KVAN/BRAIN reageerde op de openbare internetconsultatie over het conceptvoorstel voor het Besluit houdende regels betreffende de toegankelijkheid van de websites en mobiele applicaties van overheidsinstanties.
Al in een eerder stadium vroeg KVAN/BRAIN de opstellers van dit besluit om te voorkomen dat het besluit de archiefinstellingen die onder de Archiefwet 1995 vallen voor onmogelijke en onbetaalbare opgaven stelt bij het online toegankelijk maken van gedigitaliseerde archiefbescheiden. Het is goed om te zien dat hiervoor een uitzondering in het voorstel is opgenomen.
Archiefwettelijke status
In deze reactie benadrukt KVAN/BRAIN verder dat het van belang is om duidelijk te maken dat content van websites en applicaties kunnen gelden als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995.
Begrip ‘archiveren’
De opstellers van het besluit veronderstellen dat archiveren een handeling is die pas wordt uitgevoerd bij de afsluiting van een administratief proces. Tegen die opvatting heeft KVAN/BRAIN zich verzet. Archiefbescheiden ontstaan zodra er in het kader van een werkproces informatie wordt ontvangen en/of gegenereerd. Onder archiveren moet dan ook worden verstaan het tijdens de uitvoering van een proces, project of andere activiteit in bruikbare, vindbare en betrouwbare vorm vastleggen van informatie met bijbehorende context, op een manier die het gebruik, beheer en voortbestaan daarvan aantoonbaar verzekert gedurende de bewaartermijn die in een selectielijst aan de informatie is toegekend. Dit betekent dat archiveren vanaf de start van een werkproces een essentieel onderdeel daarvan is, dat ten dienste staat van de doelmatigheid, rechtmatigheid en accountability van het overheidshandelen. Het is belangrijk dat deze opvatting, bekend onder de term ‘records continuüm’, in wetgeving wordt gerespecteerd en gesanctioneerd.