archievenblad sinds 1892 jaargang 120 2016 2 Uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in NederlandTE HUUR Archiefbewaarplaats Voormalig Regionaal Archief Alkmaar • • Geconditioneerde ruimte in kelder. • Momenteel 8500 m1, kasten aanwezig, ter overname aangeboden. Uitbreidings- mogelijkheid tot ca. 12.000 m1. • Oppervlakte ca. 1300 m2. • Prijs per meter archief € 12,75 vrij van BTW, incl. energiekosten. • Ligging direct aan spoorlijn, Station Alkmaar-Noord • Goede parkeergelegenheid aanwezig Archiefruimte komt beschikbaar op 1 juli 2016 Voor nadere informatie, belt u met Regiohuis Alkmaar t.a.v. De heer A. Groot Hertog Aalbrechtweg 5 1823 DL Alkmaar T 06-51312848 E info@regiohuisalkmaar.nl I www.regiohuisalkmaar.nl38 ‘De archivaris van de toekomst is zeker geen ICT’er.’ In gesprek met Cees Tromp De wilde haren is hij kwijt, maar als jonge vader is hij ook heel tevreden. Zijn passie voor het verleden is echter onver- minderd groot. Als teamleider Erfgoed bij het Stadsarchief Deventer zit Cees Tromp dan ook helemaal op zijn plek. Fransien Smeets ■ 14 ‘Je moet blijven innoveren en veranderen.’ De archief- uitdagingen van Bert de Vries Sinds 1 november 2015 is Bert de Vries directeur bij het Stads- archief Amsterdam. ‘Er liggen tal van belangrijke opgaven bij het Stadsarchief’, zo introdu- ceerde De Vries zichzelf bij zijn aantreden. Dat prikkelde de nieuwsgierigheid van de Archievenblad-redactie. René Spork en Bernadine Ypma ■ Inhoud nummer 2 2016 ■ 3 04 Van de redactie 05 De archiefervaring 07 Nieuws uit het veld 08 Een ‘drone’ in de overheid. Over afstand en verbinding van intern archieftoezicht, Frans Smit 11 ‘Pakhuis’ of wetenschappelijke instelling? Rijksarchivaris Van Riemsdijk en de nieuwbouw van het Algemeen Rijksarchief, Vincent Robijn 14 ‘Je moet blijven innoveren en veranderen.’ De archiefuitdagingen van Bert de Vries, René Spork en Bernadine Ypma 17 In memoriam Peter van de Ruit (1968-2015), Lieuwe Zoodsma 18 Het ongrijpbare archief onvoltooid digitaal: de Erfgoedinspectie rapporteert, redactie Archievenblad 22 Collections Demography: een praktijkgericht instrument voor collectiemanagement, Matija Strliˇc 24 Een nieuwe functie binnen de archiefwereld, Relinde Reuvekamp 26 ‘Digitale duurzaamheid? Doe het samen, want je hebt elkaar nodig’, Programmabureau Archief 2020 29 Kwalitatief gebruikersonderzoek: een effectief middel voor het ontwikkelen en verbeteren van websites?, Janna Leguijt 32 Column 34 Uitgelezen 37 Agenda 38 Burgerlijke Stand: ‘De archivaris van de toekomst is zeker geen ICT’er.’ In gesprek met Cees Tromp, Fransien Smeets 8 Een ‘drone’ in de over- heid. Over afstand en verbinding van intern archieftoezicht Maatschappelijke, techno- logische, juridische en interne ontwikkelingen stellen hoge eisen aan archieftoezicht. Toezichthouders vervullen een regiefunctie en tonen zich daarmee voorlopers: ze laten zien hoe archivarissen zich effectief kunnen positioneren in de informatiemaatschappij. Frans Smit ■ 24 Een nieuwe functie binnen de archiefwereld In 2014 werd bij het Noord- Hollands Archief de eerste ‘adviseur digitale informatie’ aangesteld. Waarom die keuze voor een adviseur? Hoe verhoudt advies zich tot inspectie? Hoe wordt het bij andere archief- diensten aangepakt? En: is dit een blijvende verandering? Relinde Reuvekamp ■ Colofon Het Archievenblad is een uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen In Nederland (KVAN). Het Archievenblad verschijnt tienmaal per jaar. Alle leden van de KVAN ontvangen het Archievenblad. Redactie Matthijs Andreas, Joris van Dierendonck (eindredac- teur), Femke Dijkhuis, Ton Dijksterhuis, Tessa Free, Caroline Leistra, May Scheepers, Fransien Smeets, René Spork (hoofdredacteur), Floortje