archievenblad sinds 1892 jaargang 119 2015 10 Uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in NederlandUw persoonlijke omgeving voor uw historisch onderzoek Mijn Studiezaal DE REE archiefsystemen | de-ree.nl | archieven.nl | 050 311 26 00 Wilma Hoogeveen Geïnteresseerd in regionale geschiedenis (Utrecht) Mijn Studiezaal Hashtags #vraag #watersnoodramp 13 berichten - 25 reacties dienstregeling Erg goed in Erfgoed Wat zijn de geboortegegevens van Hugo de Groot? mijnhashtag2 M. Zuikerberg 9 juli 2015 om 15:49 #vraag Waar kan ik de dienstregeling bsm, 1970 vinden? reageer S. Baantjes - Ik zou eens kijken bij het archief van de Nederlandse spoorwegen, in contact brengen met een oud werknemer interessant onderzoek, waarin u zeker 13 augustus 2015 om 10:03 - Hartelijk dank, u heeft me zeker Stel een vraag of plaats een opmerking uw kennispartner op het gebied van informatiemanagement van strategisch tot operationeel niveau BECIS Henri Polaklaan 38 1018 CT Amsterdam T 020 - 4031 147 info@becis.nl www.becis.nl facebook.com/becisbv BECIS B.V. @BECISBV DIOR Opleidingen Bezuidenhoutseweg 1 2594 AB Den Haag T 070 - 8200 628 info@dior.nl www.dior.nl Digitaal werken Zaak–/en procesgericht werken Procesinrichting- en optimalisatie Kwaliteitszorg Advies & Projectmanagement - Trainees - Opleidingen - Applicatiebeheer32 Eén blad, twee gezichten. Over de samenwerking Archievenblad-Od Een special over de informatie- huishouding van de overheid was voor de redactie van het Archievenblad aanleiding om contact op te nemen met de redactie van Overheids- documentatie. Al snel ontstond het idee voor een gezamenlijke uitgave. In dit decembernummer het resultaat van deze samenwerking. René Spork ■ 21 Naar een ongehoord nieuw streven voor de archiefsector Vijftig archiefmanagers filosofeerden tijdens de tweede management- conferentie van BRAIN en Archief 2020 over de toekomst van de archieffunctie in een digitale wereld. Een impressie van die dag en een doorkijk naar de manier waarop deelnemers de toekomst van hun instellingen zien. Margreet Windhorst ■ Inhoud nummer 10 2015 ■ 3 05 Van de redactie 07 De archiefervaring 08 E-depots: achterhaalde oplossing voor duurzame toegankelijkheid?, Ronald Rommelse 11 Archivaris en raadslid: beiden aan zet om het informatiebeheer te verbeteren, Dick de Heer 14 Betrouwbaar digitaal depot. Goede, geordende en toegankelijke staat in de praktijk, Roland Bisscheroux 18 Risicoanalyses en archiefinstellingen: een verkenning van mogelijkheden, Marieke Klomp 21 Naar een ongehoord nieuw streven voor de archiefsector, Margreet Windhorst 25 Column 27 Uitgelezen 28 Burgerlijke Stand: ‘Ik werk nu eenmaal om te leven.’ In gesprek met Han Adriaans, Fransien Smeets 32 Eén blad, twee gezichten. Over de samenwerking Archievenblad-Od, René Spork 8 E-depots: achterhaalde oplossing voor duurzame toegankelijkheid? Het is vijf jaar geleden dat vanuit de archiefsector het voorstel kwam voor één gemeenschappelijke e-depotvoorziening. Anno 2015 is een groot deel van de plannen daadwerkelijk verwezenlijkt. Tijd voor een analyse. Ronald Rommelse ■ 28 ‘Ik werk nu eenmaal om te leven.’ In gesprek met Han Adriaans Werken in Zuid-Limburg voelt voor hem als vakantie. Hij heeft dan ook veel plezier in zijn werk als archiefinspecteur, waarbij hij nadrukkelijk de samenwerking met collega’s zoekt. Han Adriaans haalt dus veel voldoening uit zijn baan. Toch is zijn privéleven belangrijker, gitaarmuziek voorop. Fransien Smeets ■Alles heeft waarde. Het is maar net van welke kant je het bekijkt. Dat kan economisch, historisch, financieel en ook emotioneel zijn. Om die waarde te beschermen of te herstellen zijn wij er. VANWAARDE, de geruststellende dienstverlener voor het beheer, de restauratie en