archievenblad sinds 1892 jaargang 118 2014 1 Uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland“Kijk, een kast kun je overal kopen. Het gaat er om hoe een bedrijf omgaat met onverwachte zaken.” Fieneke van Bemmel - ‘t Hoen Hoofd Facilitair Beheer Utrechts Archief Lees het verhaal van Fieneke op www.archiefvanfieneke.nl40 ‘Een fascinerender beroep kan ik me nog steeds niet voorstellen.’ In gesprek met Jan Buylinckx Hij heeft al een aanzienlijke carrière achter de rug, maar ziet nog volop uitdagingen. Jan Buylinckx wil graag een archiefsteentje bijdragen aan het ontsluiten van de archieven van het Rivierengebied. ‘Daar ligt nog steeds mijn hart.’ Floortje Tuinstra ■ Burgerlijke Stand 17 Progressief vanuit conservatisme: het e-depot Putten Het duurzaam beheren en beschikbaar stellen van digitale informatie is op dit moment een van de grootste uitdagingen in de archief- wereld. De risico’s die de digitale informatiemaatschappij met zich meebrengt, zijn groot. Gemeente Putten is al vanaf 2000 bezig om die risico’s zoveel mogelijk te beperken. Caroline Leistra ■ Inhoud 22 Stuk van het Jaar: succes- nummer voor herhaling vatbaar Op vrijdag 1 november 2013 maakte niemand minder dan Hans Goedkoop de winnaar van de actie ‘Stuk van het Jaar’ bekend. BRAIN organiseerde de eerste editie van deze verkiezing voor het mooiste archiefstuk. De actie was een groot succes: met veel inzet en door goede samen- werking hebben de Nederlandse archieven zichzelf en hun collecties landelijk bij een breed publiek op de kaart gezet. Een verslag van de eerste plannen tot aan de spannende ontknoping. Projectgroep Stuk van het Jaar ■ nummer 1 2014 n 3 04 Van de redactie 05 De archiefervaring 07 Nieuws uit het veld 12 De voorgenomen fusie tussen KVAN en BRAIN: praktisch of principieel, rekkelijk of precies?, Redactie Archievenblad 17 Progressief vanuit conservatisme: het e-depot Putten, Caroline Leistra 20 ‘Grote data, grote problemen?’ Archiefwetenschappelijk onderzoek naar wetenschappelijke onderzoeks- archieven, Joeri Meijer 22 Stuk van het Jaar: succesnummer voor herhaling vatbaar, Projectgroep Stuk van het Jaar 25 Hoe geliefd zijn familiearchieven?, Carla van Beers 28 ‘It giet oan!’ Nieuwe archiefuitdagingen door gemeentelijke herindelingen, Dick Deuzeman 30 In memoriam Johan van der Ploeg, 1950-2013, Jan van den Broek en Rienk Jonker 32 Column 33 KVAN Nieuws | SNAAI Lab 34 Uitgelezen 39 Agenda 40 Burgerlijke Stand: ‘Een fascinerender beroep kan ik me nog steeds niet voorstellen.’ In gesprek met Jan Buylinckx, Floortje Tuinstra 12 De voorgenomen fusie tussen KVAN en BRAIN: praktisch of principieel, rekkelijk of precies? Samen sterker of juist een bedreiging voor de positie van de archiefprofessional? De mogelijke fusie tussen KVAN en BRAIN heeft heel wat stof doen opwaaien. Tijd om het stof af te schudden en de balans op te maken. Een inleidend artikel van de redactie, gevolgd door reacties uit het veld. Redactie Archievenblad ■ Colofon Het Archievenblad is een uitgave van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen In Nederland (KVAN). Het Archievenblad verschijnt tienmaal per jaar. Alle leden van de KVAN ontvangen het Archievenblad. Redactie Gabriëlle Beentjes, Dick Deuzeman, Joris van Dierendonck (eindredacteur), Ton Dijksterhuis, Tessa Free, Caroline Leistra, Evelien van der Meulen, May Scheepers, Fransien Smeets, René Spork (hoofd- redacteur), Floortje Tuinstra, Nico Vriend, Ruud Yap. Vaste medewerkers Charles Jeurgens, Marieke de Haan, Theo Thomassen, Peter Vlot. Redactieadres Archievenblad Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 