Tuinstra, Dick Veldhuizen, Nico Vriend, Ruud Yap, Bernadine Ypma. Vaste medewerkers Roland Bisscheroux, Niels Bongers, Marcel Duijg- huisen, Marieke de Haan, Charles Jeurgens, Hannie Kool-Blokland, Erik Kraai, Sandy Marijnissen, Noor Schreuder, Theo Thomassen. Redactieadres Archievenblad Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 E-mail: redactie@archievenblad.nl E-mail persberichten: nieuws@archievenblad.nl Website: www.archievenblad.nl Abonnementen en ledenadministratie Wie geen lid is van de KVAN kan het Archievenblad bestellen bij het KVAN-bureau. Ook voor adres- wijzigingen kunt u daar terecht. KVAN-bureau Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 E-mail: bureau@kvan.nl Website: www.kvan.nl Jaarabonnement Nederland € 78,00 Buitenland € 90,25 Losse nummers € 8,00 Product- en personeelsadvertenties Sales & Services geeft inlichtingen over tarieven en plaatsing van alle advertenties. Postbus 2317, 1620 EH Hoorn Telefoon: (0229) 21 12 11 Fax: (0229) 27 04 04 E-mail: administratie@salesandservices.nl Ontwerp Infour, marketing en communicatie, Heerlen Opmaak en druk Schrijen-Lippertz MediaNova B.V. Coverfoto Sjoerd Knibbeler ISSN 1385-4186 Het volgende nummer van het Archievenblad verschijnt begin april 2016. 4 ■ 2016 nummer 2 Van de redactie Mein Kampf Citaat van de maand Nee, dit wordt niet het relaas van een verbitterde hoofdredacteur. Deze inleiding gaat over copyright en verbod. Proberen de ‘erven’ van Anne Frank er alles aan te doen om het auteursrecht op het beroemde dagboek langer te beschermen, het auteursrecht op het beroemde werk van Adolf Hitler is definitief vervallen. Duitse historici werkten hard aan een van kanttekeningen voorziene heruitgave (2000 pagina’s). Er is wieder da. Na de oorlog werden de auteursrechten op Mein Kampf door de geallieerden over- gedragen aan de Duitse deelstaat Beieren. De deelstaat was altijd fel tegen heruitgave van het boek, maar staat nu dus een wetenschappelijke uitgave toe. Het boek heette verboden te zijn, maar was altijd verkrijgbaar: bij antiquariaten (bijvoorbeeld in de Nederlandse uitgave van 1939), bij de American Discount (later de American Bookshop), in een legale Engelse uitgave (omdat het Engelse copyright was verkocht), in België en bij louche Parijse boekhandelaren in stalletjes langs de Seine. Uiteraard is de tekst al geruime tijd op internet te lezen, zie bijvoorbeeld www.hitler.org/writings/Mein_Kampf. In Nederland (sinds 1974!) en Israël zijn handel en herdruk ook nu nog altijd officieel verboden (lenen of uitlenen mag in Nederland wel). Voor historici is het bestuderen van Mein Kampf wel degelijk van belang en het verbod is flauwekul. Niet alleen omdat naleving onmogelijk is, maar vooral omdat je (amateur)wetenschappers een dergelijke bron niet mag onthouden. Mensen zijn best in staat tot kritische reflectie. Een verbod trekt ongewenste aandacht en voor het ontwikkelen van gekke ideeën hoef je eerlijk gezegd helemaal niets te lezen: als je haar maar fout zit. Tot het midden van de vorige eeuw hadden zowel christelijke als openbare bibliotheken in ons land bepaalde boeken achter slot en grendel staan. Dat wil zeggen: alleen toegankelijk op aanvraag. De Koninklijke Bibliotheek kende eveneens een afdeling met planken vol boeken die het daglicht niet konden verdragen. ‘Kampioen’ was Markies de Sade: pornografisch, blasfemisch, bestiaal, pervers en gewelddadig. Het werk van Adolf Hitler stond er ook. ‘Verboden archieven’ kennen we bij mijn weten niet, wel geheime of niet-openbare archieven. Een openbaar familiearchief waarin een dagboek zit vol met waandenk- beelden en perversiteiten kan lang onopgemerkt blijven, totdat het wordt gedigitali- seerd. Zou dat leiden tot censuur en verbod (door wie?). Volgens de beroepscode dient de archivaris ‘elke druk – van wie of waar dan ook – te weerstaan om gegevens te manipuleren met de bedoeling feiten te verbergen of te verdraaien’. Onze Belgische collega’s verwoorden het in hun code als volgt: ‘De informatieprofessional komt op voor vrije toegang tot informatie en cultuur. Hij wijst censuur af en discrimineert niet. Hij handelt in overeenstemming met de relevante wetgeving, zoals het auteursrecht en de privacywetgeving.’ En zo is het. ■ René Spork ■ hoofdredacteur@archievenblad.nl ‘De censuur is de blinddoek voor het geweten.’ Georges van Acker, Vlaams dichter zoek naar zijn familie vanwege de joodse tegoeden. Wrang detail: tussen de lijsten van gedeporteerde families lag een huissleutel met een roze lint. Het Verloren Kerkhof was in 1874 in het bos aangelegd, op de rand van Bilthoven en Maartensdijk, op last van de provincie. In Maartensdijk was alleen een hervormde begraafplaats, katholieken werden in Utrecht begraven. Koos vertelde dat het een laatste rustplaats was voor zwervers en zelfmoordenaars. Het werd ook wel zwervers- of schooierskerkhof genoemd. Er was een aantal mensen begraven door een medewerker van de gemeente, met behulp van de veldwachter. Onder de doden bevond zich ook een man die in de oorlog naast de spoorlijn was gevonden. ‘En ja’, zei Koos, ‘ik heb onderzoek gedaan naar de identiteit van deze man maar heb niets kunnen vinden. Dus wie dat nou is geweest…’ ‘O, maar dat weet ik wel’, zei Max. ‘Dat was mijn oom!’ De oom, Mordechai Kan, was in 1942 met vrouw en kinderen bij de familie Haagman in Tuindorp ondergedoken. In 1944 overleed hij aan een hartaanval. Wat te doen? Een gewone begrafenis was niet mogelijk zonder de familieleden in gevaar te brengen. En dus werd het lichaam ’s nachts naast de spoorbaan gelegd. De gemeente Maartensdijk verzorgde de begrafenis en plantte een eik op het graf. Er staan in totaal veertien eiken. Dit was de laatste keer dat er iemand op deze begraafplaats werd begraven. We hebben nog lang naar een grafregister gezocht maar niets gevonden. Misschien is zo’n register nooit aangelegd. In 2002 hebben de Historische Vereniging Maartensdijk en de Vereniging Hart voor Groen het vervallen terrein opgeknapt en een hek geplaatst met het opschrift ‘Verloren Kerkhof’. De heer Haagman heb ik nog een keer teruggezien en wel op televisie: de broers Max en Bob Haagman genieten een zekere bekendheid als gedreven voetbalfans en uitbundig uitgedost bezoeken ze samen menig interland. ■ Brita Pilger ■ archivaris bij Gemeentearchief Zeist. Toegangshek van het Verloren Kerkhof. nummer 2 2016 ■ 5 De archiefervaring van Brita Pilger Verreweg de wonderlijkste archiefervaring maakte ik mee in de periode dat ik een inventarisatieproject deed in de gemeente Maartensdijk. Het was begin 2001, Maartens- dijk werd opgeheven en toegevoegd aan de gemeente De Bilt. De Bilt sloot zich aan bij het streekarchivariaat Vecht en Venen en Maartensdijk werd deelnemer aan het streekarchivariaat. De Bilt had nooit iets geregeld op archiefgebied en dus was dit een mooie gelegenheid om orde op zaken te stellen. Vijftien jaar geleden was er niet al te veel aandacht voor het depotbeheer. Daardoor was het voor een archivaris lastig om de soepele gebruiken in vooral kleine gemeenten te doorbreken. In geen enkele kluis, zoals het depot steevast werd genoemd, was klimaatbeheersing. Alles was voor iedereen vrij toegankelijk en ambtenaren pakten zelf wat ze nodig hadden. Stukken werden mee naar huis genomen. De werkgroepjes van de historische vereniging voelden zich thuis in de archiefbewaarplaats en deden daar onderzoek. En passant werd ook nog een kan koffie meegenomen, eventueel met een versnapering als er iets te vieren was. Er