de calamiteitenondersteuning voor alles van waarde. VOOR ALLES VAN WAARDE BEHEER, RESTAURATIE EN CALAMITEITENONDERSTEUNING VOOR ALLES VAN WAARDE WWW.VANWAARDE.EU MUSEUMWACHT DOCUMENTENWACHTCALAMITEITENRESTAURATIE www.deventit.nl Atlantis Hét platform voor collectiebeheer en portaalbouw Belééf het erfgoed Atlantis is een flexibel en betrouwbaar systeem voor collectiebeheer en portaalbouw. Dus wilt u op een professionele en verantwoorde wijze uw erfgoedbronnen beheren en beschikbaar stellen? Wilt u uw klanten en gebruikers een optimale erfgoedbeleving bieden? Dan is Atlantis de juiste keuze. VideoAudio FILM • 8mm, 9.5mm, 16mm en 35mm • Scanning o.a. via BTS Quadra Vision Telecine en MWA • Zowel in SD als HD mogelijk • Inclusief magnetisch, optisch of separaat audio VDH media www.vdh-media.com Uw partner in archiefdigitalisering Colofon Het Archievenblad is een uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen In Nederland (KVAN). Het Archievenblad verschijnt tienmaal per jaar. Alle leden van de KVAN ontvangen het Archievenblad. Redactie Matthijs Andreas, Dick Deuzeman, Joris van Dieren- donck (eindredacteur), Femke Dijkhuis, Ton Dijksterhuis, Tessa Free, Caroline Leistra, May Scheepers, Fransien Smeets, René Spork (hoofdredacteur), Floortje Tuinstra, Dick Veldhuizen, Nico Vriend, Ruud Yap. Vaste medewerkers Roland Bisscheroux, Marcel Duijghuisen, Marieke de Haan, Charles Jeurgens, Hannie Kool-Blokland, Erik Kraai, Sandy Marijnissen, Noor Schreuder, Theo Thomassen, Peter Vlot. Redactieadres Archievenblad Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 E-mail: redactie@archievenblad.nl E-mail persberichten: nieuws@archievenblad.nl Website: www.archievenblad.nl Abonnementen en ledenadministratie Wie geen lid is van de KVAN kan het Archievenblad bestellen bij het KVAN-bureau. Ook voor adres- wijzigingen kunt u daar terecht. KVAN-bureau Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 E-mail: bureau@kvan.nl Website: www.kvan.nl Jaarabonnement Nederland € 76,50 Buitenland € 88,50 Losse nummers € 7,80 Product- en personeelsadvertenties Sales & Services geeft inlichtingen over tarieven en plaatsing van alle advertenties. Postbus 2317, 1620 EH Hoorn Telefoon: (0229) 21 12 11 Fax: (0229) 27 04 04 E-mail: administratie@salesandservices.nl Ontwerp Infour, marketing en communicatie, Heerlen Opmaak en druk Schrijen-Lippertz MediaNova B.V. Coverfoto Sjoerd Knibbeler ISSN 1385-4186 Het volgende nummer van het Archievenblad verschijnt begin februari 2016. nummer 10 2015 ■ 5 Van de redactie Regie Citaat van de maand Op internet documenteert de samenleving zichzelf. De overheid bewaart gegevens over jou; voor de gegevens van jou ben je zelf verantwoordelijk. Burgers maken zich zorgen over welke persoonsgegevens overheden en bedrijven allemaal over hen bewaren. Wie heeft waarover de regie? Persoonlijke gegevens zoals geplaatst op Facebook en LinkedIn zijn feitelijk in handen van commerciële partijen en dus helemaal niet echt van jou. De tip die vaak wordt gegeven: wees voorzichtig met wat je over jezelf op internet plaatst. Dat klinkt als een goed advies, maar het zadelt toekomstige historici wel op met de vraag wat de betekenis is van al die opgeleukte Facebookpagina’s (goede vakantie, fijne baan, geweldige relatie). Bedrijven stellen dat ze niet geïnteresseerd zijn in het individuele maar in gecumuleerde gegevens, big data dus. Daarmee kunnen namelijk gedragspatronen in kaart worden gebracht. Dit leidde bijvoorbeeld tot de ‘ontdekking’ dat verlovingsringen vooral op vrijdag- middag worden gekocht. Onderzoek naar filevorming of energiegebruik lijkt me waardevoller. Critici vrezen dat ons gedrag voorspelbaar is en dat we aldus controleerbaar worden. Zelf de regie hebben over informatie, dat spreekt mensen aan. De NRC speelde daar recent (26-27 september) handig op in met een paginagrote advertentie: ‘Het boek van uw leven. Van jeugdherinneringen tot het ouderschap, van studentenleven tot werkprestaties, reis avonturen en alle memorabele momenten daar tussenin. NRC webwinkel biedt u in samenwerking met Story Terrace de unieke mogelijkheid uw persoonlijke levensverhaal vast te laten leggen door een professionele schrijver. Het resultaat: een prachtig hardcover boek voor uzelf en de generaties na u.’ Kosten: 2.500 euro. Bij Story Terrace zijn meer dan 50 professionele auteurs aangesloten, van journalisten tot romanschrijvers. Het doet mij deugt dat het hier gaat om krantenvullers en boeken- schrijvers. Ik wil best aan Adriaan van Dis verklappen dat mijn vader na de Tweede Wereldoorlog administratief werk verrichtte in Indonesië. Daar kan hij vast iets moois van maken. Bij historici gaat zoiets al gauw mis. Die kijken een en ander na in de archieven en dan krijg je zomaar een ander verhaal: je vader komt inderdaad voor in de bronnen van het Nationaal Archief, ook onder zijn bijnamen ‘de Beul van Bandoeng’ en ‘de Slager van Semarang’. Daar heb ik natuurlijk geen behoefte aan. Zo’n album moet wel leuk blijven, je moet het kunnen voorlezen aan de kleinkinderen. De behoefte aan een fysieke publicatie, van levensroman tot fotoboek, geeft aan dat de consument het voortbestaan van digitale informatie niet helemaal vertrouwt. De burger neemt het heft van zijn persoonlijke geschiedenis het liefst in eigen hand. Hoe zit dat met het grote verhaal, onze gemeenschappelijke geschiedenis? Nu kan die nog worden gereconstrueerd uit papieren overheids- en particuliere archieven, maar dat verandert snel. Digitaal geboren archieven worden veiliggesteld in een e-depot, toch? In dit gezamenlijke nummer van het Archievenblad en OD vindt u volop vraagtekens bij digitale duurzaamheid. Wie heeft daar eigenlijk de regie over? ■ René Spork ■ hoofdredacteur@archievenblad.nl ‘Aan het onmogelijke is niemand gehouden.’ Albert Hahn (1877-1918)nog enkele archiefbewaarplaatsen te huur WAD Archief Depots B.V. Poortland 38 1048 BD Amsterdam +31 (0)20 411 17 72 info@waddepots.nl waddepots.nl BRENG UW ARCHIEF TOT LEVEN t +31 (0)346 58 68 00 ALM.sales@axiell.com alm.axiell.com AXIELL ALM Netherlands BV Postbus 1436, 3600 BK Maarssen Nederland AXIELL ALM is de leidinggevende leverancier van collectie management systemen, online-publicatie en mobiele-oplossingen. Eén van Axiell’s producten is Adlib Archief: een professioneel software pakket voor het beheer van historische, bedrijfs- en overheidsarchieven. Adlib Archief voldoet aan alle gangbare standaarden. Een krachtige thesaurus, koppeling met digitale media en andere externe bestanden behoren tot de standaard functionaliteit. Met Adlib Archief legt u het verleden vast voor de toekomst! Meer dan 2600 klanten gebruiken onze software wereldwijd, van kleine (privé) collecties tot nationale archieven.nummer 10 2015 ■ 7 De archiefervaring van Irmgard Broos De eerste bereddering van de archieven zal ik nooit vergeten. Samen met veel anderen stond ik met kaplaarzen aan kledder- natte archiefdozen naar buiten te sjouwen, op weg naar het dichtstbijzijnde vriesveem. Ondertussen belde ik met archiva- rissen in het land om een plaats te vinden voor de schaarse meters droog gebleven archief. En met de restauratieafdeling van het Catharijneconvent over wat te doen met een kletsnat geworden bijzonder houtpaneel uit een kerk dat met een familiearchief was meegekomen. Deze grote calamiteit bleek al snel na de eerste damage control zeer bruikbaar voor mijn inspectiewerk én nuttig om bestuur- lijke aandacht te krijgen voor de veiligheid van archieven. Bij de