E-mail: redactie@archievenblad.nl E-mail persberichten: nieuws@archievenblad.nl Website: www.archievenblad.nl Abonnementen en ledenadministratie Wie geen lid is van de KVAN kan het Archievenblad bestellen bij het KVAN-bureau. Ook voor adres- wijzigingen kunt u daar terecht. KVAN-bureau Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem Telefoon: (026) 352 16 05 E-mail: bureau@kvan.nl Website: www.kvan.nl Jaarabonnement Nederland € 76,50 Buitenland € 88,50 Losse nummers € 7,80 Product- en personeelsadvertenties Sales & Services geeft inlichtingen over tarieven en plaatsing van alle advertenties. Postbus 2317, 1620 EH Hoorn Telefoon: (0229) 21 12 11 Fax: (0229) 27 04 04 E-mail: administratie@salesandservices.nl Ontwerp Infour, marketing en communicatie, Heerlen Opmaak en druk Schrijen-Lippertz Coverfoto Sjoerd Knibbeler ISSN 1385-4186 Het volgende nummer van het Archievenblad verschijnt begin maart 2014. 4 n 2014 nummer 1 Van de redactie Toekomstmuziek Citaat van de maand Je weet het maar nooit met de toekomst: het kan heel wat worden of helemaal niks. Goede voornemens zijn even waardevol als de voor- spellingen van Nostradamus: je hebt er niets aan. Voornemens ten uitvoer brengen, dat is andere koek, maar hoe doe je dat? Met daadkracht of met overleg? Gezien de ledenvergadering van de KVAN van 16 oktober 2013 over het instellingenlidmaatschap, neig ik inmiddels naar ‘overleg’. Dat betekent dat er in de nabije toekomst voor de KVAN niet veel zal veranderen, want overleg kost nu eenmaal tijd. Het 125-jarig bestaan in 2016 kan naar hartenlust op waardige archivarissenwijze worden gevierd. Samen – maar vermoedelijk nog niet samengesmolten – met BRAIN. Fred van Kan is dan overigens geen voorzitter van de KVAN meer, want zijn termijn zit er deze zomer op. Of de KVAN ook het 150-jarig jubileum haalt, is nog maar de vraag. Met het omarmen van het ‘records continuum’, de informatieketen, worden archivarissen of voelen archivarissen zich verantwoordelijk voor het hele proces van informatiebeheer: van informatievorming tot en met informatieopslag en informatievoorziening. Archiefvorming, beheer, behoud en beschikbaarstelling in de digitale wereld brengt DIV’ers, DIM’ers, records managers, bibliothecarissen en ‘ouderwetse’ archivarissen bij elkaar. Steeds vaker klinkt het: ‘Zijn we niet allemaal informatieprofessionals?’ Indien die vraag met ‘ja’ wordt beantwoord, heeft het dan nog zin om instellingen als de KVAN en bijvoorbeeld SOD naast elkaar te laten bestaan? Op 13 december ging het tijdens het SOD Jaarcongres ‘2020’ veel over de rol van informatie in de hedendaagse maatschappij. Uit de verschil- lende masterclasses bleek dat het grootste issue ligt in het omgaan met de grote (en steeds groeiende) hoeveelheid informatie waar ‘wij’ iets mee moeten. Deze vraag – ook een onderwerp tijdens de KVAN- dagen 2014 – kwam direct bij opening van het congres aan de orde. De kersverse voorzitter van SOD – Gert Zwagerman van het Stadsarchief Amsterdam – gaf aan dat vooral het zoeken (en vinden) van informatie het speerpunt zou moeten zijn in ons vakgebied. Veel data, zoeken en vinden, de archivaris als informatiemakelaar. Ondertussen leeft bij minister Bussemaker (Cultuur) een plan om alle wetten die met erfgoed te maken hebben, waaronder de Archiefwet, onder één koepelwet te brengen. Past dat bij de ontwikkeling die het archiefwezen doormaakt? Bovenstaande kwesties bepalen de compositie van onze toekomst- muziek; of die muziek het aanhoren waard is kunnen we alleen zelf bepalen indien we ons betrokken tonen. Dat worden dus drukbezochte ledenvergaderingen van de KVAN, actieve bijdragen aan het forum Archief 2.0 enzovoorts. n René Spork n hoofredacteur@archievenblad.nl ‘Wie angst heeft voor de toekomst, heeft die toekomst al half bedorven.’ Georges van Acker, Vlaams dichter nummer 1 2014 n 5 De archiefervaring van Cora Janse Mijn eerste onderzoekservaring in het archief zal ik niet snel vergeten. Tijdens mijn bachelorstudie Geschiedenis stapte ik bij het Nationaal Archief in Den Haag binnen in een wondere wereld. De eerste keer dat ik een inventaris vastpakte en doorbladerde, snapte ik er eigenlijk niets van. Dat veranderde gelukkig snel en met wat moeite schreef ik mijn bachelorscriptie over twee schitterende manuscripten met wassen zegels. Deze manuscripten waren oprichtings- akten van het klooster van Sint-Maria Magdalena in ’s-Gravenzande. Een van de oprichtingsakten was uitgevaardigd door Philips van Bourgondië en de andere door Jacoba van Beieren, gravin van Holland. Tot de vijftiende eeuw had het stadje ’s-Gravenzande een begijnhof, parochiekerk en een gasthuis. Wanneer in 1427 de goederen van het gasthuis niet goed beheerd blijken, vragen regulieren uit het Augustijnenklooster Sint-Hiëronymus te Delft (van de Windesheimerorde) aan Philips van Bourgondië of zij de goederen van het gasthuis mogen overnemen. Daarbij wensen ze ook een eigen dochterklooster van de orde van Augustinus in ’s-Graven- zande te stichten. Dat Philips wordt benaderd voor deze kwestie was opmerkelijk, omdat ’s-Gravenzande een van de Hoekse steden was die in de jaren 1418-1419 de kant van de Hoeken, voor Jacoba, had gekozen. en hoe zorgvuldig is er omgegaan met de metadata bij de vorming? Zijn alle bescheiden wel opgenomen in DMS/ RMA’s? En hoe zit het met de uitvoering van de vernietigingsplicht voor hybride bescheiden? Een compleet antwoord op deze vragen heb ik nog niet, maar gelukkig heb ik mogen ervaren dat deze kwesties breed leven en dat er hard gewerkt wordt aan oplossingen. Sinds anderhalf jaar ben ik werkzaam bij het Semistatisch en Historisch Archief van Gemeente Haarlemmermeer. Deze werkplek is voor mij een geweldige kans om te ervaren hoe het er in de praktijk ‘aan de voorkant’ van de archief- vorming aan toegaat, terwijl ik tegelijker- tijd ook feeling blijf houden met de historische kant van het archief. In dat kader ben ik op dit moment zelfs bezig met het schrijven van mijn ‘eigen’ inventaris. Dat had ik toen, die eerste keer dat ik een inventaris in mijn handen nam, in elk geval nooit kunnen vermoeden! ■ Cora Janse ■ medewerker Document Record Management, Semistatisch & Historisch Archief, Gemeente Haarlemmermeer. Op 24 april 1427 stemt Philips van Bourgondië ermee in dat het klooster de goederen, erven en renten van het gast- huis overneemt. De schout, schepenen, raden en het vroedschap van ’s-Graven- zande moeten daarna nog toestemming geven voor de overdracht. Voordat ze dat doen, schrijven ze op 4 augustus 1427 een brief naar Jacoba van Beieren. Zij wachtten echter Jacoba’s antwoord niet af maar geven op 19 november 1427 hun toestemming. Pas zes jaar later, op 17 februari 1433, komt er ook een reactie van Jacoba. In een oprich- tingsakte, die tekstueel identiek is met de stichtingsbrief van Philips, geeft Jacoba haar toestemming tot het stichten van het klooster. Deze brief komt dus jaren nadat het klooster al is gesticht, maar vlak voordat Jacoba afstand doet van haar gewesten Holland, Zeeland en Henegouwen. Mijns inziens was dit manuscript dan ook een poging om haar claim op dit gebied te bekrachtigen. Tijdens deze periode van archiefonder- zoek groeide mijn interesse voor het archiefwezen. In de