werd gemoedelijk gekeuveld en tal van kwesties passeerden de revue. Ook de dorpshistoricus van Maartensdijk, Koos Kolenbrander, kwam vaak langs. Koos weet bijna alles van de geschiedenis van Maartensdijk en is een onbetwiste autoriteit. Die keer ging zijn verhaal over het Verloren Kerkhof. Er was nog een bezoeker in het depot: Max Haagman uit Tuindorp, een wijk die eind jaren twintig door Maartensdijk vlak tegen Utrecht was aangebouwd en in 1954 door Utrecht werd geannexeerd. Max deed onder- Brita Pilger (foto’s part. coll.).Alles heeft waarde. Het is maar net van welke kant je het bekijkt. Dat kan economisch, historisch, financieel en ook emotioneel zijn. Om die waarde te beschermen of te herstellen zijn wij er. VANWAARDE, de geruststellende dienstverlener voor het beheer, de restauratie en de calamiteitenondersteuning voor alles van waarde. VOOR ALLES VAN WAARDE BEHEER, RESTAURATIE EN CALAMITEITENONDERSTEUNING VOOR ALLES VAN WAARDE WWW.VANWAARDE.EU MUSEUMWACHTDOCUMENTENWACHTCALAMITEITENRESTAURATIE CIB Centraal InkoopBureau Dé duurzame archiefspecialist voor: • Archiefmappen • Archiefdozen • Affichemappen • Archiefcassettes • Omslagen en omslagpapier • Reparatiemiddelen • NEN 2728 kopieer- en printpapier • Schrijfwaren www.cib.nl/webshop Sinds 1937 leveren we totaaloplossingen voor de kantoor- omgeving en zijn we specialist op segmenten waaronder archiefdiensten, de lokale overheid, notarissen en advocaten. We bieden u een uitgebreid assortiment duurzame archief- materialen en schrijfbenodigdheden dat voldoet aan de Archiefregeling 2009. Deze producten zijn opgenomen in onze speciale Deelcatalogus Duurzaam archiveren en onze webshop. Onze medewerkers beschikken over ruime productkennis en adviseren u graag over duurzaam archiveren in de praktijk. CIB Centraal InkoopBureau BV Postbus 330 2700 AH Zoetermeer telefoon: 079 36 38 400 e-mail: info@cib.nl Bekijk ons volledige aanbod in onze webshop www.cib.nl/webshop of vraag onze Deelcatalogus Duurzaam archiveren aan: 079 36 38 400nummer 2 2016 ■ 7 Nieuws uit het veld Verzamelwet Gemeentewet in werking De Eerste Kamer ging op 3 november 2015 akkoord met het wetsvoorstel ‘Wijziging institutionele bepalingen van het decentrale bestuur’, ook wel bekend als: ‘Verzamelwet Gemeentewet’. De wet is op 1 februari 2016 in werking getreden. De wetswijzigingen hebben betrekking op (het functioneren van) de organisatie van het bestuur van gemeenten, provincies, waterschappen en overzeese openbare lichamen. De wijzigingen betreffen de Gemeentewet, de Provinciewet, de Waterschapswet en de Wet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba. Een aantal wijzigingen komt voort uit evaluaties van de dualisering van het decentrale bestuur. Bepaalde procedures worden met dit wetsvoorstel verduidelijkt. Voor gemeenten hebben de belangrijkste wijzigingen betrekking op: - het afschaffen van de verplichting om een burgerjaarverslag op te stellen; - het afschaffen van de mogelijkheid dat raadsleden lid zijn van een bezwaarschriftencommissie; - het vrijwillig ontslag van een wethouder dat niet meer gebonden is aan een opzegtermijn; - het versterken van de positie van het college bij initiatiefvoorstellen; - het geheim blijven van de stemming over de herbenoeming van een burgemeester; - de mogelijkheid voor de commissaris van de Koning om voortaan, voor maximaal drie jaar, jaarlijks dispensatie te verlenen van het woonplaatsvereiste voor burgemeesters. Bron: www.vng.nl sindsdien voor een breed publiek toegankelijk. Vanaf nu zijn deze inventarissen ook digitaal raadpleegbaar en in de komende jaren zullen er steeds meer inventarissen op de website geplaatst worden. Bron: www.koninklijkhuis.nl Werk Mozart en Salieri voor het eerst te horen In de