bouwplannen voor archiefbewaarplaatsen wees de inspectie voorheen altijd op de waterdichtheid en goed werkende sloten van kluisdeuren. Wat bleek: het water in de archiefkelder in Wijk stond zo hoog dat de cijfersloten van de kluisdeuren niet meer functioneerden. De duikers (ja, duikers!) van de brand- weer kregen de deuren niet geopend. Bij de discussie over aansprakelijkheid die achteraf met de verzekeraar ontstond, werd die waterdichtheid van de kluisdeuren een issue. Wat is het geval: het predicaat waterdicht blijkt niet op te gaan als water met volle kracht de kelder in wordt gepompt, zoals in Wijk gebeurde door een defecte grondwaterpomp. De aandacht voor het opstellen van gemeentelijke calamiteitenplannen was gewekt en met het voorbeeld van Wijk kon ik beter uitleggen aan de brandweer dat het historisch archief in hun gemeente- huis niet zomaar oud papier is, waar in geval van ontruiming niets mee hoeft te gebeuren. Al deze ervaringen kwamen uiteindelijk samen in het congres dat we in 2005 organiseerden over archiefcalamiteiten. Bij het zien van de recente beelden van het gutsende water in het VU Medisch Centrum, kwam deze archiefervaring ineens weer scherp op mijn netvlies. Een echte once in a lifetime experience. Gelukkig maar. ■ Irmgard Broos ■ archiefinspecteur van de provincies Utrecht en Flevoland. Als archiefinspecteur onderzoek je systemen, toets je gemeenten aan de Archiefwet en voer je zo nu en dan wat moeilijke gesprekken. Je manoeuvreert tussen archivarissen, informatiemanagers en gemeentesecretarissen, met verschillende belangen en agenda’s. Niet altijd even gemakkelijk, maar juist vanwege die afwisseling houd ik van mijn inspectiebaan. De kans dat je als inspecteur een zeldzaam en verrassend archiefstuk ontdekt, is vrijwel nihil. Maar toen mij werd gevraagd naar mijn ultieme archiefervaring, twijfelde ik geen moment. Het betreft geen vondst van een eeuwenoude obligatie, maar een archiefcalamiteit van zeldzame omvang. Ik was net enkele maanden begonnen als provinciaal archief- inspecteur toen in oktober 2002 de archiefbewaarplaats van het streekarchivariaat in Wijk bij Duurstede vol water liep. Het ging niet om een voorzichtig lekkende ruimte na een fikse herfstbui, maar om een archiefbewaarplaats met zo’n twaalfhonderd strekkende meter historisch archief. Het water klotste bijna twee meter hoog tegen de wanden en de archiefstukken dreven in het rond. Precies dertien jaar geleden schreef Ria van der Eerden, archivaris in Wijk bij Duurstede, in het decembernummer van dit blad hoe haar werkweek er tijdens die bewuste dagen uitzag. Een week met gebeurtenissen die je als archivaris of archief- inspecteur vooraf niet kunt verzonnen. Bij het schrijven van dit stukje vertelde Ria mij dat de ramp in Wijk ook nu nog voor haar met stip bovenaan staat. Niet zo gek als je bedenkt dat de nasleep van die calamiteit tot op de dag van vandaag doorgaat. De afronding van de restauratie van de verdronken archieven is nu gelukkig in zicht. Irmgard Broos (foto Yon Gloudemans). De ravage was groot, zowel in de archiefbewaarplaats als in de studiezaal (foto Hans Dirksen).8 ■ 2015 nummer 10 is informatie en archief alom aanwezig voor dagelijks gebruik in steeds wisselende contexten. We zien daarom een verschuiving naar een benadering waarbij de gebruiker centraal staat. Niet het archief zelf of het goede beheer van een archief is het uitgangspunt, maar de vraagstelling en het zoekperspectief van de gebruiker. Vanuit deze benadering kan E-depots: achterhaalde oplossing voor duurzame toegankelijkheid? Ronald Rommelse ■ Het is alweer vijf jaar geleden dat vanuit de archiefsector het voorstel kwam voor één gemeenschappelijke e-depotvoorziening. 