afgelopen tien jaar ben ik van de ‘rol’ van historisch onderzoeker meer naar de ‘rol’ van archiefbeheerder gegroeid. Tussen 2009 en 2011 volgde ik de master Archief- wetenschap aan de Universiteit van Amsterdam. Gedurende deze studie werd ik mij vooral bewust van de ingrijpende gevolgen die de digitale ontwikkelingen hebben. De kwesties die ik erg interessant vind, hebben betrek- king op de kwaliteit van de hybride archieven die vanaf de jaren ’80 binnen (overheids)organisaties gevormd zijn. Want hoe compleet zijn de bescheiden Maria Magdalena in Bethanië te ’s-Gravenzande, 1266-1582 (Nationaal Archief Kloosters Delfland, nummer toegang 3.18.16, inventaris nummer 1.1-1.3). Cora Janse: ‘Mijn eerste onderzoekservaring in het archief zal ik niet snel vergeten’ (foto part. coll.). Carlsonstraat 13 8263 CA Kampen M & R ARCHIEFBEHEER EN OPSLAG Archiefopslag, beheer, bewerking, selectie en schoning van archieven Document scanning en microfilm Professionals van huis uit Archiefinrichtingen en bewaarplaatsen volledig conform de archiefwet. Scanning on demand Digitale dienstverlening en oplevering. Meestal sneller dan u naar uw archief kunt lopen. Voor meer informatie: M & R archiefbeheer en opslag bv Postbus 360 8260 AJ Kampen 038-3326918 info@mr.nl www.mr.nl M & R archiefbeheer en opslag alsmede M & R archiefbewerking en selectie zijn zusterbedrijven van M & R micro-imaging bv te Kampen VDH media www.vdh-media.com Uw partner in archiefdigitalisering FilmVideoAudionummer 1 2014 n 7 Gezocht: redacteuren! Heb jij een neus voor archiefnieuws en een passie voor schrijven? Wil je deel uitmaken van een enthousiast team waar gezelligheid en profes- sionaliteit altijd samengaan? Misschien is het Archievenblad dan wel op zoek naar jou. Al sinds 1892 informeert het Archievenblad de archivarissen en informatieprofessionals van Nederland. Tien keer per jaar wordt de lezer geïnformeerd over nieuwe ontwikkelingen, trends, wet- en regelgeving, methodes en technieken. Soms in een kort signalement, dan weer in een diepgaand achtergrond- artikel. Maar ook de mens achter de professional krijgt in het blad, letterlijk, een gezicht. De redactie van het Archievenblad bestaat uit een groep enthousiaste mensen werkzaam in het archief- wezen. Tien keer per jaar komen zij bij het Stadsarchief Amsterdam bij elkaar voor een redactievergadering. De redactie is op zoek naar versterking. Ben jij actief in het archiefwezen, heb je een neus voor archiefnieuws en een passie voor schrijven? Neem dan voor 1 maart contact op met René Spork via hoofdredacteur@ archievenblad.nl. Geïnteresseerden zijn natuurlijk altijd welkom om een keer sfeer en koffie te proeven tijdens een redactievergadering. Info: www.archievenblad.nl Aanmelden: hoofdredacteur@archievenblad.nl Meerdaagse excursie The National Archives De commissie-Buitenland van de KVAN heeft het plan opgevat om rond 2 juni 2014 een meerdaagse excursie naar The National Archives in Kew, Londen, te organiseren in het kader van het project Prize Papers. Het Prize Papers Consortium gaat een vervolg geven aan het project ‘Sailing Letters’ en het onderzoek verbreden naar materiaal binnen de Prize Papers- collectie dat tot nu toe niet of minder aan bod is gekomen. Deze buitgemaakte papieren, die bewaard zijn in het archief van de High Court of Admiralty, bevatten een grote schat aan zeventiende- en achttiende-eeuws materiaal, waaronder niet alleen aan brieven aan particulieren, maar ook zakelijke brieven, vracht- papieren, scheepsjournalen, drukwerk en soms ook particuliere bezittingen van zeelieden. Meer informatie over deze excursie volgt