Tsjechische hoofdstad Praag is voor het eerst een gezamenlijke compositie van Mozart en Salieri uitgevoerd. Het werd gespeeld op klavecimbel in het Tsjechisch Muziekmuseum. Het stuk uit 1785 werd onlangs ontdekt. De cantate ‘Per la ricuperata salute di Ofelia’ werd teruggevonden in de archieven van het Nationaal Museum in Praag. Het stuk was ruim 200 jaar zoek. In de catalogus van Mozarts werk, de Köchelverzeichnis, stond wel de aanduiding ‘KV 477a’. Het bijbehorende werk ontbrak. Dankzij onderzoek van de Duitse musicoloog en componist Timo Jouko Herrmann kwam het in november boven water, samen met de tekst. Mozart en Salieri schreven het stuk als welkomstgeschenk voor een zangeres die haar stem was kwijtgeraakt, maar weer was opgeknapt. Bron: www.nos.nl Dagboeken Nijmeegse nazi- puber openbaar Het Nijmeegse stadsarchief onthulde recent de eerste vijf delen van de dagboeken van Martha Waaldijk, de nazi-tegenhanger van Anne Frank. Martha Waaldijk (1923-1983) begon op 30 april 1938 met het bijhouden van dagboeken. Als fanatiek nazi schreef ze vele zwarte bladzijden, zoals: ‘Nu iets heel gemeens, ‘de koningin’, dat vuile rotwijf, is met de regering naar Engeland gevlucht. Ze jaagt Nederland eerst de oorlog in en dan vlucht ze. Bah, smerig wijf. Een paar dagen van tevoren, voor de oorlog, stond nog in de krant dat ze verklaard had ‘Oranje blijft in Holland.’ De eerste vijf dagboeken van deze ‘Anne Frank van de duivelse kant’ zijn nu openbaar. Tot 2020 volgen nog twaalf dagboeken. Bron: www.gelderlander.nl Koninklijke Verzamelingen online Op 1 februari 2016 is de website www.koninklijkeverzamelingen.nl van het Koninklijk Huisarchief online gegaan. De aanduiding Koninklijk Huisarchief is vervangen door Koninklijke Verzame- lingen, een bredere benaming voor het geheel aan cultureel erfgoed dat in de afgelopen eeuwen is bijeengebracht door en aangeboden aan leden van het Huis Oranje-Nassau. Hieronder vallen naast de archieven ook beeldende kunst, kunstnijverheid, fotografie en een (muziek)bibliotheek. Met de website is een start gemaakt met het langs virtuele weg toegankelijk en zichtbaar maken van het cultureel erfgoed van het Huis Oranje-Nassau. In de online catalogus vindt de bezoeker nu ruim 300 objecten, een klein deel van de Koninklijke Verzamelingen. Deze online catalogus wordt voortdurend aangevuld, evenals andere onderdelen van deze website. Verder is het archievenoverzicht nu ook digitaal beschikbaar. Van een aantal archieven zijn de inventarissen reeds in het verleden gepubliceerd en Wolfgang Amadeus Mozart, portret van Barbara Krafft in 1819.8 ■ 2016 nummer 2 en technologische context. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de ontwikkeling van de netwerksamenleving, de dataficatie van alle aspecten van het leven, de ontzuiling en transformatie van informatiedisciplines, ‘the Internet of Things’ en allerlei ‘Smart Society-ontwikkelingen’. Ook denken we aan de ontwikkeling van zelflerende systemen voor toegankelijkheid van informatie en van allerlei predictive codingtoepassingen die de proces- architectuur van archiefbeheer volledig op zijn kop kunnen gaan zetten. Wat we ten slotte zeker niet moeten vergeten: de vereiste van locatie-, organisatie- en tijdonafhankelijke informatievoorziening. Dit dreigt te gaan lijken op de opsomming van schepen uit de Ilias. Wat we er in ieder geval uit kunnen opmaken: het is niet een tijd om in een hoekje te blijven zitten en om te doen wat je altijd al deed. Een ‘drone’ in de overheid Over afstand en verbinding van intern archieftoezicht Frans Smit ■ Maatschappelijke, technologische, juridische en interne ontwikkelingen stellen hoge eisen aan archieftoezicht. Toezichthouders moeten niet alleen beschikken over