen De digitale overheid en archivering Goede, geordende en toegankelijke staat in de praktijk (deel 2) Roland Bisscheroux ■ Digitale duurzaamheid begint aan de ‘voorkant’ van het proces van archiefvorming, -beheer en -ontsluiting. Wat gaat er vooraf aan opname van digitaal archief, en wat moet een archivaris weten en uitdragen in zijn dialoog met zorgdragers? In dit artikel worden problemen en oplossingen geschetst. Ten geleide Dit artikel is het tweede in een reeks van vier over het duurzaam toegankelijk houden van digitale informatie. Overzicht wordt geboden en handreikingen worden aangereikt voor de praktische invulling van digitale duurzaamheid en toegankelijkheid. Een goede, geordende en toegankelijke staat in de praktijk dus. Het eerste artikel (over e-depots) verscheen in het Archievenblad van december 2015. Volgende artikelen verschijnen in juli (over beheer) en november 2016 (over toegang). Recent heeft de Erfgoedinspectie het alarmerendere rapport Onvoltooid digitaal gepubliceerd, over de kwaliteit van digitale archieven bij organisaties van de Rijksoverheid.1 Vanuit mijn ervaring als toezichthouder bij gemeenten durf ik het beeld dat hierin wordt geschetst door te trekken naar de decentrale overheid. Belangrijkste conclusie van het rapport: tien jaar geleden wees de Rijksarchiefinspectie in het rapport Een dementerende overheid? op het risico van het verloren gaan van overheidsinformatie, en dat risico bestaat nog steeds… De Erfgoedinspectie stelt verder vast dat het niet ontbreekt aan regels en normen voor duurzaam digitaal archiefbeheer, maar tot nu toe zijn deze onvoldoende geïmplementeerd bij de zorgdragers. Daarbij komt dat de Archiefregeling gedetailleerde Foto: Sjoerd Knibbeler. De overheid werkt al tientallen jaren digitaal, maar papier is vaak nog leidend (foto Nationaal Archief). nummer 3 2016 ■ 9 >> werkt de overheid in feite al tientallen jaren digitaal, maar is papier vaak nog leidend (vervanging is niet geregeld). Om drie redenen is het echter niet wenselijk dat van die hybride periode papieren dossiers worden overgebracht: - Ten eerste omdat er bij het printen informatie verloren gaat. Denk bijvoorbeeld aan de formules in een Excel-bestand of de animatie in een Powerpoint-bestand. - Ten tweede omdat klanten in toenemende mate vragen om digitaal toegankelijke dossiers en het printen van digitale stukken doet precies het tegenovergestelde. - En ten derde omdat papieren dossiers van een hybride verlopen proces zelden compleet zijn (met de opmerking dat een volledig digitaal verlopend proces dat wordt uitgeprint in principe wel compleet kan zijn). Daarmee is er dus een digitale erfenis die tot op heden niet duurzaam bewaard is. Daarnaast ontbreekt grip op de vorming van digitaal archief, zowel in de breedte als in de diepte. In de breedte omdat archiefvorming zich soms onttrekt aan het zicht van de organisatie en in de diepte omdat het archief dat wel in beeld is, niet juist gearchiveerd wordt. Digitale strategie Digitaal archief moet conform de Archiefwet 1995 ‘in goede, geordende en toegankelijke staat’ gebracht en gehouden worden. De Archiefregeling 2009 stelt in hoofdstuk 2 en 3 specifieke eisen aan de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van digitale archiefbescheiden. ‘Compliance’ aan wet- en regelgeving is echter maar één aspect van goed informatiebeheer. Een overheidsorganisatie moet daarnaast weten welke taken uitgevoerd worden, het afbreukrisico kennen indien informatie ontbreekt en daarmee oog hebben voor ‘accountability’ (de mate waarin een organisatie in staat is om verantwoording af te leggen over haar handelen). Is een organisatie compliant en accountable, dan is transparantie een logische volgende kwaliteit. Het KwaliteitsInstituut Nederlandse Gemeenten (KING) stelde eerder al vast dat digitale duurzaamheid gezien moet worden in het bredere kader van een transparante overheid: ‘E-depot kan het best benaderd worden vanuit het perspectief van ‘open overheid’. Dit is een overheid die streeft naar een volledig transparante bedrijfsvoering, die ook de informatie die van belang is om het handelen te verantwoorden, of die van cultuurhistorisch belang is, duurzaam bewaart en toegankelijk maakt.’ 2 DUTO en KIDO Een en ander betekent een juiste inrichting van het informatie- beheer aan de hand van een ‘enterprise-architectuur’ op strategisch, tactisch en operationeel niveau. 3 Er zijn recentelijk twee hulpmiddelen ontwikkeld om de zorgdragers te helpen bij het inrichten van het informatiebeheer. Primair voor de Rijksoverheid is het normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (DUTO) ontwikkeld, en voor de decentrale overheden de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO). Beide hulpmiddelen streven hetzelfde doel na en zijn op elkaar afgestemd, maar de focus ligt bij DUTO op kwaliteitseisen aan het beheer van digitale informatie en bij KIDO op de inrichting van een kwaliteitssysteem voor het beheer van zowel digitale als papieren informatie. DUTO is een lijst van kwaliteitseisen aan de hand waarvan overheidsorganisaties kunnen bepalen welke concrete maat- regelen ze moeten nemen om hun informatie duurzaam toegankelijk te maken. DUTO is een samenvatting van al het relevante beleid, wet- en regelgeving en standaarden in één set van kwaliteitseisen. DUTO helpt daarmee digitale overheidsinformatie vindbaar en bruikbaar te maken vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als nodig, voor iedereen die daar recht op heeft. De verplichting om een kwaliteitssysteem in te richten staat in de Archiefregeling onder artikel 16. KIDO biedt overheden een raamwerk voor een kwaliteitssysteem, zoals bedoeld in dit artikel. KIDO geeft handvatten voor de beleidsontwikkeling, inrichting en uitvoering van informatiebeheer(processen). KIDO heeft het informatiebeheerproces ontleed in kernfuncties en per kernfunctie aangegeven welke wetgeving, normen en DUTO-eisen van toepassing zijn en welke vragen men kan stellen om te achterhalen of de betreffende kernfunctie voldoet. Door te starten met een zelfevaluatie waarin de partijen die bij het informatiebeheerproces zijn betrokken, gezamenlijk de kernfuncties beoordelen, kan een organisatie snel achterhalen welke kernfunctie onvoldoende is ingericht of wordt uitgevoerd en daar een verbeterplan op maken. Men kan dit toepassen op een willekeurig proces, op een informatiesysteem of op het gehele informatiebeheerproces van een organisatie. Geordend overzicht en metadata Artikel 18 van de Archiefregeling verplicht overheden ook Ook de Belastingdienst zet in op digitalisering (foto Nationaal Archief). Next >