later. Belangstellenden kunnen zich alvast melden via e-mail: buitenland@ kvan.nl. Bron: commissie-Buitenland van de KVAN RHCe ontwikkelt ArchiefLaboratorium Om jongeren te laten zien dat het bewaren van eeuwenoude archieven spannend en dynamisch is, heeft het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven het ArchiefLaboratorium ontwikkeld. Dit is een nieuw educatief programma waarmee leerlingen uit het primair onderwijs kennismaken met de wondere wereld van het archief en tegelijkertijd met de gevaren die archieven bedreigen. Het ArchiefLaboratorium bestaat uit drie sets werkkaarten die elk een specifiek gevaar voor archieven op een speelse manier aan de orde stelt. ‘Archief Stuk’ gaat over de gevaren die een archiefstuk bedreigen, zoals onvoorzichtig menselijk handelen, licht en vocht. ‘Insecten’ gaat over insecten die dol zijn op archieven, waaronder het welbekende zilvervisje. Ze verorberen niet alleen het kwetsbare papier, maar doen er ook hun behoefte op. ‘Schimmels’ ten slotte, gaat over het belang van de juiste klimatologische omstandigheden. In de lessenreeks staan de exacte vakken centraal. De jonge onderzoeker gaat aan de slag met kleine en eenvoudige proefjes, zoals zelf schimmel kweken, een lichttekening maken en insecten- vallen knutselen. Zoals een echte onder- zoeker betaamt, worden alle meet- gegevens en onderzoeksresultaten nauwkeurig bijgehouden en genoteerd op de werkkaarten. De archiefbeleving wordt opgeroepen door het gebruik van allerhande attributen uit de dagelijkse archiefpraktijk. En eenmaal gegrepen door het archiefvirus kan een bezoek aan de echte archiefbewaarplaats van het RHCe natuurlijk niet uitblijven! Bron: www.rhc-eindhoven.nl Nieuws uit het veld >> In het ‘ArchiefLaboratorium’ leren jongeren over de gevaren die archieven bedreigen.CIB Centraal InkoopBureau Dé duurzame archiefspecialist voor: • Archiefmappen • Archiefdozen • Affichemappen • Archiefcassettes • Omslagen en omslagpapier • Reparatiemiddelen • NEN 2728 kopieer- en printpapier • Schrijfwaren www.cib.nl/webshop Sinds 1937 leveren we totaaloplossingen voor de kantoor- omgeving en zijn we specialist op segmenten waaronder archiefdiensten, de lokale overheid, notarissen en advocaten. We bieden u een uitgebreid assortiment duurzame archief- materialen en schrijfbenodigdheden dat voldoet aan de Archiefregeling 2009. Deze producten zijn opgenomen in onze speciale Deelcatalogus Duurzaam archiveren en onze webshop. Onze medewerkers beschikken over ruime productkennis en adviseren u graag over duurzaam archiveren in de praktijk. CIB Centraal InkoopBureau BV Postbus 330 2700 AH Zoetermeer telefoon: 079 36 38 400 e-mail: info@cib.nl Bekijk ons volledige aanbod in onze webshop www.cib.nl/webshop of vraag onze Deelcatalogus Duurzaam archiveren aan: 079 36 38 400nummer 1 2014 n 9 Nieuws uit het veld >> Terug in de tijd in Zeeland Hoe zag Zeeland er vroeger uit? Met een paar klikken met de muis van de computer kan het publiek de historie van een Zeeuws perceel – van huis tot weiland – tot vijf eeuwen terug op oude kaarten zien. In samenwerking met de Provincie Zeeland stelt het Zeeuws Archief de van georeferentie en vectorisatie voorziene historische kaarten digitaal via internet beschikbaar. De historische kaarten zijn opgenomen in het geografisch informatiesysteem van de Provincie. Via de digitale Cultuur- historische Hoofdstructuur Zeeland (CHS) kan iedereen de kaarten raadplegen. De kaarten zijn voorzien van georeferentie die is gebaseerd op de Grootschalige Basis Kaart Nederland (GBKN). Georefereren is een digitale bewerking waarbij gedigitaliseerde