vakkennis, inlevingsvermogen en sterke communicatieve vaardigheden, maar ook over een continue behoefte aan vakontwikkeling. Toezichthouders vervullen een regiefunctie en tonen zich daarmee voorlopers: ze laten zien hoe archivarissen zich effectief kunnen positioneren in de informatiemaatschappij. Een kleine greep uit voor toezichthouders relevante ontwik- kelingen: de decentralisaties van de zorg, de Omgevingswet, het Meldpunt Datalekken, de Wet hergebruik overheidsinformatie, het programma Open Overheid, de ontwikkeling van de Generieke Digitale Infrastructuur, de doorontwikkeling van architecturen, kaders en baselines, de ontwikkeling van regiegemeenten, ketensamenwerking en -informatisering, ambtelijke en bestuurlijke fusies, standaardisering en interoperabiliteit, digitale kanaalsturing, massale digitalisering en vervanging, en het realiseren van een gelijke informatiepositie voor alle stakeholders bij maatschappelijke vraagstukken. Extreem dynamisch Dat zijn nog slechts ontwikkelingen ‘binnen’ de overheid. Die spelen zich af in een extreem dynamische, maatschappelijke Foto: Sjoerd Knibbeler. Frans Smit (foto privéarchief). Procesmodel Archieftoezicht De sectie Archieftoezicht heeft in de afgelopen jaren een model ontwikkeld voor de uitvoering van het toezichtproces. De structuur is gebaseerd op een methodiek van Internal Auditing. De inhoud is samengesteld door co-creatie: de instrumenten zijn alle ontwikkeld door archieftoezichthouders. Alle producten zijn openbaar en daarom beschikbaar gesteld onder een Creative Commons-licentie. Meer informatie via http://goo.gl/i11CwI.nummer 2 2016 ■ 9 >> Spiegel van volwassenheid Toezichthouders moeten een organisatie kunnen lezen. Ze moeten het archiefbeheer kunnen interpreteren als een spiegel van de volwassenheid van een organisatie. En dat in deze extreem dynamische context. Hoe ingewikkeld, in elkaar verweven en verscheiden alle veranderingen ook zijn, er vallen wel patronen te onderkennen in de uitdagingen waar interne toezichthouders zich voor gesteld zien. De afgelopen jaren is al veel gebeurd om die uitdagingen in kaart te brengen. Zo is in 2013 het S@P-jaarboek gewijd aan archiefinspectie. Vanuit BRAIN is een rapportage uitgebracht over de positionering van (intern) archieftoezicht. Bovendien heeft BRAIN een actieve werkgroep van toezichthouders die een procesmodel hebben samengesteld op basis van co-creatie. Uit een reeks gesprekken die ik in 2015 heb gevoerd met toezichthouders bij gemeenten, heb ik de indruk overgehouden dat twee cruciale factoren de uitoefening van het archieftoezicht bepalen. Die factoren zijn afstand en verbinding. 1 Afstand De afstand tot de organisatie bepaalt in hoge mate de wijze waarop het toezicht in de praktijk werkt. Bij enkele grotere gemeenten, zoals Rotterdam, Amsterdam en Almere, is de toezichthouder onderdeel van de ambtelijke organisatie. In dat geval staat de toezichthouder dichter op de processen in die organisatie. De toezichthouder wordt dan ervaren als een interne collega. Die geringe afstand leidt tot interactie. De toezichthouder deelt kennis, is (co)producent van interne normenkaders en adviseert rechtstreeks collega’s op alle niveaus, van gemeentesecretaris tot DIV-medewerker en applicatiebeheerder. Toch moet de toezichthouder genoeg afstand houden om een onafhankelijke rol te kunnen vervullen. Het formele doel van het toezicht is immers om de zorgdrager te informeren over de kwaliteit van het uitgevoerde beheer. De afstand tot de dagelijkse praktijk wordt groter als de toezichthouder geen onderdeel uitmaakt van de beherende organisatie. Zo kunnen in een regie-achtige gemeente de werkprocessen, en dientengevolge ook de archiefvorming, uitgevoerd worden door leveranciers. Het komt steeds