1 Anno 2015 is een groot deel van de plannen daadwerkelijk verwezenlijkt. Eén voor één worden de RHC’s aangesloten op het e-depot van het Nationaal Archief en er is een vergaande samenwerking ontstaan tussen de verschillende overheidslagen: een mooi moment om te analyseren in hoeverre de ontwikkelde e-depotsystemen inderdaad voorzien in duurzame toegankelijkheid. 2 Het e-depot (elektronisch depot) wordt beschouwd als een noodzakelijke component in de basisstructuur van de totale informatieketen. Een belangrijk onderdeel van het voorstel is dat e-depots niet alleen moeten voorzien in duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie die voor blijvende bewaring in aanmerking komt, maar ook van op termijn te vernietigen data. Denk bijvoorbeeld aan informatie die voor de rechtszekerheid van burgers voor één of meerdere decennia bewaard dient te blijven. Duurzame toegankelijkheid kent dus verschillende dimensies. Digital turn In Nederland werd in 1991 voor het eerst serieus aan de bel getrokken over het probleem van de duurzaamheid van digitale informatie. Het gebruik van machineleesbare gegevens bij de overheid nam snel toe en het bewaren van dit soort gegevens was problematisch. 3 Niet alleen de nullen en de enen moesten betrouwbaar worden bewaard, maar ook de hardware, software en de gegevensdragers nodig om de informatie te reconstrueren. De laatste jaren is het besef ontstaan dat het probleem meer is dan ‘techniek’; het gaat vooral om toegankelijkheid van informatie. Duurzame bewaring zonder toegankelijkheid heeft immers weinig zin. De betekenis van het begrip toegankelijkheid heeft door de digital turn een belangrijke verandering doorgemaakt. In het papieren paradigma werd toegankelijkheid in eerste instantie opgevat als een kwaliteit van een archief zelf. Het niveau van toegankelijkheid was gekoppeld aan het niveau van de beschrijvingen en de ordening van een archief volgens formele archivistische beginselen. Door de digital turn en met name de komst van internet, sociale media en smartphones Foto: Sjoerd Knibbelernummer 10 2015 ■ 9 toegankelijkheid worden gedefinieerd als: de geschiktheid van een informatiesysteem om voor een bepaalde tijd en op een bepaalde plaats een gebruiker met bepaalde kennis en competenties op effectieve wijze informatie te laten vinden, te laten lezen, te laten interpreteren en te laten (her)gebruiken, binnen de beperkingen die de omgeving van het systeem aan die raadpleging stelt.4 Voor duurzame toegankelijkheid geldt dan dat deze geschiktheid ook gegarandeerd moet blijven voor een lange termijn. Toepassingsprofielen Nu het begrip duurzame toegankelijkheid gedefinieerd is, kunnen we dit begrip loslaten op de e-depotvoorzieningen. Waar schieten ze nog tekort? Omdat het vastleggen van de juiste metagegevens een cruciaal onderdeel is voor duurzame toegankelijkheid, wil ik eerst de toepassingsprofielen voor Rijk en lagere overheden tegen het licht houden.5 De profielen gaan uit van formele archivistische gegevenselementen. Voor het beschrijven van de inhoud heb je in de toepassingsprofielen alleen het veld ‘titel’ voor een korte formeel-inhoudelijke beschrijving en het veld ‘omschrijving’ voor nadere informatie over het record. In de informatiesystemen bij de archiefvormer wordt echter vaak veel meer inhoudelijke informatie expliciet vastgelegd. Bij bijvoorbeeld digitale bouwdossiers wordt ook info vastgelegd over de aanvrager van de vergunning, de architect, de locatie van het bouwwerk enzovoort. Een gebruiker heeft binnen deze informatiesystemen veel verschillende ingangen om de juiste informatie te vinden. Door digitale documenten uit deze systemen te halen en op te bergen in een e-depot – waarbij voornamelijk de formele metagegevens zoals beschreven in de toepassingsprofielen worden meegenomen – zullen gebruikers veel verlies van toegankelijkheid ondervinden. Dit is te vergelijken met het ‘platslaan’ van een spreadsheetbestand of een bestand met geo-informatie tot een pdf/a-formaat. Formules zijn hierdoor niet meer zichtbaar of verschillende lagen in de informatie zijn niet meer te onderscheiden. De toegankelijkheid van de informatie wordt hierdoor een stuk minder. 