kaarten over elkaar heen worden gelegd en daarbij worden voorzien van gemeenschappelijke coördinaten. Daardoor kunnen de kaarten gemakkelijk onderling worden vergeleken. Via de Cultuurhistorische Hoofdstructuur Zeeland, ook Geoloket Cultuurhistorie genoemd, kan iedereen diverse cultuur- historische elementen op kaarten raad- plegen, zoals archeologische vindplaatsen, scheepswrakken, waterstaatkundige objecten, monumenten en historische boerderijen. In samenwerking met het Zeeuws Archief zijn nu vier kaartlagen toegevoegd die samen vier eeuwen bestrijken: 1. de kadastrale minuutplans van 1832; 2. de atlas van Hattinga uit 1750; 3. de kaarten uit de atlas Visscher-Roman uit 1655; 4. dertien stedenkaarten van Jacob van Deventer uit 1560. De CHS biedt de mogelijkheid om op huidige straatnaam en postcode te zoeken. Door het selecteren van kaartlagen is het mogelijk om snel te zien hoe de situatie er in de 16e, 17e, 18e en 19e eeuw uitzag. In de CHS zijn ook luchtfoto’s van Zeeland van 1959 en 2013 en er bestaat zelfs de mogelijkheid om te schakelen naar Google Streetview. De Provincie Zeeland heeft de verrijking van de CHS door het Zeeuws Archief aangegrepen om de CHS geheel te vernieuwen. De laag van de kadastrale minuutplans van 1832 is nog verder verrijkt. Alle percelen zijn stuk voor stuk gedigi- taliseerd ofwel gevectoriseerd. Aan deze digitale percelen is informatie gekoppeld afkomstig uit de eerste serie kadastrale registers, de Oorspronkelijke Aanwijzende Tafels. Daardoor is per perceel informatie beschikbaar over de toenmalige eigenaar, de grootte en het gebruik. De index van deze registers, met meer dan 130.000 namen, is te raadplegen via de website Zeeuwengezocht.nl. Vanuit de gevonden namen in Zeeuwengezocht.nl kunt u makkelijk doorklikken naar de gevectoriseerde minuutplans in het Geoloket. Het georefereren en vectoriseren van de kadastrale minuutplans is mede gefinan- cierd door de gemeenten Goes, Hulst, Middelburg, Reimerswaal, Schouwen- Duiveland, Sluis, Terneuzen, Tholen en Vlissingen. Bron: www.zeeland.nl/chs Het nieuwe gezicht van Archief Eemland Archief Eemland opent in het voorjaar van 2014 haar deuren in het Eemhuis. Met een verrassend interieur en een vernieuwd aanbod aan diensten en producten, ontstond ook roep naar een passende uitstraling. In de nieuwe huisstijl spelen archief- stukken de hoofdrol. Foto’s vertellen over het leven van vroegere stadsgenoten en zes frisse kleuren omlijsten deze geschiedenisbeelden. Samen met het nieuwe logo vormen zij het nieuwe gezicht van Archief Eemland. Ook de website www.archiefeemland.nl heeft een nieuw gezicht gekregen. De grootste veranderingen voor de website zijn de homepage en de plaatsing van het menu. De indeling van het menu is daarentegen grotendeels gelijk gebleven. Ook het zoeken naar archiefstukken is ongewijzigd. Bron: www.archiefeemland.nl Archief Weesp aangesloten bij RHC Vecht en Venen Per 1 januari 2014 is het Gemeente- archief Weesp aangesloten bij het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen. Het beheer en de beschikbaar- stelling van de Weesper archieven wordt nu gecoördineerd vanuit Breukelen maar vindt nog altijd in het Stadskantoor in Weesp plaats. De digitale toegang tot het archief is wel verplaatst en nu te vinden op www.rhcvechtenvenen.nl. De studiezaal in het Stadskantoor Weesp is een dependance geworden van het RHC Vecht en Venen te Breukelen. De openingstijden zijn onveranderd: maandag- en dinsdagochtend. Nieuw is de wisselende mini-expositie met Weesper historische foto’s die te bekijken is in de studiezaal, maar ook als digitale >>Next >