vaker voor dat werkprocessen worden uitgevoerd door verbonden partijen als gemeenschappelijke regelingen of publiek-private samenwerkingen. De afstand kan in deze situaties zo groot worden dat de archiefvorming zich vrijwel onttrekt aan het zicht van de toezichthouder. De vergelijking met een actueel bestuurlijk vraagstuk bij veel decentrale overheden dringt zich dan op: die van de moeizame democratische controle op samenwerkingsverbanden. Het gebeurt bij regionale archiefinstellingen ook dat de afstand per archiefbeherende organisatie verschilt. Deze instellingen zijn vaak gesitueerd in een grotere gemeente, terwijl ze ook het toezicht over omliggende, kleinere gemeenten uitoefenen. De afstand tot die grotere gemeente kan klein zijn, waardoor de toezichthouder daar als een interne collega kan worden ervaren. De contacten met de kleinere gemeenten zijn dan minder frequent, waardoor de toezichthouder meer als een externe, een buitenstaander, wordt gezien. Verbinding Een tweede bepalende factor voor de effectiviteit van intern archieftoezicht is de manier waarop verbinding wordt gemaakt met de beherende organisatie. De mate van verbinding bepaalt de inhoudelijke en ‘mentale’ afstand, en heeft alles te maken met de kwaliteit van de communicatie. In het extreme geval kan de verbinding slechts bestaan uit het toesturen van een vragenlijst en het op basis van die uitvraging communiceren van een rapportage. In het andere, even extreme geval, communiceert de toezichthouder intensief met alle stakeholders van het archiefbeheer. Hij zit dan als het ware elke dag met ze om de tafel. Beide extremen kunnen effectief zijn. De toezichthouder moet zo professioneel zijn dat hij zich in beide extremen kan bewegen. Gemeentearchivaris Jan Beens van Nijmegen gebruikt de metafoor van de drone. Het toezicht moet zich kunnen gedragen als zo’n onbemand vliegtuigje: op grote afstand moet het een goed totaalbeeld kunnen geven. Maar het moet ook kunnen inzoomen en laag overvliegen voor het maken van detailopnamen. Een goed voorbeeld van een verbinding met de beherende organisatie is de manier waarop het archieftoezicht bij de gemeente Utrecht is verbonden met de inrichting van het kwaliteitssysteem. Zowel op strategisch niveau als op inrichtingsniveau zijn afspraken gemaakt over informatie- voorziening, kennisdeling en communicatie. De continuïteit van die structuur is daarbij een kwestie van voortdurende communicatie en periodiek onderhoud. Dat leren ook ervaringen uit Rotterdam en Almere. Inlevingsvermogen Voor het aangaan van een effectieve verbinding wordt van de interne toezichthouder een grote mate van inlevingsvermogen gevraagd. Hij moet begrijpen welke organisatiecultuur heerst, hoe de onderlinge verhoudingen zijn, hoe de formele relaties zijn vormgegeven, maar ook welke organisatorische ‘olifantenpaadjes’ aanwezig zijn. Ook moet de toezichthouder ‘Het toezicht moet zich kunnen gedragen als zo’n onbemand vliegtuigje: op grote afstand moet het een goed totaalbeeld kunnen geven. Maar het moet ook kunnen inzoomen en laag overvliegen voor het maken van detailopnamen’ (foto Pixabay.com). Cursus ’Toezicht op de Digitale Overheid’ De Archiefschool biedt een cursus Toezicht op de Digitale Overheid aan, gebaseerd op het procesmodel van BRAIN. De cursus is bedoeld voor toezichthouders en andere belangstellenden en is interessant, ongeacht opleiding en ervaring. Het niveau van de cursus is hbo+. Er wordt aandacht besteed aan een breed scala van onderwerpen als verandermanagement, informatiemanagement, kwaliteits- management en architectuur. De focus ligt daarbij steeds op hoe de toezichthouder effectief kan opereren in zijn eigen situatie. Nadere informatie is te vinden op http://goo.gl/oAe4as.Next >