6 Wat zich bij het converteren naar pdf/a van digitale bestanden in het klein voordoet, gebeurt in het groot door documenten uit systemen te halen en op te bergen in e-depots. Ingebouwde functionaliteit en een groot deel van de inhoudelijke data worden niet meegenomen. Dit komt onder meer doordat de toepassingsprofielen vooral bruikbaar lijken voor individuele bestanden die volgens één hiërarchische structuur zijn opgenomen in een documentmanagementsysteem (DMS) of in directories. In de huidige informatiesamenleving wordt informatie echter steeds minder opgeslagen in traditionele documenten, maar als losse data in steeds groter wordende databestanden. Deze data worden in steeds wisselende contexten voor nieuwe processen gebruikt en hergebruikt. Voor het begrijpen en goed interpreteren van deze data is het vastleggen van deze contexten van wezenlijk belang. De keuze voor het één-entiteitenmodel binnen de toepassingsprofielen – waarbij alle context wordt opgenomen in de metagegevens bij de entiteit record en het vasthouden aan één hiërarchische structuur – zorgt ervoor dat veel relaties tussen data verloren gaan en het niet mogelijk is multicontextualiteit vast te leggen. Central command and control Bij bijna alle pilots die tot nu toe zijn gehouden binnen de verschillende e-depotprojecten is ervoor gekozen gebruik te maken van digitaal archief beheerd in een dms/rma. De reden hiervoor is dat zowel de dms/rma als de e-depotvoorzieningen uitgaan van het principe van central command and control. 7 Dit kenschetst zich door het centraal opleggen van standaarden en normen voor het beheren van informatie. Al het digitaal archief dat voor langere tijd bewaard moet blijven zal naar één plek, het e-depot, moeten worden overgebracht. Alvorens te mogen worden opgenomen, zal het moeten voldoen aan strenge kwaliteitseisen. Steeds meer informatie bij de archiefvormer bevindt zich echter buiten deze centrale beheeromgeving. Met name de komst van toepassingen rondom web 2.0 hebben deze ontwikkeling versneld. Activiteiten die sterk verbonden zijn met web 2.0: het delen van, reageren op en hergebruiken van informatie, online samenwerken en communityvorming. Het gevolg van web 2.0 is de vervaging van het onderscheid tussen aanbieders, beheerders en gebruikers van informatie. De consequentie hiervan is dat de macht over de informatie deels verschoven is van de organisatie naar de individuele ambtenaar en dat overheidsinformatie op zeer verschillende plekken in verschillende applicaties is opgeslagen en vaak niet voldoet aan de strenge kwaliteitseisen. Een gebruikte methode om blogs, tweets en websites als niet-archiefwaardig te beschouwen omdat het lastig past in het principe van central command and control, zal echter moeilijk vol te houden zijn. Levensloopmodel versus records continuum In het records-continuumdenken wordt een archiefbestanddeel gezien als logische entiteit. Door verschillend gebruik en hergebruik kunnen archiefbestanddelen tegelijkertijd verschillende rollen en betekenissen hebben in verschillende omgevingen voor verschillende gebruikers. In tegenstelling tot het levensloopmodel zijn er in het records continuum geen Web 2.0 heeft gezorgd voor vervaging van het onderscheid tussen aanbieders, beheerders en gebruikers van informatie (ill. Daniel Iversen, Flickr Creative Commons). >>Next >